Чтобы бизнес приносил больше прибыли, можно не только наращивать объемы производства и продаж, но и сокращать издержки: затраты на сырье, оборудование, аренду помещения, зарплату сотрудникам. Тогда при тех же объемах прибыль будет выше. Расскажем, как оптимизировать издержки и не нанести ущерб бизнесу.

Какие издержки постоянные, а какие переменные

Переменные издержки меняются, если растут или падают объемы производства или продаж, а постоянные остаются фиксированными. Чтобы вам было понятнее, какие траты относить к постоянным, а какие — к переменным издержкам, мы сделали таблицу:

Переменные издержки менее «страшные», чем постоянные. Если объемы производства или продаж вдруг упадут, переменные издержки тоже сократятся и не так сильно ударят по карману. Но сокращать их все равно можно и нужно.

Как оптимизировать постоянные издержки

Постоянные издержки съедают больше всего денег, особенно в периоды кризиса, когда у компании проблемы с производством и продажами. Поэтому их нужно оптимизировать в первую очередь — сокращать или переводить в переменные.

Переход на оплату с KPI

В крупной компании зарплаты сотрудникам — серьезная статья постоянных издержек. Квалифицированным специалистам нужно хорошо платить, но если зарплата стабильная, люди часто работают вполсилы, так как от их вовлеченности в работу зарплата не зависит.

Повысить интерес сотрудников помогает введение KPI, ключевых показателей эффективности. Суть метода проста — базовый оклад сотрудника уменьшается, но зато вводят стимулирующие выплаты за определенные рабочие достижения — количество новых привлеченных клиентов, скорость работы и т.п. Выплаты могут быть фиксированными либо переменными — например, менеджерам часто платят процент от продаж, и это тоже работа с KPI.

Теперь если продажи или объемы производства упадут, работник получит меньше. То есть зарплата из постоянных превратится в переменные издержки. Кроме того, практика показывает, что после введения KPI качество работы сотрудников повышается — люди стараются, если понимают, что могут заработать больше.

Максим Котляренко,

основатель компании «Стартап под ключ»

«У меня самого несколько бизнесов, я помогаю открывать бизнес другим людям и везде стараюсь внедрить KPI. Но у этого метода есть недостатки. Если выставить KPI неправильно, сотрудники начинают гнаться за цифрами, за количеством, забывая о качестве. Получается что-то вроде «вижу цель, не вижу препятствий», и страдает качество услуг. Специалист стремится обслужить как можно больше клиентов, не вникая в их проблемы, менеджер продает слишком агрессивно, и сначала это приносит плоды, но потом клиенты не возвращаются. Поэтому важно выставлять KPI правильно, чтобы сотрудники гнались не только за цифрами, но и за качеством.»

Оклад по закону нужно указать обязательно — обычно он составляет 30–50% от зарплаты, которую получит сотрудник при выполнении плана. В некоторых компаниях даже не ограничивают верхнюю планку дохода — чем лучше сотрудник работает, тем больше прибыли он приносит компании, и тем больше может получить.

Премиальные выплаты обычно утверждаются локальным нормативным актом: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), отдельным положением о материальном стимулировании. При этом формулировки, за что именно сотрудник премируется должны быть очень точными, во избежание проблем для работодателя.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

«Я проставляю KPI для сотрудников. У меня есть сотрудник «на окладе», но большинство работают «под проект». Оклад — минимальный, основную часть дохода получают от KPI. На каждое завершенное действие, которое имеет результат, есть KPI. Самая лучшая система, которая у меня работала — это создание балльной системы. Стоимость одного балла зависит от общей выручки. Таким образом, каждый сотрудник заинтересован в увеличении выручки компании, так как это повысит ценность каждого заработанного им балла и личный доход. Даже уборщица может заработать больше, если выручка компании будет больше. Если у менеджеров комфортные условия для работы, вокруг чисто, у них повышается производительность. Бизнес становится машиной для зарабатывания денег, где каждый заинтересован в увеличении общей выручки.»

Приобретение помещений и оборудования в собственность

Аренда — еще одна крупная статья в постоянных издержках компании, и перевести затраты в переменные здесь не получится. Зато затраты можно сократить — перестать платить аренду, купив помещение или оборудование в собственность.

Здесь может быть две ситуации: покупать придется в кредит, либо деньги на приобретение уже есть. Всегда надо смотреть, что выгоднее — может быть, платеж по кредиту будет выше арендной платы, а деньги на покупку лучше вложить куда-нибудь еще.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

«У нас была ученица, которая приобрела землю, там построила санаторий. Но если посчитать, сколько она вложила денег, то она получала бы больше, если бы просто сдавала эту землю в аренду. Иногда люди покупают коммерческое помещение и работают там с мыслью «О, аренду платить не надо». А если бы они сдавали это помещение в аренду, то зарабатывали бы гораздо больше. Еще надо смотреть, как можно сэкономить на налогах. Например, я как частное лицо, приобрел помещение в лизинг и сдавал своей фирме в аренду это помещение.»

Еще при приобретении помещения и оборудования в собственность важно учитывать налоги. Когда вы арендуете, их нет, а вот когда покупаете — они появляются, и часто могут стать существенной частью постоянных расходов. Не забудьте прибавить их при расчетах и посмотреть, не выгоднее ли будет не обременять себя собственностью и остаться арендатором.

Перевод сотрудников на удаленку

Постоянные издержки на сотрудников — это не только зарплата. Нужно платить за офис, мебель, оборудование, технику, интернет и кофе — все это обходится недешево. Поэтому иногда выгоднее перевести сотрудника на удаленку, чтобы он работал из дома.

