Как развить навыки делового общения

Предприниматель регулярно ведет переговоры, ищет новых партнеров и инвесторов, общается с командой. Если вы до сих пор испытываете стеснение при знакомстве с новыми людьми, не знаете, что нужно говорить на деловых встречах, и соглашаетесь на невыгодные для себя условия, то вам необходимо развивать умение общаться. В статье расскажем, на что обратить внимание, чтобы деловое общение проходило результативно.

Что такое общение  

Коммуникация (или общение) — это процесс передачи информации в устной, письменной и невербальной формах. Важно не только то, что вы говорите, но и как вы это делаете. 

Существует четыре основных вида делового общения:

1. Вербальное — передача информации при помощи голоса и слов, т.е. речь человека. К этой группе относятся звонки, личные разговоры, виртуальные встречи.

2. Невербальное — подтекст, который мы вкладываем в сообщение с помощью жестов, мимики и интонации. Сюда же можно отнести внешний вид человека и его поведение. Например, если вы придете на официальную встречу со строгим дресс-кодом в спортивной обуви и гавайской рубашке, окружающие могут воспринять это как неуважение к правилам и некий протест. 

3. Визуальное — использование иллюстраций (графиков, чертежей, схем, рисунков, видео), которые помогают сделать идею ясной. Чаще всего визуальная коммуникация применяется на презентациях и конференциях.

4. Письменное — передача сообщения в письменной форме: смс, сообщения в мессенджерах и электронной почте, отчеты и документы.

Если вы хотите добиться успеха в бизнесе и уважения партнеров, нужно развивать все виды общения.

Зачем предпринимателю развивать коммуникативные навыки

Если у предпринимателя прокачаны навыки общения, он с легкостью сможет:

1. Заводить деловые знакомства. По-настоящему успешные предприниматели коммуникабельны — каждого встреченного человека они воспринимают как потенциального партнера для бизнеса и стараются поддерживать с ним связь.

2. Находить общий язык с партнерами. Не все люди просты в общении, но если предприниматель хочет добиться успеха, то он должен уметь находить подход ко всем. На деловых встречах эмоциям не место: если после каждого возражения вы будете злиться, агрессивно спорить или вообще уходить, не пытаясь решить проблему, вы не сможете завести полезные связи и вывести свою компанию на новый уровень.

3. Выстраивать отношения внутри команды. Эффективное общение создает позитивную атмосферу — коллегам приятно работать друг с другом, они могут свободно высказывать свои идеи и получать фидбек от руководства. В итоге сотрудники работают на результат и становятся не просто коллегами, а сплоченной командой.

4. Распределять задачи и добиваться результата от подчиненных. Если сотрудники не понимают, что от них хочет начальник, они будут додумывать сами и, скорее всего, не смогут выполнить работу как нужно.

Принципы эффективного общения в деловой среде

Существуют правила коммуникации, которые работают всегда:

1. Внимательно слушать. Во время разговора концентрируйтесь на том, что говорит ваш собеседник и думайте не только о том, какую пользу он может вам принести, но и как вы можете помочь ему. Сотрудничество должно быть ценным для обеих сторон. Если вы понимаете, что уже долго говорите, сделайте паузу, позвольте собеседнику вставить слово или задать вопрос. Не забывайте и сами уточнять детали и реагировать на высказывания партнера. Не отвлекайтесь: прокручивание собственных мыслей в голове, рассматривание потолка и зевание — не лучший способ завоевать расположение потенциального партнера.

2. Говорить и писать правильно. Возможно, в школе вам не очень давалось изучение языка, но грамотно говорить и писать очень важно для предпринимателя. Партнеры могут усомниться в вашей компетенции, если вы пришлете им письмо с кучей ошибок, а в речи будете постоянно использовать слова-паразиты и неправильно ставить ударения в словах. Еще один важный речевой навык — дикция: если вы «проглатываете» окончания, тараторите, неправильно произносите отдельные звуки, общаться с вами будет сложно.

3. Следить за языком тела. Зачастую мимика, жесты и интонация говорят намного больше слов. Например, скрещенные на груди руки создают границу между вами и собеседником и вызывают ощущение, что вы хотите поскорее закончить разговор. Избегание зрительного контакта выдает в вас неуверенность, а пристальный взгляд в глаза — наоборот, агрессию и попытку доминирования. Идеально отводить взгляд каждые 7–10 секунд, чтобы не вызывать чувство дискомфорта. Если вы чем-то недовольны, старайтесь не показывать, иначе собеседник может воспринять это на свой счет. Отрицательное отношение часто выдают нахмуренные брови и напряженная поза.

4. Соблюдать этикет и правила делового общения. Опоздания, фамильярность, сплетни, слишком эмоциональные реакции, неуместные шутки — всему этому не место на деловом мероприятии. Стоит соблюдать правила и в одежде. В своем офисе вы можете носить спортивный костюм и домашние тапочки, если хотите. Но в вашем гардеробе обязательно должна быть пара деловых костюмов и вечерних нарядов для официальных встреч. 

