Что делать предпринимателю, если нужного товара не оказывается на складе? Только предложить клиенту замену или извиниться и объяснить, что товар временно отсутствует. Оба варианта нежелательны и могут испортить отношения с покупателями. Чтобы таких ситуаций не возникало и продажи шли без сбоев, нужно иметь под рукой так называемый страховой запас. Что это такое, почему он важен и как его рассчитать — разбираем подробно в нашей статье. 

Что такое страховой запас

Страховой запас — это товары, которые хранятся на складе и используются в непредвиденных ситуациях, таких как резкое повышение спроса на товар или задержка поставок. Такой запас позволяет бесперебойно осуществлять продажи.

Когда необходим страховой запас

Страховой запас может понадобиться в следующих случаях:

• Колебания спроса на продукцию

Например, сегодня гречневая крупа продается в обычном количестве, а завтра по телевизору сообщают, что цены на гречку будут неумолимо расти. Покупатели бегут в магазины, создавая ажиотажный спрос. Гречка моментально исчезает с полок, но следующая поставка ожидается только по плану через неделю. Резкие колебания спроса требуют страхового запаса.

• Нарушение сроков поставки от поставщика

Не все поставщики одинаково полезны и выполняют свои обязательства. Иногда случается, что поставки задерживаются по вине поставщика или по вине обстоятельств непреодолимой силы, например, транспортной аварии, стихийного бедствия.

• Нарушение объемов поставки поставщиком

Объемы поставок могут также быть сокращены по вине поставщика, в таком случае заказчик получит лишь часть товаров, которых не хватит для поддержания стабильных объемов продаж. 

• Сбои в производственном цикле при заказе на производстве

При поставках напрямую с предприятия-производителя заказчик не застрахован от непредвиденных случаев на производстве. Устранить неполадки на большом предприятии требует времени, поэтому поставки могут задерживаться на неопределенный срок. 

Что влияет на величину страхового запаса

• Вариативность объемов спроса

Спрос может меняться в зависимости от разных факторов, например, от сезонности, от ожиданий покупателей, от роста или снижения цен на товары-заменители и т.д. Если спрос то увеличивается, то уменьшается (например, из-за периодических колебаний цен на какой-то товар), то страховой запас потребуется больший, а при меньшей вариативности спроса хранить большие страховые запасы ни к чему.

• Вариативность интервалов между точками возникновения спроса

Продажи могут быть нерегулярными, например, в понедельник продается много товара, во вторник мало, а в среду снова много. Такие колебания нельзя предсказать. Чем больше такой неопределенности, тем больший страховой запас нужен.

• Ошибки прогнозирования

В величину страхового запаса необходимо закладывать ошибки в прогнозах, например, прогнозировался один уровень спроса, а на деле получился совсем другой. Необходимо собирать статистику продаж, чтобы позже можно было прогнозировать ошибки. 

Например, прогнозируется продать 50 литров молока в понедельник, 30 литров во вторник и 10 литров в среду. На деле получается продать 45 в понедельник, 35 во вторник и 15 в среду. Такие ошибки потребуют небольшого страхового запаса и его будет нетрудно увеличить. Но если неопределенность будет выше, например, продастся 80 литров в понедельник, 32 во вторник и 40 в среду, то запаса может не хватить и придется его сильно увеличить.

• Вместимость склада

Страховой запас должен помещаться на складе и не создавать проблем. Например, если делать страховой запас слишком большим, он может просто не влезть в небольшое помещение и его придется хранить где-то еще, либо оптимизировать. Это повлечет за собой дополнительные расходы и проблемы.

• Сроки годности продукции

Нецелесообразно включать в страховой запас большое количество скоропортящейся продукции, это приведет к утилизации и убыткам. Зачастую утилизировать просрочку дорого и потенциальная выгода от полного удовлетворения спроса меньше, чем убытки от утилизации. 

• Объем продаж

Величина зависит от дней недели, времен года, сезонов, поэтому рассчитывать страховой запас следует, опираясь на статистику по предыдущим периодам.

• Частота доставки продукции от поставщика

Если поставки редки, то уровень страхового запаса компании должен быть большим. Если поставщик к тому же и задерживает поставки, то это также стоит принимать во внимание, чтобы не оказаться без товаров в самый неподходящий момент.

Почему нужно рассчитывать страховой запас правильно

Как уже говорилось, страховой запас важен для поддержания бесперебойной работы магазина и удержания продаж на требуемом уровне. Имея страховой запас, предприниматель всегда уверен, что товаров на складе хватит до следующей поставки. Но в то же время нельзя затоваривать склад, лишние запасы могут генерировать и убытки. Происходит это за счет:

• больших затрат на аренду склада;

• большого количества кладовщиков, каждому из которых нужно платить зарплату;

• недобросовестных работников, не брезгующих воровством невостребованных в данный момент товаров;

• продуктов с ограниченным сроком годности, которые так и остаются невостребованными;

• заморозки средств в необорачиваемых запасах.

Поэтому важно не просто иметь страховой запас, но и иметь минимально необходимый запас, чтобы избежать затоваривания и убытков. Для этого нужно научиться правильно рассчитывать величину страхового запаса. 

Как рассчитать страховой запас

Существуют следующие методы расчета страхового запаса. Рассмотрим наиболее доступные из них.

• Расчет страхового запаса как процента от спроса во время выполнения заказа

Для расчета используется средний спрос в день, умноженный на дни между поставками.

Формула расчета:

СЗ = Средний спрос за период * Количество периодов между поставками

Пример.

