Какие инструменты для бизнеса использовать предпринимателю

Предприниматель, начав свой бизнес, сталкивается со множеством задач: нужно следить за товарооборотом, поставками, финансовыми показателями, поддерживать связь с клиентами, вести блог для продвижения своих товаров и услуг, следить за работой сотрудников, делать отчисления в бюджет и проверять контрагентов. К счастью, есть сервисы, которые помогают справиться с этими задачами буквально за несколько минут. В статье расскажем о полезных инструментах для бизнеса.

Какие задачи могут решить сервисы для бизнеса 

Приложения, нейросети, программы помогают автоматизировать бизнес-процессы и решить самые разные задачи — в итоге вы экономите время и деньги, которые потратили бы на дополнительных сотрудников.  

Платить налоги и выдавать чеки

Облегчить эту задачу может приложение «Мой налог». Это универсальный инструмент для самозанятых. Приложение позволяет принимать оплату от клиентов, выдавать чеки, отчислять налоги и страховые взносы в бюджет, оформлять отчетность. А еще с помощью приложения можно отследить динамику дохода.

Чтобы начать использовать «Мой налог», нужно отправить заявление в налоговую. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС или прямо в приложении.

Вести бухгалтерию

Мое дело, КонтурЭльба, Куб24 — это сервисы, которые помогают вести бухгалтерский учет и управлять финансами бизнеса в онлайн-режиме. Программы позволяют составлять первичную отчетность, рассчитывать налоги, выставлять счета контрагентам. Некоторые сервисы могут полностью заменить бухгалтера. 

Работать с клиентами

Упростить работу с клиентами, особенно если у вас их много, помогает CRM-система (Customer Relationship Management). В системе отражается основная информация о клиенте: ФИО, контакты, адрес и т.п. Но главный плюс в том, что с помощью такой системы можно отследить взаимодействия с клиентом: какие вопросы он задавал, что покупал, какие продукты ему интересны. Это значит, что менеджер сможет лучше понять потребности клиента и выстроить более эффективный диалог.

Современные CRM-системы также могут распределять работу между сотрудниками, формировать отчеты, напоминать о важных задачах, а также помогают создавать программы лояльности.

Популярные CRM-системы: Битрикс24, AmoCRM и Мегаплан.

Кроме этого, компании сегодня все чаще внедряют голосовых помощников, которые дают подсказки и отвечают на звонки в технической поддержке. А некоторые нейросети, например, Dynamic Yield, помогают анализировать клиентский опыт и делать персонализированные предложения.

Управлять складом, продажами и финансами

Справиться с этими задачами помогают товароучетные программы. Например, Большая Птица 2.0 позволяет:

1. Управлять работой склада. В системе можно регистрировать поставки, отгрузки, списания и проводить инвентаризации.

2. Управлять продажами и закупками. Учитывать товары можно по сериям, серийным номерам и партиям — это позволяет создавать каталог товаров с учетом особенностей бизнеса. Например, вести учет рулонных товаров, электронных устройств и сложной техники, весовых и скоропортящихся продуктов. Гибкая система бизнес-правил позволяет устанавливать индивидуальные скидки. А еще вы можете запретить продажу товаров по цене ниже себестоимости или зарезервированных.

3. Учитывать затраты на производство. Типовые калькуляции, предусмотренные в системе, позволяют определить, какое количество материалов необходимо для производства той или иной продукции. Большая Птица 2.0 сама рассчитает себестоимость производимой продукции с учетом транспортно-заготовительных расходов.

4. Учитывать затраты на оказание услуг. Вы можете установить нормы расходов материалов для каждой услуги, и они автоматически включатся в себестоимость.

5. Отслеживать финансовые показатели. В Большой Птице 2.0 предусмотрена серия финансовых отчетов: «Отчет о финансовых результатах», отчеты «Общие продажи», «Расходы», «Доходы», «Движение денежных средств». Они позволяют отслеживать выручку, прибыль, рентабельность, себестоимость, управлять взаиморасчетами с партнерами, сотрудниками, поставщиками, покупателями, банками и бюджетом.

