Зачем проводить инвентаризацию перед сдачей годовой отчетности

Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности компания обязана провести инвентаризацию. Инвентаризация — это проверка всего имущества организации. К имуществу относятся как материальные объекты, например, компьютеры или остатки товаров, так и финансовые обязательства, например, кредитные договоры.

Расскажем, кто и зачем обязан проводить инвентаризации, что именно и как нужно инвентаризировать, что грозит компании, если она сдаст отчетность без инвентаризации.

Зачем проводить инвентаризацию

Согласно статье 14 402-ФЗ, результаты инвентаризации не входят в бухгалтерскую отчетность. Это значит, что теоретически сдать годовую отчетность можно и без результатов инвентаризации. Однако согласно приказу Минфина, перед составлением годовой отчетности организации обязаны провести инвентаризацию, чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета.

По факту это означает, что в обычной ситуации налоговая не узнает, провели вы инвентаризацию или нет. Но если что-то в вашем годовом отчете их насторожит, они могут прийти с проверкой и запросить данные инвентаризации. Если их не будет, получится, что вы нарушили закон.

Инвентаризацию обязаны проводить только те, кто ведут бухгалтерский учет — это все юрлица и некоторые ИП, которые сами приняли такое решение. Большинство ИП просто сдают налоговые декларации и не ведут бухучет — их правила по инвентаризации не касаются.

Инвентаризацию полезно проводить не только ради соблюдения законодательных норм. Она помогает понять состояние предприятия — наглядно увидеть все материальные активы, имущество и долги, узнать реальное положение дел на предприятии. Например, в ходе инвентаризации можно увидеть, что сотрудники склада воруют, у компании есть неучтенные в бухучете расходы и долги или какое-то имущество было учтено дважды.

Поэтому лучше воспринимать инвентаризацию не как досадную обязанность, а как возможность оценить состояние своей компании.

Что именно нужно инвентаризировать

Материальные активы. К ним относятся здания, оборудование, транспорт, товары и готовая продукция, запасы, сырье и материалы. Учитывать нужно как свое, так и арендованное, а также то, что вы взяли на ответственное хранение.

Например, если вы пользуетесь арендованными автомобилями, нужно проверить их количество и техническое состояние.

Финансы. Деньги в кассах и на счетах, ценные бумаги, депозиты, финансовые вложения, долги дебиторов.

Например, если у вас по бухгалтерии проходят долги дебиторов, нужно убедиться, что для них есть подтверждающие бумаги, например, расписки или договоры.

Долги. Ваши кредиторские задолженности, займы, резервы, деньги, не выплаченные поставщикам или контрагентам.

Например, если у вас есть кредиты в банках, нужно обратиться в них и сверить платежи, проценты и остатки по кредитам.

Нематериальные активы. Товарные знаки, программы, фирменные названия, базы данных — все, что принадлежит вашей компании и стоило ей денег.

Например, нужно учесть лицензионные копии 1С: Бухгалтерии на компьютерах — посмотреть, сколько было куплено и сколько фактически установлено.

Инвентаризировать все это не обязательно каждый раз. Основные средства компании можно проверять раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет.

Как провести инвентаризацию

Проводить инвентаризацию нужно до составления бухгалтерского баланса. Обычно ее проводят в декабре, чтобы успеть в начале нового года сформировать бухгалтерскую отчетность и передать ее в ФНС. Если вы уже учитывали какое-то имущество в четвертом квартале, например, проверили товары на складе в октябре, повторно их можно не проверять.

Когда вы определились со сроками, пора приступать к инвентаризации.

1. Сформировать комиссию. В нее могут входить бухгалтер, юрист или другие сотрудники, а также представители сторонних компаний, например, аудитор. Можно составить комиссию из любого количества человек, но лучше, чтобы их было нечетное количество — не будет проблем при голосовании. Комиссию можно составить один раз и использовать в каждой новой инвентаризации. Если в компании много подразделений, можно собрать несколько комиссий.

Обычно опытный бухгалтер или юрист знает, как проводить инвентаризацию. Если у вас есть такой сотрудник, можно просто назначить его председателем комиссии и ни о чем не беспокоится — он все сделает сам.

2. Издать приказ. В свободной форме объявить о начале инвентаризации: указать сроки и состав комиссии. Еще нужна причина — в нашем случае это составление годовой отчетности. Реквизиты документа нужно занести в журнал контроля.