В магазин завозят сахар раз в две недели, а заказ делается раз в месяц. Если в один день товар не привезут, то до следующего заказа придется ждать еще две недели. На эти две недели необходимо иметь страховой запас.

• Расчет запаса на основе объема дневного потребления

Для расчета берется произвольный процент (по мнению владельца) и умножается на объем продаж между поставками.

Формула расчета:

СЗ = (X% * Vпродаж) / 100%

Пример.

Еженедельно в магазин «Бабушкина ферма» завозят молоко. За неделю продается 100 литров молока. Владелец магазина оценивает колебания спроса в 10%. То есть, СЗ = (10%*100)/100% = 10 литров. Это количество литров молока, которое остается на складе между поставками.

• Задание страхового запаса вручную

Зачастую страховой запас задается вручную, интуитивно. 

Например, владельцу кажется, что на складе нужно держать 20 литров молока в качестве страхового запаса. Данный метод не очень хорош, поскольку в реальности молока может не хватать или оно будет пропадать, интуитивные прикидки подходят только на первое время, дальше стоит рассчитывать запас, опираясь на опыт и статистику.

Как варьировать страховой запас в зависимости от товаров

Не все товары на складе требуют высокого уровня запасов, некоторыми можно пренебречь, чтобы избежать необорачиваемости, а некоторые товары, наоборот, всегда должны быть в наличии. Рассмотрим категории товаров, которые требуют определенных уровней страховых запасов.

• Товары, требующие почти 100%-ного уровня запасов — это товары, которые всегда должны быть в наличии, например, бумага в канцелярском магазине или хлеб в продуктовом. Отсутствия таких товаров допускать нельзя, поэтому их страховой запас может быть большим.

• Нерегулярно потребляемый товар — для таких товаров необходимо отслеживать динамику потребления по периодам, например, по месяцам, и делать запасы в соответствии с прошлым опытом. Это могут быть сезонные товары, которые продаются хорошо только в определенные месяцы в году.

• Товары с непостоянным временем выполнения заказа — существуют товары, которые подвергаются колебаниям по времени доставки, например, по вине поставщика, либо из-за длительного и не всегда предсказуемого цикла производства. Такие товары требуют большего запаса.

• Высокорентабельные товары — вид товаров, которые приносят большую прибыль. В данном случае страховые запасы должны быть большими, чтобы не упустить ни одной продажи. Издержки по содержанию этих запасов с большой вероятностью покроются прибылью от продаж.

Елена Калистратова,

аналитик онлайн-системы комплексного учёта и управления ресурсами

«Большая Птица 2.0»

Может ли компания позволить себе страховой запас и каков должен быть его размер, чтобы не «заморозить» в запасах часть оборотных средств и не погрязнуть в долгах перед поставщиками?

Чтобы ответить на этот вопрос, можно провести анализ товаров в разрезе поставщиков (QRS) и в разрезе приносимой прибыли, или объема продаж (ABC). Критерий для второго анализа компания выбирает в зависимости от особенностей деятельности. 

Не вдаваясь в подробности расчета и формулы инвестиционного ресурса, суть QRS-анализа — выявить товары,  «зависание» которых на складе не будет стоить компании собственных оборотных средств достаточно долгое время. И наоборот. Суть ABC-анализа в данной ситуации (а его проводить можно по разным критериям и с разной целью) — определить товары с наибольшим спросом или наибольшей оборачиваемостью.

Условно разделим товары по поставщикам на три группы: Q, R и S. В группу Q попадут товары, поставщики которых сами вкладываются (инвестируют) в товар, покупаемый нашей компанией. Иными словами отсрочка по оплате такова, что компания успевает продать товар этих поставщиков и использовать полученные средства для приобретения других товаров еще до наступления срока оплаты задолженности. В группу R попадут товары поставщиков, чья отсрочка по платежам позволяет обеспечивать содержание их же товаров на складе до момента следующей покупки, но не более того. В группу S попадут товары поставщиков, для покупки которых нашей компании придется вкладывать собственные оборотные средства. Как правило, это поставщики, работающие по предоплате, и с долгим сроком поставки товаров.

  

По оборачиваемости или доходности условно разделим товары на три группы: A, B и C.

В группу А попадут наиболее ходовые товары, в группу В — средние по спросу и оборачиваемости, оставшиеся — группа С.

Составим матрицу:

AQ — это наиболее продаваемые товары, закупки и содержание которых не требует собственных оборотных средств. Страховой запас по ним нам ничего не будет стоить. Есть еще группа AS — товары также хорошо продаваемые, но с «проблемными» поставщиками, которые пока не получат предоплату ничего нам заранее не отгрузят, да еще и поставка имеет довольно длительный срок. Возможно, стоит отвлечь денежные средства на создание страхового запаса именно по товарам этой группы. По товарам из группы CQ можно задуматься, а нужен ли страховой запас, ведь товары не ходовые, а поставщики из разряда «лучших».

Работая с этой матрицей, компания может оптимально распределить между группами товаров оборотные средства для создания страхового товарного запаса.  

Как сэкономить на страховом запасе

Страховой запас склада — это не только подстраховка, но и неизбежные затраты, которые не всегда окупаются. Вот несколько советов по экономии на страховом запасе:

• увеличивайте или уменьшайте горизонт планирования или частоту поставок;

• повышайте дисциплину поставщика;

• агрегируйте данные по нескольким товарным позициям;

• увеличивайте количество доступной статистики во времени за счет статистики продаж товаров-аналогов;

• агрегируйте историю продаж по нескольким складам.

Эти способы помогут сократить количество лишних запасов на складе, не в ущерб качеству обслуживания, объемам продаж и спокойствию предпринимателя.