Какие задачи можно делегировать, а какие лучше оставить себе

Когда расширяешь бизнес, рано или поздно возникает необходимость передавать часть своих обязанностей помощникам и подчиненным. Делать это сложно — кажется, что подчиненные не справятся, а если передать им что-нибудь не то, будут одни убытки и лишняя трата времени. Рассказываем, что именно можно делегировать, а что лучше оставить себе.

Можно: мелкую повседневную рутину

Даже низкоквалифицированный сотрудник способен справиться с мелочами — распределить встречи по календарю, внести данные в простой отчет, отправить в определенный день готовую налоговую декларацию. Чтобы поручать их подчиненным эффективно, можно составить четкую инструкцию, которую поймет даже низкоквалифицированный сотрудник.

Можно: предварительную работу, подготовку

Часто много времени отнимает не работа, а подготовка к ней: сбор материалов и информации, составление прототипа или шаблона, наброски инструкции или плана. Это можно поручить подчиненным, даже если дело ответственное — результат не окончательный, работу в итоге будете делать вы сами, и в случае чего подкорректируете подготовленные материалы так, чтобы все было в порядке.

Можно: задачи, требующие специальной квалификации

На старте бизнеса начальник часто и швец, и жнец, и на дуде игрец: одной рукой заполняет налоговую декларацию, второй верстает сайт, третьей настраивает рекламу во Вконтакте. На начальном этапе это позволяет сэкономить, но качество такой работы обычно низкое, а времени на обучение и выполнение она отнимает много. Поэтому сразу же, как появится возможность, такие задачи можно делегировать: поручить наемным работникам или фрилансерам.

Можно: несрочные дела

Бывает, что задача важная, но не очень срочная. В таком случае ее можно поручить подчиненному, которого вы планируете обучить. У вас будет время, чтобы проверить и исправить работу несколько раз, чтобы в будущем делегировать ему эти дела, даже если они вдруг будут срочными.

Нельзя: стратегические и ответственные задачи

Руководить фирмой должен все-таки начальник. Только ему известна ситуация в комплексе, он отвечает за весь бизнес, поэтому стратегические решения лежат на его плечах. Такие вопросы нельзя делегировать другим. Можно передать сбор информации, спрашивать совета, консультироваться со специалистами, но непосредственное решение должно быть на вас.

Нельзя: благодарности и мотивации

Если менеджер приходит к сотрудникам и говорит, что «директор выразил вам благодарность», им будет приятно. Но куда лучше, если директор придет сам и лично всех поблагодарит — это поднимает командный дух.

Кроме того, лучше, чтобы именно вы назначали сотрудникам поощрения и мотивации, так как вы лучше знаете, какой размер и способ вознаграждения не разорит компанию.

Нельзя: выговоры подчиненным

Отчитывать сотрудников за ошибки нужно всегда лично, не на публику. И лучше, если это будет делать именно прямой начальник, а не какое-то «ответственное лицо». Выговор от такого же подчиненного неприятен и часто не воспринимается всерьез, в то время как выговор от прямого начальника — прямое руководство к действию и призыв не косячить.

Нельзя: конфиденциальные дела

Нельзя делегировать то, что вы или ваши клиенты хотели бы держать в тайне. Чем меньше людей знают конфиденциальную информацию, тем лучше, поэтому нужно по максимуму ограничить круг вовлеченных в дело людей. Иногда можно поручать дела вовлеченным подчиненным, с которыми подписан договор о неразглашении, но в большинстве случаев лучше все-таки делать все самому.

Нельзя: срочные задачи, для которых у сотрудника нет опыта

Если сотрудник раньше не решал подобную задачу, делегировать ему что-то срочное — плохая идея. Придется тратить время на его обучение, потом на проверку, а если что-то пойдет не так, переделывать уже не будет времени.

Многие делегируют задачу как раз тогда, когда они уже ее не успевают. Такой подход неправильный — лучше рассчитать свое время и поручить работу подчиненному заранее, чтобы было время проверить и в случае чего переделать самому.

Нельзя: найм прямых подчиненных

Если нужно нанять помощника или начальника, который будет подчиняться вам напрямую, лучше делать это самому. Даже если вы доверите это дело квалифицированному сотруднику, вам все равно придется потом задавать дополнительные вопросы и принимать окончательное решение — это будет не делегирование. Максимум, что можно поручить подчиненному — отбор кандидатов по обозначенным вами критериям.

Больше по теме:

• Как выйти из операционки и не бояться, что бизнес рухнет
• Как научиться делегировать задачи
• Зачем обучать персонал и как это делать с пользой для бизнеса
  
• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок
• Как товароучетная система может упростить бизнес