Обязательные сведения и реквизиты, которые должны быть в приказе:

• наименование фирмы;

• дата составления и номер документа;

• объекты и цель проведения проверки;

• перечень задействованных подразделений;

• период проведения;

• сроки предоставления результатов;

• состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей каждого ее члена;

• фамилия, имя, отчество и подпись руководителя.

3. Зафиксировать остатки. Первым делом нужно оценить все нынешние активы: собрать расписки от материально ответственных лиц, отчеты о движении денег и активов, составить реестры. С этими документами комиссия будет сверять реальное положение дел.

4. Проверить активы и обязательства. Физически проверить все имущество и активы: осмотреть, составить описи, проставить инвентарные номера.

На проверке обязаны присутствовать все члены комиссии — если отсутствует хотя бы один, результаты проверки недействительны.

5. Сравнить и оформить результаты. Все собранные данные нужно сверить с показателями бухучета. Если есть расхождения — бухгалтерам нужно отразить это в документах.

6. Провести заседание. Члены комиссии собираются вместе, обобщают результаты, анализируют причины расхождения и ищут способы их устранить. На заседании ведется протокол.

После проведения инвентаризации все документы нужно отправить в бухгалтерию, чтобы там привели в порядок данные учета: оприходовали излишки, списали недостачи.

Что будет, если не провести инвентаризацию

Штрафов именно за то, что вы не провели инвентаризацию, нет. Однако если налоговая проверит вашу компанию и найдет что-то подозрительное, инвентаризация поможет подтвердить, что проблем нет. Без инвентаризации подтверждения не будет, а значит, вас могут оштрафовать за нарушение правил учета доходов и расходов по статье 15.11 КоАП РФ — на сумму от 5 000 до 20 000 рублей. Этот штраф выписывают должностному лицу, еще его могут дисквалифицировать на 1–3 года.

Например, налоговики вышли на проверку и нашли на складе излишки товаров, не отраженные в бухучете. Доказать их происхождение организация не смогла, т.к. не было акта инвентаризации. Если сумма излишков превысила 10% от статьи «Запасы» баланса, то руководителя накажут за грубое нарушение правил ведения бухучета (примечание 1  к ст. 15.11 КоАП).

Теоретически могут оштрафовать еще по статье 120 НК РФ — на сумму от 10 000 до 40 000 рублей. Но в постановлении от 02.02.2010 №17АП-13093/2009-АК арбитражный апелляционный суд указал, что для целей применения ст. 120 НК РФ действует принцип: только то является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, что прямо перечислено в абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ.

Все остальное нельзя рассматривать в качестве правонарушения по ст. 120 НК РФ. Поэтому за отсутствие актов инвентаризации и приказа об инвентаризации оштрафовать по ст. 120 НК РФ нельзя. ФАС Уральского округа постановлением от 06.05.2010 № Ф09-3206/10-С2 оставил в силе это решение.

Даже если налоговая вами не заинтересуется, отсутствие инвентаризации может плохо сказаться на работе вашей компании. Штрафов не будет, но вы останетесь в неведении — не сможете узнать, чем реально владеете, сколько товаров и сырья осталось на складе, в каком состоянии находится оборудование. В итоге можно оказаться в неприятном положении — например, не найти нужное оборудование, когда оно понадобится для работы.

Что запомнить

1. Если вы ведете бухгалтерию, вы обязаны проводить инвентаризацию перед сдачей годовой отчетности — так гласит приказ Минфина. Но показывать результаты инвентаризации без запроса никому не надо.

2. Инвентаризировать нужно все имущество компании: материальные и нематериальные активы, финансы, долги.

3. Для инвентаризации нужно составить комиссию, издать приказ об инвентаризации, зафиксировать остатки, сравнить с ними реальное положение дел, а после скорректировать бухгалтерские документы.

4. Если не провести инвентаризацию, можно получить штраф от налоговой. Кроме того, без нее вы не будете знать, как реально обстоят дела на предприятии.

Больше по теме:

• Как товароучетная система может упростить бизнес
• Материальная ответственность сотрудника: в каких случаях действует и как взыскать ущерб
• Как уценить и списать товар
• Оптимизация товарных запасов и почему это важно для вашего бизнеса
• Страховой запас: что это такое и как рассчитать, чтобы продавать стабильно
• Как планировать закупки без дефицита и излишков
• 11 способов избавиться от залежавшегося товара
• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок