Мошенничество персонала: воровство на работе и другие схемы

Корпоративное мошенничество влечет за собой финансовые потери. Сотрудники-мошенники наносят серьезный урон репутации компании, разлагают атмосферу в коллективе, уменьшают производительность предприятия. Обнаружить проблему бывает очень сложно, особенно, когда сотрудник опытный. Мошенничество может продолжаться годами, пока не достигнет огромных масштабов.

Чем чаще всего «грешат» сотрудники:

• воровство материалов, продукции, инструментов;

• закупка продукции по завышенной цене;

• продажа товара «налево»;

• списание незатраченных материалов/товаров;

• «слив» персональной информации конкурентам;

• устройство в штат несуществующих работников;

• несогласованное увеличение самому себе зарплаты, премий.

Больше всего мошенников среди бухгалтеров, работников складов, менеджеров. У них есть доступ к финансовым операциям, к товару, право оформлять и подписывать документы. Сотрудники редко проворачивают свои схемы самостоятельно: чтобы все получилось, им нужен сообщник. Например, охранник, который закроет глаза на вынос оборудования из торгового зала, сотрудник службы безопасности, который вовремя отключит видеонаблюдение или подруга из кадрового отдела, которая номинально оформит на работу родственницу.

Схемы мошенничества персонала

1. Воровство

И сколько бы вы не ставили навороченных систем контроля и наблюдения, люди всегда находят способ их обойти. Сотрудник, продумав собственную «рабочую схему» кражи, будет пользоваться ей постоянно и даже обучит коллег. Самое страшное, что работники не видят ничего незаконного в том, что они воруют на предприятии — большинство считает, что они таким образом берут то, что не доплачивает работодатель.

Кроме обычной кражи или списания товара «под шумок», могут быть более продуманные схемы. Например, украсть товар, оформить продажу с постоплатой, потом оформить документы на его возврат, оформить снова продажу с постоплатой. Если вовремя не заметить, эта система может продолжаться годами.

Как бороться: следить за бухгалтерским балансом, усилить контроль рабочего времени, установить системы видеонаблюдения и контроля перемещения персонала. Такие системы дорого обходятся предприятию. Но практика показывает, что торговые точки, их использующие, снижают уровень воровства на 50%. 

2. Продажа товаров в обход компании

Работники имеют доступ к товарам, знают их количество на складе, себестоимость и размер наценки. Хотят разницу от продажи положить себе в карман, а не на счет предприятия.

Сотрудники отдела продаж могут пользоваться ассортиментом компании, договариваясь о продаже с покупателями в обход основной работы. «Выбивают» скидку у руководства якобы для нового покупателя, а сами продают от своего имени по завышенными ценам. Для этого могут создавать «зеркальный» сайт с таким же ассортиментом, открыть ИП на свое имя, переманивать клиентов. Как итог — компания теряет покупателей.

Как бороться: контролировать отдел продаж, проверять сделки с клиентами, обращать внимание на поведение сотрудников. Если менеджер каждый месяц выполняет план продаж, работая только с одним клиентом — это повод насторожиться.

3. Передача информации о клиентах конкурентам

Менеджеры, работающие непосредственно с клиентской базой, частенько хотят подзаработать на продаже баз. Диспетчеры сохраняют информацию о клиентах на флешку, продают их сразу нескольким конкурентам или выставляют на продажу на сайты объявлений. Мало того, что это вредит репутации компании, так еще и грозит штрафами.

Как бороться: улучшить программное обеспечение, сделать невозможным вынос информации с рабочих компьютеров. Данные, которые хранятся в рабочей CRM, не должны сохраняться на флешку. Рабочая почта диспетчеров, операторов колл-центра, менеджеров, работающих с клиентской базой, должна быть закрытой, чтобы с нее нельзя было отправить информацию на внешний адрес.

4. Мошенничество с зарплатами

Бухгалтеры, работающие в фирме много лет, знают, куда смотрит начальник, прежде, чем подписать документ. И пользуются этим: например, могут увеличить итоговую сумму заработной платы к выплате, при этом оставив в поименном списке те же суммы. Начальник вряд ли перепроверит, а разницу можно забрать себе в качестве премии.

В ход идут разные схемы. Бухгалтер может мошенничать с командировочными листами. Выписывать их на людей, которые на самом деле никуда не едут, а отметки в листах за них ставят реально командированные сотрудники. Командировки могут необоснованно продлеваться, к ним прилагают фальшивые чеки.

Как бороться: контролировать кассиров и бухгалтеров, тщательно проверять все документы, подписывать, предварительно сверившись с приказами и балансом. Проводить инвентаризацию денежных средств в кассе, проверять приходные и расходные кассовые ордера, особенное внимание уделять первичной документации с корректировкой и записям, сделанным в конце месяца.

Признаки в бухучете, которые должны вас насторожить

• слишком мелкие или слишком крупные операции по кассе или банковскому счету;

• чересчур прибыльная или убыточная сделка;

• редкие или слишком частые денежные перечисления;

• просроченная дебиторка и несвоевременное погашение кредиторки;

• излишки или недостачи, пересортица в товарном учете;

• слишком большие закупки и необычное увеличение запасов;

• пропажа, корректировка, замена первичной документации;

• двойные оплаты;

• совпадение адресов, имен руководителей в названиях поставщиков и заказчиков;

• изменения финансовых показателей, которые кажутся нелогичными: если запасы уменьшаются, а доходы увеличиваются; 

• остатки товаров сокращаются, а оборот растет; 

• кредиторка уменьшается, а запасы увеличиваются и т.д.

Если вы заметили такие признаки, значит, есть повод поговорить с бухгалтером. После разговора остались сомнения — пригласите для проверки бухгалтерии аутсорсинговую компанию. Мошенничество с финансовыми документами сложно выявить самостоятельно, особенно при отсутствии опыта. Но оно может нанести серьезный вред организации, так что лучше не медлить. 

Если вы используете программы учета для бизнеса, например, Большую Птицу 2.0, то заметить подозрительные операции и нестыковки не составит для вас труда. А еще вы сможете узнать, какой именно сотрудник продал слишком мало или, наоборот, слишком много, занизил цены или предоставил неверные данные.

Больше по теме:

• Кражи в магазине: как защитить бизнес
• Материальная ответственность сотрудника: в каких случаях действует и как взыскать ущерб
• Как понять, что сотрудника пора уволить
• Замечание, выговор, увольнение: главное о дисциплинарных взысканиях
• Зачем проводить инвентаризацию перед сдачей годовой отчетности
• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок
• Как товароучетная система может упростить бизнес