5. Поддерживать связь. Возможно, ваш новый знакомый не может помочь вам в развитии бизнеса сегодня, но кто знает, что ждет вас завтра? Старайтесь не терять контакты и время от времени напоминайте о себе.

Николай Журавлев,

генеральный директор ООО «Эксперты бизнес-планирования»

ООО «Эксперты бизнес-планирования»

Нередко полезные связи нарабатываются еще в юности. Важно не терять контакты одноклассников и однокурсников, чтобы поддерживать с ними связь даже после учебы. Один из самых важных советов — забыть о стеснении, при этом четко соблюдая чужие границы. 

С бизнес-партнерами необходимо вести себя точно так же. Если вам удалось познакомиться с человеком, который может быть потенциально полезен — обязательно сохраните его контакт и напоминайте о себе не реже, чем раз в несколько месяцев. Отличный вариант — пригласить человека на обед, ведь встречи лицом к лицу также очень важны. 

Будьте искренними и выражайте свою заинтересованность. Не забывайте отвечать на звонки, голосовые сообщения или электронные письма, а также обязательно держите слово — если вы сказали, что сделаете что-то, сделайте это.

6. Быть честным. Показать себя компетентным специалистом важно, но не нужно преувеличивать свои заслуги. Обман с большой вероятностью обнаружится, и сотрудничать с вами больше не захотят. Лучше честно рассказать о своих навыках и опыте, а потом вложить все силы и возможности в качественную реализацию проекта — дела говорят намного больше слов.

Как развивать навыки делового общения

Умение слушать

Выключайте внутренний диалог, чтобы полностью сосредоточиться на том, что говорится. Повторите то, что вы услышали, но сформулируйте это по-другому, кивайте, задавайте вопросы, старайтесь «поймать» настроение собеседника. Если человек говорит о проблеме, проявите сочувствие, не надо говорить, что у вас было еще хуже. 

Речь

Для начала попробуйте записать свою речь на диктофон (лучше это делать в живом разговоре, а не в одиночку), а затем внимательно прослушайте. Обратите внимание на интонации, скорость и четкость речи, слова-паразиты. Определите, какие фразы вам понравились, а какие — нет.

Если вы услышите частые «как бы», «типа», «собственно говоря», «в целом», «так сказать», «э-э-э» и т.п. — отметьте для себя эти фразы и, когда в следующий раз вам захочется их произнести, лучше сделайте паузу. Чаще всего слова-паразиты начинают проскальзывать, когда вы говорите слишком быстро.

Хорошая дикция появляется тогда, когда вы начинаете активно артикулировать, то есть шевелить ртом и языком. Выговаривать все звуки помогают скороговорки и классическое упражнения «камни во рту».

И самое действенное средство для красивой речи — чтение. Чем больше вы читаете, тем больше знаете, а значит, можете рассказать. Кстати, можете читать вслух, а лучше с набитым ртом — так вы еще и над дикцией поработаете.

Язык тела

Контролировать мимику и жесты помогает упражнение «беседа с зеркалом». Сядьте возле зеркала и попробуйте порассуждать над чем-нибудь. Можете пересказать недавно прочитанную книгу или рассказать о любимом фильме. Важно плавно переходить от одной мысли к другой, объединять фразы в длинные логические цепочки, следить за позой, жестами и мимикой. Скорее всего, вам сразу же захочется выпрямить спину, перестать махать руками и начать больше улыбаться. 

Поддержание отношений

Развивая бизнес, вы будете встречаться с огромным количеством людей. Запомнить каждого из них сложно. Но необязательно держать все в голове — записывайте важную информацию о людях: кто они, чем занимаются, какие у них увлечения и сильные стороны. Можно купить отдельный блокнот, заносить данные в таблицу Excel или приложение для контактов — неважно, где вы будете вести свою картотеку. Главное — когда вам понадобится найти специалиста для определенной задачи, вы сможете быстро найти его среди знакомых.

Придерживайтесь правила «48 часов». После того, как вы познакомились с потенциальным партнером, в течение двух дней напомните о себе. Можно позвонить и обсудить прошедшее мероприятие или написать сообщение, в котором вы поблагодарите человека за встречу. Так вы покажете, что заинтересованы в сотрудничестве.

Николай Журавлев,

генеральный директор

ООО «Эксперты бизнес-планирования»

У меня был товарищ с толстой записной книжкой, в которой были контакты сотен знакомых ему людей. Он часто спонтанно выбирал номер оттуда, чтобы позвонить и узнать, как у человека дела. Казалось бы, подобные разговоры зачастую были «пустыми», однако благодаря им он ненавязчиво поддерживал с людьми хорошие отношения и в любой момент мог обратиться к ним с деловыми вопросами.

