ЭЦП удобна для работы физлица, предпринимателя, организации. С её помощью можно подписывать документы, чтобы подавать их онлайн в контролирующие органы или обмениваться договорами с контрагентами. Электронную подпись можно сделать быстро и недорого, а потом использовать на протяжении года.

Для чего нужна ЭЦП

ЭЦП — средство защиты документа, которое содержит информацию об авторе и гарантию, что после подписания изменения в документ не вносились. Её выдают физическим и юридическим лицам. В случае с юрлицами подпись делается на руководителя (или другое ответственное лицо).

Чем полезна электронная подпись:

• упрощает внутренний документооборот компании;

• сокращает время сдачи отчетности в контролирующие органы;

• позволяет участвовать в торгах и тендерах;

• подходит для подписания документов при урегулировании споров в Арбитражном суде;

• дает возможность гражданам пользоваться всем функционалом портала «Госуслуги».

Виды электронной подписи

Электронная подпись — это файл, зашифрованный в архив.

Есть два вида подписи: простая и усиленная. Простая — набор символов, который подтверждает личность подписанта. Она подходит только для визирования бумажных документов внутри компании. Такую подпись можно сделать бесплатно самостоятельно. Например, в документе Word.

Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись содержит сведения о предпринимателе, зашифрованные символами. Это более надежная защита, которую можно использовать для электронного документооборота внутри фирмы или для работы с контрагентами. Также подходит для участия в торгах. Она позволяет отследить изменения, которые сделаны после подписания документа.

Квалифицированная подпись — то же самое, что и усиленная неквалифицированная, но выдается только удостоверяющими центрами с аккредитацией Минсвязи. Её отличие — обязательное наличие сертификата ключа проверки. Стандартный срок действия подписи — один год, после чего её придется продлевать.

Для большинства операций нужна квалифицированная ЭЦП.

Как сделать простую электронную подпись

Самый простой способ — использовать пакет MS Word. Подписью, созданной в программе, можно заверять внутренние документы Word.

Как её сделать:

1. В документе поставьте курсор в место, куда нужно добавить подпись.

2. Выберите в меню «Вставка» — «Строка подписи».

3.  Заполняете форму.

4. В том месте, где вы поставили курсор, появится подпись.

5. Вместо крестика можно выбрать картинку (например, вставить факсимиле). Так подпись будет выглядеть представительнее.

Её использование ограничено: простую ЭЦП, созданную в Word, сложно проверить на подлинность, она не защищает документ от изменений.

Как сделать усиленную квалифицированную электронную подпись

Самостоятельно сделать квалифицированную подпись, которая подойдет для сдачи отчетностей, не получится — придется обращаться в сертифицированный центр. Это, как правило, центры обслуживания предпринимателей, фирмы по оказанию бухгалтерских услуг, банки.

Что нужно иметь в виду предпринимателю при заказе ЭЦП:

1. Сравнивайте цены, если хотите сэкономить. Разные компании за одну и ту же услугу могут брать в 3-4 раза больше денег. При этом подпись будет одинаковая.

2. Отказывайтесь от дополнительных услуг, если они вам не нужны. Например, от записи на флешку программ, которые и так бесплатно устанавливаются на компьютер. Или от «особо защищенного» носителя, который ничем не отличается от обычной флешки. Допродажей ненужных услуг чаще занимаются крупные центры с раскрученным брендом, небольшие же компании относятся к клиентам более гибко.

3. Расспросите продавца, как установить подпись и какие программы для этого понадобятся. Лучше запишите ответы, чтобы потом не забыть. Вам точно нужно будет установить софт «Крипто Про» или другой преобразователь криптографической информации, прежде, чем подписать документ. Кроме того, нужно будет установить на компьютер сам сертификат проверки ключа.

Чтобы изготовить электронную подпись, вам понадобятся:

• для ИП, физического лица: паспорт, ИНН, СНИЛС;

• для юрлица: паспорт, ИНН, СНИЛС руководителя (или того, на чье имя изготавливается подпись), выписку из ЕГРЮЛ, приказ о назначении руководителя (или другой документ, который позволяет человеку действовать от имени организации).

Срок изготовления ЭЦП в сертифицированном центре — около 30-60 минут. Готовая подпись предоставляется на флешке, в зашифрованном контейнере с сертификатом.