От планирования закупок зависит эффективность бизнеса. Закупили мало товара — клиент недоволен и уходит к конкуренту, у которого тот в наличии. А вы проседаете по выручке и несете репутационные издержки. Закупили слишком много товара — зарыли деньги в складские остатки и затоварили склад.
Разбираемся с типичными ошибками в планировании закупок с Георгием Сутягиным — владельцем компании ChinaToday. Георгий предлагает услуги посредника при закупке товара в Китае и сам занимается торговлей товарами для красоты.
Ошибка 1. Закупки «на глаз»
Несколько лет назад мы начали работу с новым товаром — рюкзаками. Продавали 25–30 единиц в месяц. Заказов шло больше. Решили купить сразу 500.
Купили, а товар оказался сезонным, чего мы не учли. И сезон как раз закончился. Рюкзаки год пролежали на складе, а я не знал, что с ними делать. Только спустя год решился продавать их снова. К счастью, рюкзаки не портятся. Сейчас заказываем по мере надобности — с учетом динамики продаж.
Сколько закупить товара в начале, мы решили по наитию. Да и большинство так делает. У нас не было системы планирования продаж. Продавали, потому что продается, а планов, что делать дальше, не было.
Чтобы не наступать раз за разом на эти грабли, нужно планировать закупки. И вести учет, который дает понимание, как товар продается и сколько денег приносит. Для учета мы используем ABC-анализ и XYZ-анализ.
ABC-анализ — метод, в основе которого лежит принцип Паретто. Он позволяет выявить, условно говоря, 20% товаров, на которых бизнес делает 80% прибыли. Группа А — товары-лидеры, они приносят основную прибыль. В — середнячки, С — аутсайдеры.
XYZ-анализ позволяет отсортировать товар по востребованности. Самый востребованный в группе Х, середнячки — Y, аутсайдеры — Z. Товары из группы Х должны быть в наличии всегда. Из группы Z имеет смысл закупать только под заказ.
Товары, которые одновременно находятся в группах А и Х, несут бизнесу золотые яйца.
Ошибка 2. Закупки только по истории продаж
В оптовой торговле товарами для красоты мы раньше опирались только на рекомендации CRM-системы. Сколько продали товара в прошлом месяце, столько и закупили на следующий. А в обороте у нас более 2,5 тыс. наименований.
Результат — за полгода увеличили бюджет закупок с 6 млн до 14 млн рублей. Из них 4 млн зарыли в неликвидные остатки. Оборот по продажам остался без изменений. Постоянно наблюдался дефицит топовых позиций и переизбыток маловостребованных.
Так было, потому что статистика не отражала сезонные колебания, проседания из-за отсутствия товара на складе и случайные крупные продажи.
Продали мало товара, потому что его не хватало. И опять закупили мало, потому что мало было продано. Случайный клиент взял крупную партию, закупили такую же, а больше такие покупатели не приходят.
Чтобы не попадать в подобные ситуации, надо проводить регулярные инвентаризации, контролировать работу склада, анализировать динамику продаж. А не только использовать статистику вслепую.
За основу учета статистики продаж мы взяли алгоритмы теории ограничения систем (ТОС). Внедрили еженедельный контроль работы склада и отдела закупок.
Мы ввели понятие буфера — просчитали, сколько каждого товара должно быть на складе, чтобы всем хватало и не копились излишки. Закупаем так, чтобы пополнять буфер для заданного значения. Но буфер надо корректировать, поэтому следим за остатком ежедневно. Если товара много или очень много в течение пяти дней, уменьшаем буфер. Если мало или очень мало, наоборот увеличиваем.
Так мы определили оптимальное количество товара на складе. Стали понимать обоснованный объем закупок. И в первый же месяц высвободили 1 млн рублей.
Ошибка 3. Зависимость от одного поставщика
Наш клиент ремонтирует телевизоры и мобильные телефоны. Ему постоянно нужны радиодетали, защитные стекла, пленки, экраны. Все это он закупает в Китае.
Четыре года назад клиент сам нашел поставщика на китайской онлайн-площадке «Алибаба». Это ресурс, ориентированный на иностранных оптовиков. Два года брал товар, заказывая у нас только доставку. А однажды поставщик прислал большую партию экранов, которая оказалась бракованной. И деньги не вернул. Сказал, что надо было проверять в Китае. А товар или в дороге испортился, или сам клиент разбил. Поставщик за это не отвечает.
