Как сократить издержки без вреда для бизнеса

Чтобы бизнес приносил больше прибыли, можно не только наращивать объемы производства и продаж, но и сокращать издержки: затраты на сырье, оборудование, аренду помещения, зарплату сотрудникам. Тогда при тех же объемах прибыль будет выше. Расскажем, как оптимизировать издержки и не нанести ущерб бизнесу.

Какие издержки постоянные, а какие переменные

Переменные издержки меняются, если растут или падают объемы производства или продаж, а постоянные остаются фиксированными. Чтобы вам было понятнее, какие траты относить к постоянным, а какие — к переменным издержкам, мы сделали таблицу:

Переменные издержки менее «страшные», чем постоянные. Если объемы производства или продаж вдруг упадут, переменные издержки тоже сократятся и не так сильно ударят по карману. Но сокращать их все равно можно и нужно.

В онлайн-системе учета Большая Птица 2.0 можно разносить расходы так, как того требует специфика бизнеса. Грамотное разделение затрат помогает рассчитывать себестоимость, назначать правильные цены, без вреда для бизнеса снижать издержки и принимать верные управленческие решения.

Как оптимизировать постоянные издержки

Постоянные издержки съедают больше всего денег, особенно в периоды кризиса, когда у компании проблемы с производством и продажами. Поэтому их нужно оптимизировать в первую очередь — сокращать или переводить в переменные.

Переход на оплату с KPI

В крупной компании зарплаты сотрудникам — серьезная статья постоянных издержек. Квалифицированным специалистам нужно хорошо платить, но если зарплата стабильная, люди часто работают вполсилы, так как от их вовлеченности в работу зарплата не зависит.

Повысить интерес сотрудников помогает введение KPI, ключевых показателей эффективности. Суть метода проста — базовый оклад сотрудника уменьшается, но зато вводят стимулирующие выплаты за определенные рабочие достижения — количество новых привлеченных клиентов, скорость работы и т.п. Выплаты могут быть фиксированными либо переменными — например, менеджерам часто платят процент от продаж, и это тоже работа с KPI.

Теперь если продажи или объемы производства упадут, работник получит меньше. То есть зарплата из постоянных превратится в переменные издержки. Кроме того, практика показывает, что после введения KPI качество работы сотрудников повышается — люди стараются, если понимают, что могут заработать больше.

Максим Котляренко,

основатель компании «Стартап под ключ»

У меня самого несколько бизнесов, я помогаю открывать бизнес другим людям и везде стараюсь внедрить KPI. Но у этого метода есть недостатки. Если выставить KPI неправильно, сотрудники начинают гнаться за цифрами, за количеством, забывая о качестве. Получается что-то вроде «вижу цель, не вижу препятствий», и страдает качество услуг. Специалист стремится обслужить как можно больше клиентов, не вникая в их проблемы, менеджер продает слишком агрессивно, и сначала это приносит плоды, но потом клиенты не возвращаются. Поэтому важно выставлять KPI правильно, чтобы сотрудники гнались не только за цифрами, но и за качеством.

Оклад по закону нужно указать обязательно — обычно он составляет 30–50% от зарплаты, которую получит сотрудник при выполнении плана. В некоторых компаниях даже не ограничивают верхнюю планку дохода — чем лучше сотрудник работает, тем больше прибыли он приносит компании, и тем больше может получить.

Премиальные выплаты обычно утверждаются локальным нормативным актом: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), отдельным положением о материальном стимулировании. При этом формулировки, за что именно сотрудник премируется должны быть очень точными, во избежание проблем для работодателя.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

Я проставляю KPI для сотрудников. У меня есть сотрудник «на окладе», но большинство работают «под проект». Оклад — минимальный, основную часть дохода получают от KPI. На каждое завершенное действие, которое имеет результат, есть KPI. Самая лучшая система, которая у меня работала — это создание балльной системы. Стоимость одного балла зависит от общей выручки. Таким образом, каждый сотрудник заинтересован в увеличении выручки компании, так как это повысит ценность каждого заработанного им балла и личный доход. Даже уборщица может заработать больше, если выручка компании будет больше. Если у менеджеров комфортные условия для работы, вокруг чисто, у них повышается производительность. Бизнес становится машиной для зарабатывания денег, где каждый заинтересован в увеличении общей выручки.

Приобретение помещений и оборудования в собственность

Аренда — еще одна крупная статья в постоянных издержках компании, и перевести затраты в переменные здесь не получится. Зато затраты можно сократить — перестать платить аренду, купив помещение или оборудование в собственность.

Здесь может быть две ситуации: покупать придется в кредит, либо деньги на приобретение уже есть. Всегда надо смотреть, что выгоднее — может быть, платеж по кредиту будет выше арендной платы, а деньги на покупку лучше вложить куда-нибудь еще.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

У нас была ученица, которая приобрела землю, там построила санаторий. Но если посчитать, сколько она вложила денег, то она получала бы больше, если бы просто сдавала эту землю в аренду. Иногда люди покупают коммерческое помещение и работают там с мыслью «О, аренду платить не надо». А если бы они сдавали это помещение в аренду, то зарабатывали бы гораздо больше. Еще надо смотреть, как можно сэкономить на налогах. Например, я как частное лицо, приобрел помещение в лизинг и сдавал своей фирме в аренду это помещение.

Еще при приобретении помещения и оборудования в собственность важно учитывать налоги. Когда вы арендуете, их нет, а вот когда покупаете — они появляются, и часто могут стать существенной частью постоянных расходов. Не забудьте прибавить их при расчетах и посмотреть, не выгоднее ли будет не обременять себя собственностью и остаться арендатором.

