Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок

Два месяца назад Михаил открыл булочную: арендовал помещение, договорился с поставщиками и нанял двух продавцов. Первые поставки и продажи предприниматель записывал в специально купленную тетрадь.

Дела шли хорошо: в магазин приходило все больше покупателей, прибыль росла. Но времени на то, чтобы думать, как развивать бизнес дальше, у Михаила оставалось все меньше. Подсчитывать расходы и доходы стало трудно, пришлось нанимать еще сотрудников, арендовать новое помещение и повышать цены. В книге жалоб и предложений появлялось все больше записей: клиентам не нравилось отношение продавцов, они путались в условиях программы лояльности и жаловались на навязывание позавчерашних пирожков. 

Михаил уставал и уже хотел всё бросить и вернуться на завод, когда узнал, что множество бизнес-процессов можно автоматизировать. И предприниматель решил дать бизнесу второй шанс.

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процесс — это последовательность действий, которая направлена на создание и реализацию товара или услуги. Продажи, пополнение запасов, подсчет доходов и расходов, планирование поставок, составление графика работы сотрудников — все это бизнес-процессы.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы

1. Сократить количество рутинной работы и освободить время и силы для решения важных задач: разработка рецептов, расширение бизнеса, совещания с новыми поставщиками и т.д. 

2. Уменьшить расходы на персонал. Михаил понял, что после автоматизации рутинных процессов он сможет избавиться от проблемных сотрудников, на которых постоянно жаловались клиенты.

3. Объединить всю информацию о бизнесе в одной программе: доходы, расходы, отчеты о движении МПЗ. Автоматизированные сервисы сами подсчитают, сколько компания потратила на закупку материалов и производство, сколько заработала на продажах и какова чистая прибыль. Михаил может в любой момент отследить любую операцию, происходящую в булочной, узнать, сколько он тратит на зарплаты сотрудникам, налоги и страховые взносы. 

4. Снизить риск возникновения ошибок, обусловленных человеческим фактором. Ни один человек не застрахован от случайных ошибок (перепутал цифры, забыл внести данные о поставке, указал в отчете не того клиента и т.д.). Автоматизированная система их не допускает. Если Михаил или его сотрудники сделают что-то неправильно, система оповестит об этом.

5. Упростить ведение документации. Каждая бизнес-операция сопровождается определенными документами: например, чтобы принять товар на склад, нужна накладная от поставщика, а чтобы провести ревизию — инвентаризационная опись. Система учета создает документы автоматически при проведении операции — сотрудникам булочной Михаила не придется тратить на это время.

6. Повысить лояльность клиентов: ускорить обслуживание и помочь менеджерам по продажам предлагать именно тот товар, который необходим клиенту.

Что можно автоматизировать

Работа с клиентами

Когда вы работаете с большим количеством клиентов, пригодится CRM-система (Customer Relationship Management). В ней отражается основная информация о клиенте (ФИО, контакты, адрес и т.д.) и данные о взаимодействии: например, как прошла та или иная коммуникация, какие товары его интересуют больше всего, какие сделки были заключены, а какие — все еще на этапе переговоров. 

Теперь, когда в булочную звонил клиент, оператор еще до того, как ответит на звонок, знает, с кем ему предстоит говорить и какие запросы покупатель делал раньше: спрашивал, когда открывается булочная, можно ли заказать пирожки на праздник, есть ли скидка на большой заказ. Владея этой информацией, оператор может лучше понять клиента и выстроить эффективный диалог — это помогает установить доверительные отношения и продавать больше.

CRM-система напоминает о важных задачах, создает и контролирует воронку продаж для каждого клиента, распределяет работу между сотрудниками и собирает статистику. 

А еще с помощью CRM Михаил смог сформировать программу лояльности, которой остались довольны клиенты.

Популярные CRM-системы: «Битрикс24», AmoCRM или «Мегаплан».

Продажи

Михаил понял, что отпускать товар в торговом зале — не единственный вариант, и открыл интернет-магазин: так покупатель сам заходит на сайт, выбирает нужный товар и оплачивает покупку с помощью банковской карты или QR-кода. Таким образом, он стал продавать товар по всему городу и увеличил доход.

Оплата

Михаил решил ввести дополнительный способ оплаты и подключил эквайринг. Покупателям удобнее приложить банковскую карту к терминалу, чем расплачиваться наличными. А если вы предоставляете услугу по подписке или регулярно продаете одни и те же товары — тем более: клиент может подключить автоплатеж, и операции будут проводиться автоматически.

В булочной нашего героя регулярно закупалась местная IT-компания: каждый понедельник и четверг они заказывали несколько видов несладких пирожков и пирожных для своих сотрудников. Снабженцу компании приходилось каждый раз ходить в булочную, оформлять заказ и ждать, пока его соберут. Но после автоматизации оплаты он стал тратить на это меньше времени: деньги поступали на счет предпринимателя автоматически, и, когда снабженец приходил в булочную, заказ уже был готов.

Другой способ безналичной оплаты — куайринг. Он не так популярен, как эквайринг, но имеет ряд преимуществ:

• нет необходимости в специальном оборудовании: QR-код для оплаты можно показать на экране планшета, смартфона или заранее распечатанной карточке;

• низкая комиссия;

• быстрое поступление денег на счет.

