Как обмениваться электронными документами

Электронные документы — это быстро и удобно. Но если вы никогда не пользовались ЭДО, возникают вопросы: как подписывать, как договориться с контрагентами, все ли законно, как сохранить деньги и не стать жертвой обмана. Расскажем, как поэтапно наладить электронный документооборот.

Разобраться, что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный файл в формате doc или pdf. Его можно создать и прочитать в любом редакторе, подписать электронной подписью (ЭП), отправить через интернет и потом получить обратно с подписью контрагента. Электронная подпись имеет юридическую силу (это прописано в Федеральном законе об электронной подписи)  и гарантирует, что документ не изменят после того, как вы его подпишете.

Договориться с контрагентами

Далеко не все компании работают с электронным документооборотом. У многих фирм до сих пор нет ЭП, и обмениваться с ними электронными документами не получится — подпись обязательно должна быть у обеих сторон.

Поэтому перед тем, как строить наполеоновские планы на электронный документооборот, убедитесь, что ваши контрагенты готовы работать на таких условиях.

Оформить электронную подпись

Электронную подпись нужно купить в специальном удостоверяющем центре, например, в Контуре. В отличие от электронного документа, у подписи есть физический носитель — флешка с ключом. Чтобы подписать документ, флешку нужно будет вставить в компьютер, а саму подпись установить при помощи одной из программ шифрования.

ЭП для бизнеса стоит от 3 000 рублей в год. Подписи бывают разные. Чем больше документов можно подписывать с их помощью, тем дороже. Самая простая квалифицированная помощь нужна, чтобы подписывать документы, отправлять их в налоговую и другие государственные органы. Посложнее — для участия в торгах и тендерах. Каждый год сертификат подписи нужно обновлять.

Как сделать электронную подпись.

Установить программу

Чтобы подписывать электронные документы квалифицированной подписью, нужно поставить на компьютер программу для криптозащиты информации. Именно эта программа прикрепляет подпись к документу и проверяет ее подлинность.

Программы бывают платные и бесплатные — функции у бесплатных те же, но некоторые жалуются, что они не устанавливаются на отдельные компьютеры.

Чтобы работать с подписью в браузере, например, на сайтах с госуслугами, нужно будет установить еще и специальное расширение.

Отправлять документы правильно

Подписанный электронный документ можно отправить по электронной почте и даже во Вконтакте, но это опасно — если аккаунт взломают, документ окажется у злоумышленников. Лучше пользоваться услугами операторов электронного документооборота — это безопасно и точно законно.

Внешне такой сервис выглядит как электронная почта — открывается через браузер, есть справочник адресов и папки с входящими и исходящими.

Таких операторов в России несколько, например, Synerdocs или Диадок. Цена зависит от количества документов — обычно нужно платить по 6–7 рублей за документ, а чем больше, тем дешевле. В любом случае выходит выгоднее, чем обмениваться документами по почте.

Ваш контрагент может быть подключен к другому оператору — документы все равно будут уходить и приходить. Сервисы интегрируются с 1С, чтобы было удобнее вести бухгалтерию.

Помните, что по закону любые первичные документы нужно хранить не менее 4 лет. Электронных документов это тоже касается, так что не забудьте завести виртуальный архив.