Анна Жюсталь,

бизнес-коуч, предприниматель, автор книги «Неизбежное счастье»

Составьте самопрезентацию

Первым делом я предлагаю заранее составить о себе краткую, сильную презентацию на одну минуту, чтобы быть готовым к любым неожиданным полезным знакомствам. Для этого выпишите 20 ваших самых главных жизненных побед и достижений, которыми вы гордитесь. Затем вычеркните 17 и оставьте 3. По такой же схеме определите три своих главных преимущества перед людьми той же профессии, что и ваша. Затем запишите три вида хобби, которыми вы увлекаетесь. Самопрезентация готова. Запомните её и используйте при знакомстве с людьми, с которыми хотели бы завязать сотрудничество. Шансы, что вас запомнят, повышаются многократно.

Будьте полезными

Постарайтесь понять, чем вы можете быть полезными для человека, с которым хотели бы завести знакомство. И предлагайте помощь или идеи для решения волнующей его проблемы. Но не делайте это в категоричной форме, а задавайте вопросы – «Не думаете ли, что может помочь такой способ?», «Можно ли предположить, что это работает так?».

Работайте как зеркало

По своей практике могу сказать, что наибольший эффект по налаживанию связей достигается во время личного общения, а не онлайн. Потому что появляется возможность копировать мимику, интонацию, жесты. Так вы настраиваетесь на одну волну, и с большей вероятностью вызовете у вашего собеседника положительные эмоции.

Не усложняйте

Не нужно сидеть и ждать, когда нужные вам люди сами появятся в радиусе знакомства. Пролистайте свою телефонную книгу, выберите не менее 30 полезных контактов и напишите им, чем вы сейчас занимаетесь. Пригласите встретиться, чтобы обсудить общие бизнес-интересы. Из трёх десятков в любом случае несколько откликнутся – и это будут действительно заинтересованные в сотрудничестве люди. Способ работающий – могу это заверить на собственном опыте.

Ходите на мероприятия бизнес-сообществ

Тоже эффективный способ расширения деловых связей. На такие мероприятия приходят уже заряженные на взаимовыгодные знакомства люди.

Как заводить деловые знакомства

Татьяна Баранова,

эксперт по практическому этикету и деловому протоколу

На деловом мероприятии мы видим уважаемого и известного человека. Принимаем молниеносное решение с ним познакомиться лично и «поболтать». 

Вот мы подходим и заводим светскую беседу о погоде. Собеседник с удивлением на нас смотрит, но, будучи воспитанным и культурным человеком, не уходит сразу. Мы обмениваемся парой вежливых фраз, желаем друг другу хорошего вечера — и от этой встречи не остается и следа. Разве что наше моральное удовлетворение от самого факта общения с известным человеком. Но можно ли считать такое деловое знакомство полезным, а коммуникацию — эффективной? Вряд ли.

Что можно было бы сделать лучше?

Например, увидев кого-то, кто нам интересен, нужно сразу оперативно определиться с целями и задачами такого знакомства. Мы хотим в перспективе бизнес-сотрудничества? Мы хотим принять участие в его проектах/программах/мероприятиях? Мы хотим, чтобы он стал нашим заказчиком? Постановка цели знакомства займет пару секунд, но сильно облегчит нам формирование структуры разговора.

Если, допустим, мы рассчитываем на некое сотрудничество, а человек публичный, то можно начать с признания его заслуг и выражения интереса к его деятельности: «С удовольствием слежу за всеми вашими публикациями и выступлениями. Особенно полезным оказался для меня тезис из вашего последнего интервью про … Очень рад с вами познакомиться лично». Желательно, чтобы все это было произнесено искренне, не наиграно.

Затем, если человек располагает временем и открыт к коммуникации, после небольшого small talk (короткая беседа на отвлеченную тему) можно переходить к более детальной самопрезентации. Детальной, но не настолько основательной, как большое выступление перед аудиторией. В процессе нужно сделать акцент на том, чем мы можем быть полезны нашему визави. 

При этом важно не навязывать свои услуги, не форсировать продажи, но все же позиционировать себя как приятного собеседника, интересного человека и полезного бизнесмена, с которым можно иметь дело.

В деловом общении не стоит перегибать палку: есть смысл, делать деловые комплименты, но не приторно льстить, заинтересовывать своим бизнесом, но не навязывать свои услуги, уметь вести small talk, но не превращать беседу в слишком поверхностную и утомительную, достигать своих целей и получать желаемое от делового партнера, но при этом стараться быть взаимно полезным и руководствоваться принципом win-win. Приемлемая искренность в общении, четкое понимание собственных целей, желание выстроить взаимовыгодное партнерство, а не получить сиюминутную одностороннюю выгоду любой ценой — это, если не залог успешных деловых коммуникаций, то точно крепкая база для эффективного делового общения.