Сколько на самом деле стоит сотрудник для работодателя

ООО «Шуруп и гайка» продает строительные материалы. В магазине работает четыре продавца и один директор. Но спрос растет, количество клиентов увеличивается и компания решила нанять еще одного продавца. На примере рассчитаем, сколько будет стоить сотрудник для работодателя.

Какие затраты учитывать при расчете стоимости сотрудника

Затраты на поиск сотрудника

Расходы на сотрудника начинаются еще до того, как он начал работать в компании. Искать сотрудника можно самостоятельно с помощью специальных сервисов, например, HeadHunter или Работа.ру, а можно обратиться в кадровое агентство, где опытные эйчары сделают это за вас. В любом случае поиск подходящего сотрудника требует сил, времени и денег. В среднем для качественной обработки резюме кандидатов и выбора подходящих требуется около месяца, а на полное закрытие вакансии — около двух-трех.

Компания «Шуруп и гайка» решила делегировать поиск сотрудников кадровому агентству. Чтобы найти продавца с окладом 30 тыс. рублей, компания заплатит:

• фиксированную сумму за поиск сотрудника — 35 тыс. рублей; 
• премию за принятие кандидатом оффера — 10% от оклада подобранного сотрудника
• премию по окончании испытательного срока кандидата — 20% от оклада. 

Таким образом, за поиск продавца ООО «Шуруп и гайка» заплатит агентству: 

35 000 + 10% × 30 000 + 20% × 30 000 = 44 000 рублей.

Плановые выплаты

В эту категорию входят все выплаты сотруднику: зарплата, премии, компенсации и т.д.

Оклад продавца в ООО «Шуруп и гайка» — 30 тыс. рублей. Кроме этого, сотрудники получают ежемесячную премию за количество продаж — в среднем 25 тыс. рублей.

Магазин, в котором будет работать новый сотрудник, находится за городом, поэтому компания собирается компенсировать затраты на транспорт. Билет в одну сторону стоит 150 рублей, в среднем сотрудники отрабатывают 15 смен в месяц — получается 30 поездок. В итоге, чтобы компенсировать затраты на дорогу одного сотрудника, компания тратит: 150 × 30 = 4 500 рублей в месяц.

Выходит, что в среднем сотрудник получит на руки:

(30 000 + 25 000) – 13% налога + 4 500 = 47 850 + 4 500 = 52 350 рублей

Налоги и страхование

Работодатель обязан каждый месяц перечислять в ФНС налог 13% на доход сотрудника (или 30% на доход сотрудника-иностранца) и 30% в Социальный фонд. И если налог закладывается в зарплату, то страховые отчисления — нет, их работодатель платит «сверху».

Рассчитаем, сколько налогов и страховых взносов заплатит «Шуруп и гайка» за нового продавца.

Налог с дохода в 55 000 рублей равен 7 150 рублей — эту сумму нужно будет перечислить в ФНС.

Компенсация проезда тоже облагается налогом, согласно письму Минфина № 03-03-06/1/10424 от 16.02.2021. Поэтому, чтобы сотрудники не потеряли в деньгах, нужно учитывать не 4 500 рублей, а больше. Рассчитать конкретную сумму можно с помощью пропорции:

4 500 = 87%

х = 13%, 

где х — сумма, которую нужно добавить к сумме компенсации.

4 500 × 13% = 87% × х

х = (4 500 × 13%) × 87% = 672,42 рублей

Получается, что всего налогов компании должна заплатить 7 822,42 рубля.

Теперь рассчитаем страховые взносы в Социальный фонд — нужно учитывать всю сумму, которая положена сотруднику, без вычета налога:

(55 000 + 4 500 + 672,42) × 30% = 18 051,73 рубля

Получается, что всего в бюджет работодатель должен будет перечислить 25 874,15 рубля.

Расходы на организацию рабочего процесса

Если у сотрудника есть отдельное рабочее место, то на него необходимо распределить часть стоимости за аренду помещения: выделенный размер рабочего места и процент от общих помещений (кухни, коридоров, переговорных, зон для отдыха и т.п.).

Рабочее место для продавца в ООО «Шуруп и гайка» — это касса и зона возле нее. Всего 5 м2 — по 1 м2 на каждого продавца. Кроме этого, в магазине предусмотрена 12-метровая подсобка с кухней и небольшой зоной отдыха, где сотрудники могут провести обеденный перерыв. Всего в магазине работает 6 сотрудников, включая нового продавца. Получается, на одного сотрудника приходится 2 м2 подсобки.

Общая площадь торгового помещения — 200 м2. Получается, рабочее место продавца занимает 0,5% всего пространства в расчете на одного человека, а подсобка — 1%. Всего на одного сотрудника приходится 1,5% пространства.

ООО «Шуруп и гайка» арендует помещение за 25 000 рублей в месяц. Затраты на рабочее место для сотрудника из них — 375 рублей: 1,5% × 25 000 = 375.