Было очень похоже на обман. Хрупкий товар не был упакован в пупырчатую пленку, которая в таких случаях обязательна, и лежал в коробке как попало. Поставщик явно сэкономил на упаковке или решил отправить бракованную партию. Но когда товар уже в России, ничего не доказать. К тому же клиент переводил предоплату не через площадку, где есть механизм защиты сделки. Отправлял деньги напрямую поставщику через систему «Вестерн Юнион». А в ней запрещены коммерческие переводы, можно только частные.
Больше иметь дело с таким поставщиком клиент не захотел. А запас экранов требовал срочного пополнения. Клиенту пришлось искать замену и заплатить нам за помощь.
Если у вас нет в наличии товара, клиенты недовольны, уходят к конкурентам, бизнес недополучает выручку.
Любой поставщик, даже самый надежный способен однажды подвести, и к этому приходится быть готовым. Болезни роста, проблемы со здоровьем собственника или ключевого сотрудника, рейдерский захват, банкротство и еще 100500 вариантов.
Поэтому надо всегда иметь резерв поставщиков аналогичного или сопоставимого товара, постоянно искать и тестировать новых поставщиков. Даже если товар суперуникальный, всегда можно найти аналог по цене и качеству, который устроит большинство клиентов.
Мониторить поставщиков полезно еще потому, что можно найти тот же товар на более выгодных условиях, чем покупаете сейчас.
Через год после истории с экранами наш клиент съездил в Гуанчжоу, где сконцентрированы большинство производителей электроники. Там нашел фабрики, выпускающие нужный товар. Посидел с владельцами и переводчиком, которого мы предоставили, в ресторанах. Китайцы очень ценят личный контакт. Поэтому, выпив с ними водки, можно договориться о персональных условиях и скидках.
Клиент договорился о ценах и сократил бюджет закупок на 130 тысяч рублей в месяц.
На онлайн-площадках он покупал тот же товар у оптовиков. А в Гуанчжоу познакомился с производителями.
Другая клиентка, владелица интернет-магазина товаров для красоты, покупала лаки для ногтей в Европе. В Китае нашла такие же, но в 2-4 раза дешевле. На рынке Футьен в Иу познакомилась с производителями других товаров для красоты. Прежде брала их на онлайн-площадках у оптовиков и переплачивала. При покупке напрямую у производителя экономит 25-50% по каждой товарной позиции.
Предпринимательница, отдыхая в Таиланде, купила на пробу партию чая. В России товар разошелся, решила продолжать. С заказом новой партии из Таиланда были сложности. В Китае нам удалось найти такой же чай, только дешевле.
Герой статьи. Владелец компании China Today
Ошибка 4. Отсутствие бюджета на закупки
Первое время всю выручку от товаров для красоты мы вкладывали в закупку нового товара. А деньги на маркетинг и прочее тащили из другого направления.
Когда нет денег четко на закупки, бюджет на очередную партию определяется случайно. Или закупаем на сколько есть. Нет денег — не закупаем. Отсюда дефицит товара и проседание по выручке. Деньги, на которые можно было бы купить товар, уходят на другие цели, нечего выделить на развитие.
Ситуация улучшилась, как только мы определили четкий бюджет на закупки. А если в бизнесе несколько направлений, свой бюджет, в том числе и на закупки, должен быть у каждого.
Ошибка 5. Делегирование закупок без бизнес-процесса
Как-то раз перед Новым годом мы назначили ответственным за закупки руководителя отдела продаж. Он накупил лаков и другого товара больше, чем требовалось, и заморозил в нем 2 млн рублей. Пришлось устроить грандиозную распродажу с бешеными скидками. Тут уж было не до прибыли. Задача стояла выручить за товар, сколько получится, и освободить затоваренный склад.
Назначить ответственного без бизнес-процесса закупок — это только спихнуть ответственность с себя на него. А закупаться он будет тоже на глаз. Можно его потом наказать, но это не решение проблемы. Виноват, по справедливости, не он, а тот, кто решил делегировать ему закупки и не обеспечил бизнес-процесс. По факту — назначил «стрелочника».
Чтобы ответственный за закупки не был мальчиком для битья, надо внедрить четкий бизнес-процесс, контроль закупок и базовые элементы управления процессом. Затем по возможности автоматизировать процесс, чтобы минимизировать человеческий фактор.
Ошибка 6. Отсутствие учета товаров в пути
Отсутствием учета товара в пути мы тоже переболели. Заказывали товар, исходя из количества на складе. И не учитывали, что он уже частично, а то и полностью заказан, оплачен и едет к нам.
Средний срок доставки из Китая — до 45 дней. И если нет информации, какой товар в пути и когда придет, неизбежны закупки лишнего товара и замораживание в него денег.
Поэтому при планировании закупки надо учитывать товар не только на складе, но и в пути и иметь в виду, сколько его приедет и когда.
