Как создать оперативный план, который вы действительно будете использовать

У вас, вероятно, есть бизнес-план, который раскрывает перспективы развития вашего предприятия. Часто он необходим, если вы хотите привлечь инвесторов, взять кредит в банке или получить государственные гранты и субсидии.

У вас также может быть стратегический план, определяющий ваше направление на следующие несколько лет. Но как насчет оперативного плана?

Оперативный план подобен инструкции, в которой разъясняется, как вы будете выполнять стратегический план. Он включает в себя:

• Список задач и процессов внутри вашей компании.

• Подробное описание ролей и обязанностей для вас и ваших сотрудников.

• График достижения ваших стратегических целей.

Разница между оперативным и стратегическим планами

Хотя легко спутать стратегический и оперативный планы, они работают рука об руку. Вот какие преимущества это дает:

• Стратегический план определяет цели организации, а оперативный план описывает, что необходимо сделать для достижения этих целей. Чтобы создать оперативный план, вам сначала нужно иметь стратегический план.

• Стратегический план распространяется на всю организацию, а оперативный план — на отдел. У отделов есть уникальные функции для достижения организационных целей. Например, предположим, что стратегический план состоит в том, чтобы увеличить доход на 10%. В этом случае оперативный план финансового отдела может включать расчет прибыли, в то время как отдел маркетинга проводит кампании по увеличению продаж.

• Стратегический план охватывает определенный период, обычно 5 или 10 лет. Оперативный план, напротив, детализирует действия по реализации этой стратегии в еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные или годовые сроки. Например, план отдела маркетинга может включать еженедельный график публикаций в социальных сетях и ежемесячный обзор показателей вовлеченности.

Как операционный план помогает стартапам выжить и двигаться быстрее

План может показаться бесплодным размышлением о будущем — вы просто создаете еще один документ, который теряется в Dropbox или Google Drive. Но это скорее признак плохого плана, чем критика планирования.

Стартапы могут думать, что они слишком малы и поэтому не нуждаются в оперативном плане. А некоторые оправдывают ограниченное планирование или его отсутствие «гибкостью». Тем не менее, отсутствие планирования является одной из главных причин неудачи стартапов.

Без плана владельцам бизнеса приходится ежедневно пересматривать приоритеты компании и перераспределять усилия. По крайней мере, это отнимает много времени: часто это приводит к непоследовательным и повторяющимся усилиям, превращая прямой путь к стратегическим целям в извилистую, петляющую линию.

Оперативный план может улучшить командную работу за счет четкого определения обязанностей и, как следствие, ответственности. Каждый член команды лучше понимает свою роль и то, что от него ожидается. Каждый может внести свой вклад в достижение стратегических целей.

Оперативный план помогает объединить разрозненную информацию из разных подразделений бизнеса. Например, стратегическая цель увеличения прибыли может в операционном плане потребовать от отдела маркетинга повысить осведомленность о наиболее прибыльных продуктах. Этот запрос действует как естественный стимул для сотрудничества с отделом продаж, который владеет данными о марже и товарных запасах.

Наконец, оперативный план может повысить производительность. Сотрудники могут работать быстрее, потому что они точно знают, что делать. Задачи, которые не соответствуют оперативным и стратегическим целям, просто игнорируются.

Как сделать оперативный план, который стоит затраченных усилий

Если вы еще этого не сделали, создайте сначала стратегический план для определения долгосрочных целей вашей компании. Чтобы написать оперативный план, вам потребуется оценить всё то, над чем коллектив работает в настоящее время и всё то, что необходимо делать каждый день или каждую неделю, чтобы добиться достижения стратегических целей. Что поможет определить на каких проектах сконцентрировать усилия?

• Посмотрите на свои аналитические данные. Где самые большие возможности?

• Поговорите со своей командой. Какие причины приводят к наибольшему количеству отказов в продажах или доставляют больше всего головной боли службе поддержки клиентов?

• Читайте о своей отрасли. Например, если вы продаете товары через сайт, то ищите исследования о том, как решить проблему брошенных корзин или как увеличить показатели открытия и кликабельность email-рассылок.

Вы можете определить разнообразный набор потенциальных проектов, которые помогут вам достичь ваших стратегических целей. Например, таких:

• Проведение маркетинговой кампании в социальных сетях.

• Создание White Papers (электронной книги) для поощрения за подписку, так называемый «лид-магнит».

• Запуск реферальной программы для существующих клиентов.

• Участие в отраслевой выставке.

Приоритезируйте проекты на основе их вероятного влияния на вашу стратегическую цель, а затем распределите обязанности между членами команды, разбивая проект на практические задачи.

На этом этапе определите, нужны ли сотрудникам дополнительные ресурсы. Например, понадобится ли маркетологу, проводящему рекламную кампанию, платформа автоматизации для планирования публикаций заранее или просмотра сводной статистики по вовлеченности.

Разбейте каждый проект на отдельные задачи и назначьте сроки. Например, для создания кампании в социальных сетях разбивка может выглядеть следующим образом:

• Директор по продажам определяет продукты или услуги для продвижения.

• Бухгалтер предоставляет бюджет кампании.

• Директор по маркетингу пишет креативный бриф и назначает членов команды для выполнения задач.

• Копирайтер пишет три варианта текста для публикации, чтобы проверить вовлеченность.

• Графический дизайнер создает иллюстрации и баннеры для кампании.

Если вы владелец малого бизнеса, вы можете сами справиться со всеми этими ролями и обязанностями. Или, если у вас всего несколько сотрудников, один человек может выполнять несколько функций. Главная работа состоит в том, чтобы разбить и назначить задачи.

Когда дело доходит до установления реалистичных сроков, полезно узнать мнение сотрудников, особенно если один человек работает над несколькими проектами. Но будьте осторожны, не давайте сотрудникам слишком много времени. Люди склонны откладывать на потом, когда им дают много времени для завершения задачи.

Как узнать, работает ли ваш оперативный план?

Как только оперативный план будет создан, вам необходимо определить показатели для измерения успеха. Например, если стратегическая цель — увеличить клиентскую базу, а оперативный план включает маркетинговые рассылки по электронной почте, несколько ключевых показателей эффективности могут помочь измерить успех:

• Коэффициент открытия электронных писем, который в основном определяет привлекательность темы рассылки.

• Коэффициент кликабельности, который оценивает эффективность текста и ценность предложения.

• Коэффициент конверсии целевой страницы, который измеряет релевантность посадочной страницы.

Оглядывайтесь назад, чтобы оценить ваш оперативный план и уточнить следующий

После того, как вы закончите проект, назначьте совместную встречу с ответственными сотрудниками. Во время совещания подведите итоги проекта, просмотрите результаты и определите, что сработало, а что нет.

Задокументируйте результаты, чтобы вы могли определить лучшие практики, а также области для улучшения. Взяли на себя слишком много? Достаточно ли подробно были разбиты задачи? Была ли острая потребность в недостающем ресурсе?

Эта информация может помочь вам в следующий раз составить лучший оперативный план или просто сделать процесс его реализации более эффективным. 

В результате вы получите план, который держит всех в курсе, процесс его реализации, которого никто не боится, и наилучшие шансы на достижение амбициозных стратегических целей.

Перевод статьи How to Create an Operational Plan You’ll Actually Use