Кроме этого, для работы продавцам требуются канцелярские принадлежности и чековые ленты — на них компания тратит 1 000 рублей ежемесячно. Это 200 рублей на каждого продавца: 1000 : 5 = 200.

В итоге на организацию рабочего пространства для одного сотрудника компания тратит 575 рублей каждый месяц.

Если бы руководитель ООО «Шуруп и гайка» хотел обновить кассовое оборудование или закупить новую мебель в подсобку, эти расходы тоже нужно было бы учесть при расчете затрат на сотрудника.

Косвенные расходы

При расчете стоимости работника нужно учитывать не только прямые затраты, но и косвенные. К ним можно отнести зарплату административного персонала, расходы на охрану и клининг, обучение персонала — все то, что не относится непосредственно к сотруднику.

В ООО «Шуруп и гайка» к косвенным расходам относятся затраты на директора в размере 300 000 рублей, охрану — 80 000 рублей, бухгалтерию — 4 000 рублей. Всего — 385 000 рублей. 

Расходы на охрану и бухгалтерию поделим на всех работников:

(80 000 + 4 000) : 6 = 14 000 рублей

А стоимость директора разделим только на продавцов:

300 000 : 5 = 60 000 рублей

Всего косвенных расходов на одного сотрудника — 74 000 рублей.

Дополнительные расходы

Это так называемые «плюшки», необязательные расходы. Многие компании сегодня предлагают своим сотрудникам различные бонусы: например, компенсацию спортивных занятий, бесплатные обеды в корпоративной столовой, добровольное медицинское страхование (ДМС), детская комната для детей сотрудников, путевки в санатории. 

В ООО «Шуруп и гайка» предусмотрены чай, кофе, печенье, конфеты, которые всегда находятся в свободном доступе в подсобке. Ежемесячно компания тратит на них 3 000 рублей — это 500 рублей на сотрудника: 3 000 : 6 = 500.

В итоге

Для наглядности представим все затраты на нового продавца ООО «Шуруп и гайка» в виде таблицы:

Таким образом, в первый месяц работы ООО «Шуруп и гайка» потратит на сотрудника 197 299,15 рублей — это почти в 4 раза больше того, что он получит на руки.

Как сократить расходы компании на сотрудника

1. Искать сотрудников самостоятельно. Самый дешевый вариант — искать среди знакомых и друзей. Но использовать такой способ не всегда возможно: вряд ли у каждого есть знакомый бухгалтер, программист, лаборант, строитель, юрист или любой другой специалист со специфическими навыками и знаниями. Но если у вас есть знакомый с нужной квалификацией, не упускайте шанс и возьмите его на работу. Самостоятельно размещение вакансии на специализированных сайтах тоже обойдется дешевле, чем обращение в кадровое агентство — в среднем цены начинаются от одной-двух тысяч рублей в месяц.
2. Перевести сотрудников на «удаленку». Это поможет сэкономить на аренде и коммунальных платежах. Хотя удаленщикам нужно компенсировать часть расходов на электричество и связь, если это требуется для работы, но в итоге это все равно будет значительно дешевле, чем содержание целого офиса. 
3. Заключать с сотрудниками договоры ГПХ вместо трудовых. Сотрудникам, которые работают по гражданско-правовому договору, не положены отпуска и компенсации за травмы. А еще такой сотрудник сам организует себе рабочее место и пользуется своим оборудованием. Договор ГПХ можно заключить только с сотрудниками, которые работают над единичными проектами или выполняют работы по заказу. С теми, кто работает в компании постоянно, необходимо заключать трудовой договор.
4. Работать в отраслях и регионах с пониженными страховыми взносами. К таким сферам относятся, например, IT-компании, производители электроники, благотворительные организации и те, кто занимается социальным обслуживание населения. Еще есть целые регионы, в которых действуют пониженные ставки: Крым, Севастополь, Калининград, Курильские острова. Страховой тариф — 7,6%.
5. Используйте аутсорсы. Необязательно открывать в компании бухгалтерию, отдел маркетинга и нанимать юриста. Эти обязанности можно отдать сторонним организациям — затраты на их услуги будут значительно ниже, чем на штатных сотрудников.

Что запомнить

Чтобы рассчитать стоимость сотрудника, нужно учитывать не только прямые расходы на него (зарплата, налоги и страховые взносы), но и косвенные: работу управленцев, аренду помещений и организацию рабочего места, нематериальные бонусы, обучение и т.д. Косвенные затраты организации на сотрудника могут значительно превышать прямые.

Снизить индивидуальную стоимость работника можно, если искать сотрудников самостоятельно, а не с помощью кадрового агентства, пользоваться услугами аутсорсинговых компаний, заключать с временными сотрудниками договоры ГПХ или вести бизнес в льготных отраслях и регионах.