Матрица Эйзенхауэра: как распределять задачи и управлять временем

У Артема есть несколько задач: отвести ребенка к стоматологу, закончить презентацию нового проекта и ввести в курс дела сотрудников. А еще вышла серия любимого сериала, и он очень хочет ее посмотреть. Разорваться Артем не может, поэтому ему нужно определить, что лучше сделать сразу, а что может подождать. Составить список дел ему помогает матрица Эйзенхауэра — простой метод распределения задач по важности и срочности.

Зачем распределять задачи

Принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Если человеку предложить выбрать одну из нескольких задач, он, вероятнее всего, выберет ту, что быстрее приведет к результату, а значит, к чувству удовлетворения — это доказывает исследование, описанное нейробиологом Антонио Дамасио в книге «Ошибка Декарта».

Но не все импульсивные действия действительно ведут к достижению цели. Например, вы уже долгое время занимаетесь каким-то проектом, который пока не приносит результата, но благодаря ему в перспективе вы сможете выйти на новый рынок. Однажды вам предлагают еще один проект, довольно простой и быстрый, но который не позволит вам развиваться. Возьметесь за него, если придется отложить долгосрочный и важный проект?

Планирование времени помогает отойти от эмоций и распределить задачи так, чтобы всё важное действительно было выполнено, а второстепенное — оставлено на потом. Если не соблюдать порядок дел, можно:

• погрязнуть в рутине и не добиться поставленных целей;

• постоянно находиться в стрессе и эмоциональном истощении.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности. 

Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов:

А — важные и срочные дела;

B — важные и несрочные дела;

C — неважные, но срочные дела;

D — неважные и несрочные дела.

Хотя никаких научных доказательств этому нет, считается, что матрицу использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — один из самых продуктивных президентов Америки. 

Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году. А книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», опубликованная в 1989 году, принесла матрице популярность.

Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставить приоритеты и не отвлекаться на лишнее.

Что дает матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра позволяет не только планировать время, но также:

• Рационально расходовать ресурсы. Утром, пока вы бодры и полны сил, решать сложные и кризисные задачи проще. А вечером, когда энергии уже не так много, можно сделать и что-то менее значительное: например, полить цветы или помыть посуду.

• Помогает дисциплинировать себя и контролировать свою жизнь. Вы концентрируетесь на приоритетных целях и важных делах, а на второстепенные  — обращаете внимание в последнюю очередь.

Эффективность матрицы Эйзенхауэра доказывает исследование, проведенное американскими учеными в 2018 году: большинство людей бессознательно ставят в приоритет срочные дела, оставляя важные на потом. Наиболее значимые дела часто бывают наиболее сложными, а цель, которую они преследуют, кажется далекой. Поэтому люди начинают с того, что проще и быстрее закончить.

Как построить матрицу Эйзенхауэра

Вернемся к Артему и его задачам. Прежде чем построить матрицу, он составляет общий список дел, которые нужно или хочется выполнить. Затем Артем берет чистый лист бумаги и делит его на четыре части: 

Перед тем, как поместить задачу в один из квадрантов, Артем отвечает на два вопроса:

• Это важно? Да/Нет

• Это срочно? Да/Нет

Ответив на эти вопросы, он определяет задачу в одну из групп:

Квадрант A

• дела, которые напрямую влияют на достижение цели;

• задачи, которые помогают избежать трудностей;

• кризисы и форс-мажоры;

• вопросы здоровья.

Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.

Квадант B

• рутинные задачи на работе;

• дела, связанные с личностным ростом.

Задачи из этой группы — это то, что вы делаете регулярно, и то, что поддерживает уровень вашей жизни. Большинство дел из категории B связаны с долгосрочными целями. Если выполнять эти задачи хорошо и в срок, то ваша работа, успех и благополучие будут на высоте. Иначе все задачи из квадранта B перейдут в квадрант A: срочных и одновременно важных задач будет слишком много.

Основная обязанность Артема как владельца бизнеса — контролировать работу всех отделов компании. Кроме того, он регулярно ходит в спортзал, чтобы поддерживать себя в форме, и изучает английский язык, чтобы читать бизнес-литературу и однажды выйти на международный рынок. 

Квадрант C

• отвлекающие дела, которые кажутся важными;

• повседневные домашние дела.

Дела, попадающие в эту группу, можно легко перепутать с задачами из категории А. Но они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают личную эффективность. Ничего страшного не случится, если вы помоете посуду не сразу после завтрака или просмотрите электронные письма вечером.

Часто задачи из группы С связаны с целями и желаниями других людей. Кроме того, большинство дел из этой категории можно делегировать: нанять клининговую службу для уборки дома, отправить документы курьерской службой, поручить написание отчета ответственному сотруднику и т.д.

Утром жена попросила Артема купить продукты домой. А недавно Артем нанял несколько новых сотрудников — ему хочется как можно быстрее ввести их в курс дела и помочь разобраться в основных задачах. Кажется, что это очень важное дело, ведь от него зависит работа других людей. Но Артем — руководитель компании и у него есть более важные задачи. Уделять много сил и времени обучению новых сотрудников он не может.

Квадрант D

• то, что не несет практической пользы;

• то, что приносит удовольствие.

Проверить обновления в социальных сетях, прочитать главу захватывающего детектива, посмотреть серию любимого сериала, собрать монеты в игровом приложении — все эти действия приносят нам удовольствие и помогают отдохнуть от сложных и важных задач. 

Отвлекаться естестественно — тот же Эйзенхауэр в рабочее время играл в гольф. Но, когда такие действия занимают большую часть времени, добиваться успеха становится некогда.

Исследование, опубликованное в американском журнале Journal of Applied Psychology в 2019 году, доказывает, что «убийцы времени» негативно влияют на продуктивность и психологическое состояние людей. Люди, которые проводят много времени за просмотром телепередач и страниц в соцсетях, теряют мотивацию и позитивный настрой к концу недели. А те, кто вместо этого занимаются йогой, медитацией, слушают музыку и помогают другим, чувствуют себя более спокойными и мотивированными.

Задачи из квадранта D не стоит выбрасывать из жизни — их можно и даже нужно выполнять. Если вы все время будете делать только важное и срочное и не будете уделять время отдыху, в конце концов вас ждет выгорание.

Артем расставляет все задачи в порядке приоритета — в итоге его матрица выглядит так:

Артем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях.

В заключение

Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по степени важности и срочности и расставлять их по четырем квадрантам. Если пользоваться этим методом тайм-менеджмента, получится выполнять все приоритетные задачи — в результате чувствовать себя лучше и не тревожиться из-за того, что не успел что-то важное.

Больше по теме:

• Тайм-менеджмент для бизнесмена
• Как найти баланс между работой и жизнью
• Как принимать важные решения: 5 научных способов
• SMART: как правильно ставить цели, если вы хотите добиться успеха в бизнесе
• Как выйти из операционки и не бояться, что бизнес рухнет
• Как научиться делегировать задачи
• Какие задачи можно делегировать, а какие лучше оставить себе
• 7 лайфхаков для повышения личной продуктивности
• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок
• Нейросети для бизнеса: чем полезны и как использовать
• 10 навыков успешного предпринимателя
• Что делать предпринимателю, если ничего не хочется
• Синдром самозванца: что это такое и как от него избавиться