Оптимизировать товарные запасы — значит, снизить затраты на их хранение и обслуживание, высвободить средства для развития бизнеса. Расскажем, как это сделать правильно.

На примерах: почему важно оптимизировать запасы

Ситуация 1. Зимой в магазин бытовой техники покупатель пришел за обогревателем. А на складе пусто, все разобрали — пик сезона. Вы предлагаете покупателю сделать заказ, чтобы привезти обогреватель через 2 дня. Но он не хочет ждать, а идет в соседний магазин, где тут же покупает нужный товар. В ваш магазин он вряд ли еще раз придет.

Большие запасы готовой продукции нужны, чтобы:

• перестраховаться от внезапно возникшего повышенного спроса;

• избежать проблем с задержкой доставки;

• использовать ценовые колебания в свою пользу — например, при покупке товаров за границей при растущем курсе доллара;

• делать закупки у поставщика по оптовым ценам.

Ситуация 2. Под Новый год в магазине игрушек ажиотаж на говорящих покемонов. Директор решает закупить их в два раза больше, чтобы хватило всем. Но неожиданно через неделю дети захотели трансформеров. Игрушки-покемоны лежат невостребованными, а вернуть их уже нельзя: поставщик дал хорошую скидку без возможности возврата. Дополнительная закупка трансформеров бюджетом не предусмотрена, в Новый год родители покупают подарки в магазине конкурента.

Почему выгодно делать маленькие товарные запасы:

• меньше затраты на их закупку и хранение;

• быстрый оборот — как только запасы заканчиваются, вы создаете новые, корректируете их структуру;

• товар не пропадает на складе;

• меньше риск устаревания товара.

Обе ситуации — последствия непродуманной политики в сфере товарных запасов. Они должны покрывать спрос, страховать от внезапных задержек в доставке, но не тянуть на себя весь бюджет.

Что включает оптимизация запасов

Оптимизация товарных запасов — это точный расчет их количества, без дефицита и излишков. Это комплексная работа по нескольким направлениям:

• отношения с поставщиками, покупателями, работниками;

• оптимизация склада;

• пересмотр договорных отношений с контрагентами;

• анализ логистики;

• маркетинг.

Нельзя проанализировать спрос за прошлые периоды и делать закупки исходя только из этого параметра и собственной экспертности. Опыт и догадки должны подкрепляться аналитическими данными — тогда запасы в торговой точке будут эффективными.

Как оптимизировать запасы?

Рассчитать ассортиментную матрицу

В ней — перечень товаров, которые всегда должны присутствовать в торговой точке в минимальном количестве (то есть меньше нельзя). Матрица составляется на каждый месяц с учетом сезона и праздников. По каждой товарной позиции — максимум информации: прайс, поставщик, условия работы. В небольшом магазине таблицу можно составить в Excel.

Вести оперативный учет

Поступление, оформление, продажи, хранение товара, инвентаризация — все это нужно учитывать в товароучетной системе, чтобы не было неправильных остатков. Если вы ведете учет в Excel, то не застрахованы от ошибок. Простая описка может привести к неоправданному увеличению или сокращению запасов, и вы потеряете деньги.

Прогнозирование спроса

В маленьких магазинах это делают редко: чаще всего закупки производят интуитивно, основываясь на опыте товароведа или руководителя. Но такой анализ должен подкрепляться отчетами за прошлые аналогичные периоды, с коррекцией на рыночные изменения. Для крупной сети метод не работает: здесь нужно анализировать с использованием программного обеспечения.

Определить уровень страховых запасов

То есть количества товара, которое нужно иметь от поставки до поставки. Это запасы, которые страхуют торговую точку от задержек со стороны поставщика, собственных ошибок. Они дают возможность в любом случае выполнять план продаж по товарам.

Размещать экономически обоснованные запасы

Работать с поставщиками по графику. У вас должна быть налаженная работа с поставщиками, чтобы перестраховаться от форс-мажоров. Нельзя работать только с одним контрагентом, иначе ваша торговля будет сильно от него зависеть. На одного основного поставщика должны приходиться 2-3 запасных, таких же надежных. Правильно рассчитывайте заказ и корректируйте его с учетом перемен на рынке.

Обращать внимание на дефицит, излишки, неликвиды

Важно не только делать отчеты, но и правильно их интерпретировать. Если у вас образовались излишки, нужно проанализировать историю — почему они возникли. Скорректировать систему и провести профилактику.

Составлять аналитические отчеты

Делайте отчеты по продажам в разрезе ассортиментных позиций, по закупкам у каждого поставщика и товаров. Считайте показатели, которые помогают понять, насколько ваши запасы оптимальны.

Маркеры оценки товарных запасов

1. Оборачиваемость. Это число оборотов в разах или днях — то есть за сколько времени мы продадим товар. Считайте показатель раз в месяц.

2. Уровень товарных запасов. То есть обеспеченность магазина товаром на конкретную дату и время, на сколько хватит запасов. Считается по товарным категориям, по поставщикам в рублях. Показатель позволяет понимать, каких позиций не хватает, а где излишки.

3. Уходимость товара — товарооборот на м2. Показатель связывает торговую площадь и реализацию. Его расчет позволяет расширять или сужать выкладку конкретного товара на конкретной площади. Считается за месяц или за квартал.

Для каждого показателя надо рассчитать свою норму. Если наблюдаете отклонения от нормы — это повод пересмотреть политику заказов и быстро скорректировать запасы.

Сложная работа по оптимизации товарных запасов будет легче, если её автоматизировать. Когда остатки считаются в товароучетной программе, легче анализировать ситуацию на складе в режиме реального времени. Если вся информация по поставщикам заносится в систему, то в любой момент можно сформировать отчет за конкретный период. Никаких иллюзий и догадок — всегда под рукой точные данные, которые помогают работать эффективнее.