6. Вести документооборот. Все печатные документы создаются системой автоматически — вам не нужно тратить время на их заполнение.

Ставить задачи сотрудникам

Таск-трекеры помогают назначать задачи и устанавливать сроки. Вы можете видеть, какие задачи уже выполнены, какие находятся в процессе, а какие требуют дополнительных действий. Это помогает контролировать процесс и своевременно реагировать на возникающие проблемы. В целом таск-трекеры помогают организовать рабочий процесс, сокращают время на административные задачи и обеспечивают более прозрачное и продуктивное взаимодействие в команде. 

Например, можно использовать Asana, YouGile и Wrike. 

Создавать контент

Сегодня с этой задачей неплохо справляются нейросети. Нейросети, обученные на больших объемах данных, например, Namelix, AI-ассистент, способны создавать привлекательные и убедительные тексты разных форматов: пост для блога или соцсетей, описание товара для карточки в интернет-магазине, сообщение для рекламной рассылки, цепляющие заголовки и лиды. Искусственный интеллект хорошо исправляет ошибки и редактирует текст. 

Нейросети также создают реалистичные фото, рисунки, дизайны для упаковки и даже видео. Популярны Midjourney, Runway.

Проверять контрагентов

Когда только начинаешь вести бизнес, не всегда понятно, кому из потенциальных партнеров можно доверять, а кому — нет. Сервис «Прозрачный бизнес» от ФНС помогает проверить, зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, не проходит ли она процедуру банкротства, не является ли ответчиком в суде и т.п. Это важная информация, которая позволит выявить мошенников и ненадежных контрагентов, с которыми лучше не сотрудничать.

Контролировать происходящее 

Справиться с этой задачей поможет система видеонаблюдения. Ее можно установить в магазине, офисе, на входе в здание, в зоне ожидания для клиентов. Видеонаблюдение помогает предотвратить кражи, разрешить конфликт с клиентом и доказать свою правоту в суде. 

Если вы решили установить видеонаблюдение, повесьте соответствующую табличку, чтобы клиенты и сотрудники знали, что их снимают. 

Можно использовать приложения «Видеонаблюдение Ростелеком», Ivideon, InVideo, Trassir.

Доставить посылку или письмо

Доставить заказ клиенту, отвезти документы или счета партнеру, забрать уже подписанные бумаги может курьер. Нанять специалиста на разовую доставку можно с помощью приложений курьерской доставки: СДЭК, Dostavista, Яндекс Доставка, «Пешкарики». Адреса, на которые вы заказываете доставку, сохраняются — это удобно, если вы постоянно отправляете документы или посылки в одно и то же место.

Найти сотрудников

SuperJob и hh.ru — сервисы, которые помогают подобрать сотрудников в любой отдел. Например, токаря, водителя-экспедитора, продавца, бухгалтера, юриста, маркетолога и т.д. Удобная схема поиска помогает отобрать релевантных кандидатов по региону, опыту, ожиданиям по зарплате, типу занятости, образованию и навыкам.

Если вам нужны специалисты в области IT, дизайна, маркетинга, разработки, то можно воспользоваться сервисом БУДУ. В нем предусмотрены шаблоны для создания вакансий, есть возможность следить за статистикой просмотров и проверять навыки кандидатов.

А если вам некогда искать сотрудников по разным сайтам, воспользуйтесь сервисами FriendWork или Поток. Они собирают и отбирают наиболее релевантные резюме с других популярных площадок. А еще они интегрируются с мессенджерами, так что вы не пропустите отклики от хороших специалистов.

Больше по теме:

• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок
• 18 сервисов для малого бизнеса
• Нейросети для бизнеса: чем полезны и как использовать
• 60 сервисов для продвижения бизнеса в интернете
• 10 платформ, на которых можно сделать сайт для бизнеса
• Вместо платных сервисов: 5 гугл-таблиц для малого бизнеса
• Как обмениваться электронными документами
• Зачем вести учет товара даже в небольшом бизнесе
• Как товароучетная система может упростить бизнес
• Что может рассказать бизнес-отчетность
• Как работать с кассой, если у вас интернет-магазин
• Как принимать платежи онлайн