Матрица Эйзенхауэра: как распределять задачи и управлять временем
Работа в режиме многозадачности требует много сил и часто не дает сосредоточиться на главном. В статье расскажем, как определять приоритетные задачи и всё успевать.
У Артема есть несколько задач: отвести ребенка к стоматологу, закончить презентацию нового проекта и ввести в курс дела сотрудников. А еще вышла серия любимого сериала, и он очень хочет ее посмотреть. Разорваться Артем не может, поэтому ему нужно определить, что лучше сделать сразу, а что может подождать. Составить список дел ему помогает матрица Эйзенхауэра — простой метод распределения задач по важности и срочности.
Зачем распределять задачи
Принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Если человеку предложить выбрать одну из нескольких задач, он, вероятнее всего, выберет ту, что быстрее приведет к результату, а значит, к чувству удовлетворения — это доказывает исследование, описанное нейробиологом Антонио Дамасио в книге «Ошибка Декарта».
Но не все импульсивные действия действительно ведут к достижению цели. Например, вы уже долгое время занимаетесь каким-то проектом, который пока не приносит результата, но благодаря ему в перспективе вы сможете выйти на новый рынок. Однажды вам предлагают еще один проект, довольно простой и быстрый, но который не позволит вам развиваться. Возьметесь за него, если придется отложить долгосрочный и важный проект?
Планирование времени помогает отойти от эмоций и распределить задачи так, чтобы всё важное действительно было выполнено, а второстепенное — оставлено на потом. Если не соблюдать порядок дел, можно:
постоянно находиться в стрессе и эмоциональном истощении.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов:
А — важные и срочные дела;
B — важные и несрочные дела;
C — неважные, но срочные дела;
D — неважные и несрочные дела.
Хотя никаких научных доказательств этому нет, считается, что матрицу использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — один из самых продуктивных президентов Америки.
Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году. А книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», опубликованная в 1989 году, принесла матрице популярность.
Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставить приоритеты и не отвлекаться на лишнее.
Что дает матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра позволяет не только планировать время, но также:
Рационально расходовать ресурсы. Утром, пока вы бодры и полны сил, решать сложные и кризисные задачи проще. А вечером, когда энергии уже не так много, можно сделать и что-то менее значительное: например, полить цветы или помыть посуду.
Помогает дисциплинировать себя и контролировать свою жизнь. Вы концентрируетесь на приоритетных целях и важных делах, а на второстепенные — обращаете внимание в последнюю очередь.
Эффективность матрицы Эйзенхауэра доказывает исследование, проведенное американскими учеными в 2018 году: большинство людей бессознательно ставят в приоритет срочные дела, оставляя важные на потом. Наиболее значимые дела часто бывают наиболее сложными, а цель, которую они преследуют, кажется далекой. Поэтому люди начинают с того, что проще и быстрее закончить.
Как построить матрицу Эйзенхауэра
Вернемся к Артему и его задачам. Прежде чем построить матрицу, он составляет общий список дел, которые нужно или хочется выполнить. Затем Артем берет чистый лист бумаги и делит его на четыре части:
Матрица Эйзенхауэра
Перед тем, как поместить задачу в один из квадрантов, Артем отвечает на два вопроса:
Это важно? Да/Нет
Это срочно? Да/Нет
Ответив на эти вопросы, он определяет задачу в одну из групп:
Квадрант A
дела, которые напрямую влияют на достижение цели;
задачи, которые помогают избежать трудностей;
кризисы и форс-мажоры;
вопросы здоровья.
Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.
Квадант B
рутинные задачи на работе;
дела, связанные с личностным ростом.
Задачи из этой группы — это то, что вы делаете регулярно, и то, что поддерживает уровень вашей жизни. Большинство дел из категории B связаны с долгосрочными целями. Если выполнять эти задачи хорошо и в срок, то ваша работа, успех и благополучие будут на высоте. Иначе все задачи из квадранта B перейдут в квадрант A: срочных и одновременно важных задач будет слишком много.
Основная обязанность Артема как владельца бизнеса — контролировать работу всех отделов компании. Кроме того, он регулярно ходит в спортзал, чтобы поддерживать себя в форме, и изучает английский язык, чтобы читать бизнес-литературу и однажды выйти на международный рынок.
Квадрант C
отвлекающие дела, которые кажутся важными;
повседневные домашние дела.
Дела, попадающие в эту группу, можно легко перепутать с задачами из категории А. Но они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают личную эффективность. Ничего страшного не случится, если вы помоете посуду не сразу после завтрака или просмотрите электронные письма вечером.
Часто задачи из группы С связаны с целями и желаниями других людей. Кроме того, большинство дел из этой категории можно делегировать: нанять клининговую службу для уборки дома, отправить документы курьерской службой, поручить написание отчета ответственному сотруднику и т.д.
Утром жена попросила Артема купить продукты домой. А недавно Артем нанял несколько новых сотрудников — ему хочется как можно быстрее ввести их в курс дела и помочь разобраться в основных задачах. Кажется, что это очень важное дело, ведь от него зависит работа других людей. Но Артем — руководитель компании и у него есть более важные задачи. Уделять много сил и времени обучению новых сотрудников он не может.
Квадрант D
то, что не несет практической пользы;
то, что приносит удовольствие.
Проверить обновления в социальных сетях, прочитать главу захватывающего детектива, посмотреть серию любимого сериала, собрать монеты в игровом приложении — все эти действия приносят нам удовольствие и помогают отдохнуть от сложных и важных задач.
Отвлекаться естестественно — тот же Эйзенхауэр в рабочее время играл в гольф. Но, когда такие действия занимают большую часть времени, добиваться успеха становится некогда.
Исследование, опубликованное в американском журнале Journal of Applied Psychology в 2019 году, доказывает, что «убийцы времени» негативно влияют на продуктивность и психологическое состояние людей. Люди, которые проводят много времени за просмотром телепередач и страниц в соцсетях, теряют мотивацию и позитивный настрой к концу недели. А те, кто вместо этого занимаются йогой, медитацией, слушают музыку и помогают другим, чувствуют себя более спокойными и мотивированными.
Задачи из квадранта D не стоит выбрасывать из жизни — их можно и даже нужно выполнять. Если вы все время будете делать только важное и срочное и не будете уделять время отдыху, в конце концов вас ждет выгорание.
Артем расставляет все задачи в порядке приоритета — в итоге его матрица выглядит так:
Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра
Артем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях.
В заключение
Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по степени важности и срочности и расставлять их по четырем квадрантам. Если пользоваться этим методом тайм-менеджмента, получится выполнять все приоритетные задачи — в результате чувствовать себя лучше и не тревожиться из-за того, что не успел что-то важное.
Правильно построенный личный бренд предпринимателя может существенно повысить доверие со стороны клиентов и инвесторов. Разбираем, что такое личный бренд и как его создать....
Если отстроиться от конкурентов, можно получить больше лояльных клиентов и продавать больше товаров. Разбираемся, как продавать на маркетплейсах, чтобы клиенты выбирали именно вас....
Если у вас один магазин, то управлять им довольно просто. А как наладить процессы и ничего не упустить, когда магазинов станет несколько? Рассказываем, как эффективно управлять розничной сетью....
Комментарии
Оставьте первый комментарий