Михаил стал использовать куайринг при доставке товаров: курьер показывает QR-код клиенту, и тот легко оплачивает заказ через мобильное приложение банка. Подключить куайринг можно в банках, работающих с СБП.

Маркетинг

Чтобы поддерживать интерес покупателей, Михаил стал оповещать клиентов о статусе заказа, новых акциях и бонусах, а также предлагать товары и услуги с помощью автоматической рассылки на электронную почту и СМС. Михаил заранее подготовил письма и настроил их отправку по определенному действию клиента. 

С этой задачей справятся специальные сервисы: например, MailChimp, SendPulse или Sendsay.

Управление проектами и командой

Когда Михаил решил открыть еще две булочные в разных концах города, организовать производство сладостей и продавать продукции в кондитерские, следить за работой сотрудников стало сложно: приходилось тратить много времени на то, чтобы поставить задачи управленцам и проконтролировать их выполнение. Иногда Михаилу приходилось целый день проводить в разъездах от одной булочной к другой, а телефонные звонки, казалось, не прекращались никогда. 

Наладить взаимодействие с коллективом ему помог таск-трекер, который позволяет ставить задачи, давать к ним комментарии, устанавливать дедлайны и общаться онлайн. Теперь никто не забывал выполнять поручения Михаила, он вовремя получал отчеты и смог выделить время на общение с семьей и друзьями.

Управлять задачами можно в таких сервисах, как Asana, YouGile и Wrike.

Учет финансов и ресурсов

Контролировать производство, продажи, остатки на складе, доходы и расходы Михаилу помогла система финансового учета и управления ресурсами «Большая Птица 2.0».

1. Финансовый учет. Это контроль за движением денежных средств. Система показывает, сколько денег есть на счету компании, как они расходуются, из чего складывается прибыль. На основе этих данных система просчитывает выручку, себестоимость продукции, чистую прибыль и рентабельность. 

2. Оперативный учет. Показывает работу предприятия за короткий период времени: день, неделю или месяц. Помогает отслеживать прибыль, текущий баланс счета и остатки товаров на складе. 

3. Складской учет. Помогает следить за движением материальных запасов и показывает, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии. Михаил всегда может посмотреть, сколько пирожных он продал, а сколько осталось на его складе, сколько продуктов и денег было потрачено на производство.

Автоматизация управленческого учета позволяет отслеживать динамику движения денег, прогнозировать выручку и расходы, контролировать материально-производственные запасы и на основе этого принимать решения по ведению дел компании. Еще в системе можно формировать отчеты по продажам, закупкам и ассортименту, контролировать стадии оплаты счетов контрагентами, согласовывать бюджет и управлять товарооборотом.

Как понять, что пора автоматизировать бизнес

1. Владелец бизнеса тратит большую часть рабочего времени на решение рутинных задач.

2. Невозможно быстро получить оперативную информацию, когда требуется принять срочное решение.

3. Сложно получать объективные данные об остатках на складе, о движении финансов и материально-производственных запасах.

4. Нет возможности изучить и проанализировать отчеты вне офиса, так как вся информация хранится на одном компьютере.

5. Различным точкам продаж или отделам сложно взаимодействовать.

6. Трудно наладить индивидуальную работу с клиентами.

Как автоматизировать бизнес

1. Понять, какие процессы вам действительно нужно автоматизировать. Для малого бизнеса не всегда требуется сложная система. Иногда нужно упростить только определенный процесс: например, ввести оплату банковскими картами в небольшой кофейне или создать клиентскую базу в салоне красоты. В этом случае нет смысла тратить деньги на дорогие программы.

Комплексные автоматизированные системы подойдут более крупным компаниям, в работу которых включено много процессов. Например, компания производит несколько десятков товаров, продает их оптом разным контрагентам, но также имеет фирменные розничные магазины — отследить все операции без комплексной системы будет сложно.

2. Определить, какие функции упростят работу компании. Большинство поставщиков автоматизированных систем предлагают несколько вариантов одной и той же программы: например, на начальном этапе вас интересует только учет розничных продаж, а с развитием компании вы подключите интернет-магазин. На старте доступ к программе может получить только руководитель и менеджер по закупкам, а по мере роста бизнеса можно добавить и других сотрудников.

3. Сравнить разные автоматизированные системы и выбрать подходящую именно вашему предприятию. Никто не знает бизнес лучше, чем руководитель компании: функциональность системы должна подходить именно вашему делу.

4. Внедрить автоматизированную систему: внести данные о бизнесе, обучить сотрудников и наладить работу. Это можно сделать самостоятельно или обратиться за помощью к поставщику.

Важно

1. Главные цели автоматизации бизнеса — упрощение рутинных процессов, наведение порядка в делах, минимизация ошибок, оперативное формирование отчетности, которая помогает опираться на точные цифры и развивать бизнес, принимая прибыльные управленческие решения.

2. Иногда нет необходимости в дорогой комплексной системе — достаточно автоматизировать отдельный процесс.