Удаленный сотрудник — это не фрилансер. Он официально оформлен в штат, у него есть рабочий график, зарплата и KPI, он может взять больничный и уйти в отпуск. Вы можете даже следить за тем, чем он занимается в рабочее время — для этого есть специальные программы на компьютер.

Конечно, рабочего с завода или уборщицу на удаленку не переведешь, но вот маркетолог, дизайнер и даже менеджер по продажам часто может довольно эффективно работать удаленно.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

«Все зависит от бизнеса. Берешь людей не из Москвы и Питера — зарплата в 2 раза меньше. Удаленка сокращает расходы за счет зарплаты специалистам, аренду офиса. Например, у меня есть помощница, которую я лично ни разу не видел, она выполняет задания удаленно. У многих колл-центры находятся на аутсорсе. Это гораздо эффективнее.»

Работа с фрилансерами

Бывает, что в бизнесе есть какие-то разовые или регулярные задачи, которые нужно выполнять редко. Нанимать для них постоянного сотрудника неудобно — большую часть времени ему будет нечем заняться, при этом придется платить ему зарплату и делать отчисления в налоговую и страховые фонды. Чтобы сократить эти издержки, можно работать с фрилансерами.

Фрилансеры — это такие люди, с которыми вы заключаете договор оказания услуг, договор ГПХ или договор подряда на разовую работу. Допустим, вам нужно нарисовать логотип, сделать сайт, составить договор. Вы находите фрилансера — дизайнера, программиста или юриста, подписываете с ним договор, и он выполняет работу. Платите только за результат, никаких дополнительных затрат.

Некоторые нанимают фрилансеров даже для регулярных задач. Например, если вам нужны тексты на сайт или в соцсети, можно нанять для этого фрилансера с ИП, подписать с ним договор об оказании услуг, и платить придется только за конкретную работу. Если продажи упадут и денег на статьи не останется — не придется никого увольнять, можно будет просто приостановить работу с фрилансером.

Максим Котляренко,

основатель компании «Стартап под ключ»

«Фрилансеры стоят дешевле, но часто низкая цена их услуг — «плата» за риск. Даже с договором фрилансер может подвести — не сделать работу или справиться с ней некачественно, потому что наврал в своем портфолио. Поэтому важно работать только с проверенным людьми — непроверенный фрилансер не сократит, а лишь увеличит издержки, потому что за ним придется переделывать и тратить на доработки драгоценное время. А еще фрилансер часто не вовлечен. Даже если платить ему много, у него в день может быть еще пять таких же проектов, он распыляется, отвлекается, недостаточно глубоко погружается в задачу, и в итоге справляется не так хорошо, как хотелось бы. Ну и третья проблема — конфиденциальность. Фрилансер находится где-то вне вашей сети, и он может случайно или специально раскрыть конфиденциальную информацию, потеря которой обойдется компании в кругленькую сумму. Поэтому я предпочитаю передавать фрилансерам только не очень важные и уж точно не конфиденциальные задачи, а для остального все-таки нанимать постоянных сотрудников в офис.»

Оптимизация переменных издержек

Когда объемы производства падают, переменные издержки сокращаются и не так сильно бьют по карману, как постоянные. Поэтому в целом они не такие страшные, хотя и над их сокращением можно поработать.

Создание лучших условий для хранения сырья и товаров

Если бизнес связан с портящимся сырьем или продукцией, то большая часть переменных издержек возникает как раз из-за того, что что-то портится. Чтобы снизить издержки, можно улучшить условия хранения, например, приобрести холодильники или переоборудовать склад. Это может вылиться в большие разовые затраты, но в итоге сократит издержки и в будущем покроет расходы.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

«Здесь решает статистика. Надо посчитать, какой процент сырья портится и выгодно ли покупать, например, холодильное оборудование. Если выгодно покупать, смотришь, сколько оно стоит в лизинге. Например, в лизинге оно будет обходиться в 6 тысяч рублей в месяц, а сейчас портится на 4 тысячи, значит, пока не выгодно.»

Поиск выгодных поставщиков

Бывает, что отношения с поставщиками сложились давно, но по факту они невыгодные — вы переплачиваете, но продолжаете работать по привычке. Чтобы сократить издержки на приобретение сырья в такой ситуации, можно пойти двумя путями:

• Попробовать поторговаться и попросить скидку. Тут нужно привести аргументы, например, длительное сотрудничество или более низкие цены у конкурентов. Обычно поставщики не хотят терять проверенных клиентов, и часто готовы идти на уступки.

• Постоянно искать новых поставщиков. На рынке часто появляются новые игроки с более выгодными решениями. Если старые поставщики не хотят идти на уступки, разумнее будет не держаться за них, а искать новых. Часто менять поставщиков — не плохо, если это снизит издержки.

Алексей Максимченков,

коммерческий директор ООО «Слава»

«Если вы являетесь постоянным клиентом у поставщика или увеличили объем закупки, надо просить скидку. Сэкономил деньги — значит, заработал. Поиск клиентов и поиск поставщиков — это надо делать постоянно.»

Что запомнить

1. Переменные издержки зависят от объемов производства и продаж, а постоянные нет. Из-за этого постоянные страшнее — они остаются высокими, даже когда продажи падают.
2. Постоянные издержки нужно сокращать или переводить в переменные в первую очередь: переводить сотрудников на оплату с KPI, нанимать удаленщиков или фрилансеров, покупать помещение и оборудование в собственность, если это выгодно.
3. Переменные издержки сократить сложнее, но практически всегда можно сделать две вещи: создать лучшие условия для хранения сырья и искать выгодных поставщиков.