Перевод сотрудников на удаленку

Постоянные издержки на сотрудников — это не только зарплата. Нужно платить за офис, мебель, оборудование, технику, интернет и кофе — все это обходится недешево. Поэтому иногда выгоднее перевести сотрудника на удаленку, чтобы он работал из дома.

Удаленный сотрудник — это не фрилансер. Он официально оформлен в штат, у него есть рабочий график, зарплата и KPI, он может взять больничный и уйти в отпуск. Вы можете даже следить за тем, чем он занимается в рабочее время — для этого есть специальные программы на компьютер.

Конечно, рабочего с завода или уборщицу на удаленку не переведешь, но вот маркетолог, дизайнер и даже менеджер по продажам часто может довольно эффективно работать удаленно.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

Все зависит от бизнеса. Берешь людей не из Москвы и Питера — зарплата в 2 раза меньше. Удаленка сокращает расходы за счет зарплаты специалистам, аренду офиса. Например, у меня есть помощница, которую я лично ни разу не видел, она выполняет задания удаленно. У многих колл-центры находятся на аутсорсе. Это гораздо эффективнее.

Работа с фрилансерами

Бывает, что в бизнесе есть какие-то разовые или регулярные задачи, которые нужно выполнять редко. Нанимать для них постоянного сотрудника неудобно — большую часть времени ему будет нечем заняться, при этом придется платить ему зарплату и делать отчисления в налоговую и страховые фонды. Чтобы сократить эти издержки, можно работать с фрилансерами.

Фрилансеры — это такие люди, с которыми вы заключаете договор оказания услуг, договор ГПХ или договор подряда на разовую работу. Допустим, вам нужно нарисовать логотип, сделать сайт, составить договор. Вы находите фрилансера — дизайнера, программиста или юриста, подписываете с ним договор, и он выполняет работу. Платите только за результат, никаких дополнительных затрат.

Некоторые нанимают фрилансеров даже для регулярных задач. Например, если вам нужны тексты на сайт или в соцсети, можно нанять для этого фрилансера с ИП, подписать с ним договор об оказании услуг, и платить придется только за конкретную работу. Если продажи упадут и денег на статьи не останется — не придется никого увольнять, можно будет просто приостановить работу с фрилансером.

Максим Котляренко,

основатель компании «Стартап под ключ»

Фрилансеры стоят дешевле, но часто низкая цена их услуг — «плата» за риск. Даже с договором фрилансер может подвести — не сделать работу или справиться с ней некачественно, потому что наврал в своем портфолио. Поэтому важно работать только с проверенным людьми — непроверенный фрилансер не сократит, а лишь увеличит издержки, потому что за ним придется переделывать и тратить на доработки драгоценное время. А еще фрилансер часто не вовлечен. Даже если платить ему много, у него в день может быть еще пять таких же проектов, он распыляется, отвлекается, недостаточно глубоко погружается в задачу, и в итоге справляется не так хорошо, как хотелось бы. Ну и третья проблема — конфиденциальность. Фрилансер находится где-то вне вашей сети, и он может случайно или специально раскрыть конфиденциальную информацию, потеря которой обойдется компании в кругленькую сумму. Поэтому я предпочитаю передавать фрилансерам только не очень важные и уж точно не конфиденциальные задачи, а для остального все-таки нанимать постоянных сотрудников в офис.

Оптимизация переменных издержек

Когда объемы производства падают, переменные издержки сокращаются и не так сильно бьют по карману, как постоянные. Поэтому в целом они не такие страшные, хотя и над их сокращением можно поработать.

Создание лучших условий для хранения сырья и товаров

Если бизнес связан с портящимся сырьем или продукцией, то большая часть переменных издержек возникает как раз из-за того, что что-то портится. Чтобы снизить издержки, можно улучшить условия хранения, например, приобрести холодильники или переоборудовать склад. Это может вылиться в большие разовые затраты, но в итоге сократит издержки и в будущем покроет расходы.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

Здесь решает статистика. Надо посчитать, какой процент сырья портится и выгодно ли покупать, например, холодильное оборудование. Если выгодно покупать, смотришь, сколько оно стоит в лизинге. Например, в лизинге оно будет обходиться в 6 тысяч рублей в месяц, а сейчас портится на 4 тысячи, значит, пока не выгодно.

Поиск выгодных поставщиков

Бывает, что отношения с поставщиками сложились давно, но по факту они невыгодные — вы переплачиваете, но продолжаете работать по привычке. Чтобы сократить издержки на приобретение сырья в такой ситуации, можно пойти двумя путями:

• Попробовать поторговаться и попросить скидку. Тут нужно привести аргументы, например, длительное сотрудничество или более низкие цены у конкурентов. Обычно поставщики не хотят терять проверенных клиентов, и часто готовы идти на уступки.

• Постоянно искать новых поставщиков. На рынке часто появляются новые игроки с более выгодными решениями. Если старые поставщики не хотят идти на уступки, разумнее будет не держаться за них, а искать новых. Часто менять поставщиков — не плохо, если это снизит издержки.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

Если вы являетесь постоянным клиентом у поставщика или увеличили объем закупки, надо просить скидку. Сэкономил деньги — значит, заработал. Поиск клиентов и поиск поставщиков — это надо делать постоянно.

Что запомнить

1. Переменные издержки зависят от объемов производства и продаж, а постоянные нет. Из-за этого постоянные страшнее — они остаются высокими, даже когда продажи падают.
2. Постоянные издержки нужно сокращать или переводить в переменные в первую очередь: переводить сотрудников на оплату с KPI, нанимать удаленщиков или фрилансеров, покупать помещение и оборудование в собственность, если это выгодно.
3. Переменные издержки сократить сложнее, но практически всегда можно сделать две вещи: создать лучшие условия для хранения сырья и искать выгодных поставщиков.