Ошибка 7. Закупка товара, подлежащего сертификации, без сертификата
Мы закупили в Китае маникюрные лампы. А вовремя сделать сертификат забыли. Поэтому пришлось остановить продажи на время, пока он делался.
Пока товар проходил сертификацию, вся партия лежала на складе. Денег не приносила, а вложенные в нее средства были заморожены.
Аналогичная история была с гель-лаками для ногтей, производство которых в Китае под собственным брендом мы наладили в прошлом году. Так увлеклись разработкой продукта и тестированием образцов, что о бюрократии забыли. Когда прибыла партия готовой продукции, пришлось ждать, когда будет готов сертификат. Продажи на это время встали.
Без сертификата торговать опасно: может оштрафовать Роспотребнадзор. Некоторые наши клиенты на этом погорели. Штраф за торговлю товаром без сертификата для юридических лиц — от 100 тыс. для 300 тыс. рублей. Для сотрудника компании — от 20 тыс. до 40 тыс. Если раньше у вас были аналогичные нарушения, не только оштрафуют, но и товар конфискуют.
Крупные торговые сети и маркетплейсы не станут даже разговаривать с поставщиком, у которого не сертифицирован товар. Это мощный канал продаж, и упускать его неразумно. Поэтому лучше сделать необходимые документы заранее.
Если товар для вас новый, начинать закупки надо с пробных образцов. Их можно использовать и для сертификации, а уже потом заказывать крупную партию. Если товар сертификации не подлежит, стоит сделать отказное письмо. Так называется документ, который официально подтверждает этот факт. Отказное письмо снимет все вопросы покупателей, а если товар покупаете за границей, то и таможенников.
Как избежать ошибок при закупках
1. Планировать закупки, а не полагаться на предпринимательское чутье и тому подобное. Вести учет, который показывает, как товар продается и сколько денег приносит. В этом помогут АВС-анализ и XYZ-анализ.
2. Не ограничиваться историей продаж. Она не учитывает сезонных колебаний, спадов продаж из-за нехватки товара и случайных крупных закупок. Мы используем для планирования теорию ограничения систем: определили для каждого товара буфер — количество, которое должно быть на складе, чтобы хватило всем клиентам и не было излишков. Ежедневно отслеживаем складские остатки.
3. Не попадать в зависимость от одного поставщика. Иметь запас из нескольких поставщиков, резерв аналогов каждого товара. Постоянно отслеживать новые предложения поставщиков. Это может обернуться бонусом в виде более выгодных условий поставки.
4. Выделить бюджет на закупки для каждого направления бизнеса.
5. Не уповать, что ситуация с закупками станет лучше с назначением ответственного. Без бизнес-процесса закупок это «стрелочник», на которого вы спихнули ответственность. Внедрите четкий бизнес-процесс, контроль, базовые элементы управления. По возможности автоматизируйте процесс.
6. Учитывайте товар не только на складе, но и в пути. Вы должны знать, сколько, какого товара и когда получите. Это избавит от закупки лишнего товара, затоваривания склада и замораживания денег.
7. Работая с товаром, который подлежит сертификации, вовремя позаботьтесь о сертификате. Если начинаете работу с новым товаром, сперва узнайте, подлежит ли он сертификации. Если товар сертификации не подлежит, получите отказное письмо.
Больше по теме:
- Страховой запас: что это такое и как рассчитать, чтобы продавать стабильно
- 10 ошибок в формировании ассортимента товаров, из-за которых можно прогореть
- Формирование ассортимента товаров
- Что делать, если на складе скапливается товар
- Как анализировать оборачиваемость товара и зачем это нужно
- Оптимизация товарных запасов и почему это важно для вашего бизнеса
- Зачем вести учет товара даже в небольшом бизнесе
- Возврат товара поставщику
- Как заключить договор поставки
- Как найти поставщика, который не подведет
- Бизнес с Китаем: как найти надежного партнера, который не окажется мошенником
Читайте также
Как открыть ООО онлайн
17 декабря 2019
Как открыть ООО онлайн. О чем не забыть, когда открываешь ООО — документы и порядок работы. Разобрали в статье основные этапы открытия ООО....
Как малому бизнесу подготовиться к новым экономическим санкциям
15 марта 2022
В кризисной ситуации главное — не паниковать. Читайте, какие санкции грозят повлиять на деятельность бизнеса в России и как им противостоять....
Как принимать важные решения: 5 научных способов
15 февраля 2019
Если вы руководите компанией или командой людей, вы должны быстро принимать решения. Правильные решения. Это сложно, поэтому мы поможем вам научиться это делать....
Комментарии
Оставьте первый комментарий