Как избежать штрафов за нарушение трудового законодательства

Проверка трудовой инспекции — страшный сон руководителя. Много обязательных требований, постоянные изменения в законодательстве и огромные штрафы. Но если работать по закону, не игнорировать нововведения, учитывать пожелания работников и профсоюзов, проверка пройдет гладко и без нарушений.

Два вида проверок

Есть плановые и внеплановые проверки. Сейчас в России действует мораторий на контрольные мероприятия: плановые проверки бизнеса ограничены до 2030 года (постановление № 372 от 10 марта 2023 года), а внеплановые — до конца 2024 года (постановление № 2140 от 14 декабря 2023 года). Но проверить бизнес все равно могут:

1. Во время внеплановой проверки. Согласно приказу Минтруда № 836н от 28.11.2023 года, ее могут назначить, если:

• в компании произошел несчастный случай;

• нарушены условия охраны труда;

• при отсутствии кадровых изменений обязательные отчисления в СФР сократились на 50%;

• среднее значение оплаты труда работника ниже МРОТ;

• работодатель не выплачивает зарплату или ее часть;

• не предоставляет сотрудникам оплачиваемый отпуск;

• на предприятии не соблюдается режим труда и отдыха;

• работодатель неправильно оформляет трудовые отношения (например, заключает договор ГПХ вместо трудового).

2. Во время плановой проверки. Мораторий не распространяется на компании, которые отнесены к категориям чрезвычайно высокого и высокого рисков — перечень таких компаний есть на сайте Роструда.

Компанию также могут проверить во время профилактического визита (приказ Минтруда №53 от 14.03.2023 г.). Главная цель такого мероприятия — предотвратить нарушения прав сотрудников и производственные риски, а также помочь компании разобраться в трудовом законодательстве. Во время визита инспекторы собирают информацию для присвоения категории риска. 

Профилактический визит проводится на территории компании или по видеосвязи, как правило, в виде беседы. Работодателя консультируют по вопросам трудового законодательства, рассказывают об обязательных требованиях к его деятельности, а также дают рекомендации. Компания может сама инициировать профилактический визит — это особенно полезно, если предприниматель только недавно открыл бизнес. По результатам профилактического визита инспектор не составляет протоколов и не выписывает штрафов — поэтому бояться такой проверки не стоит.

Как подготовиться, чтобы избежать нарушений трудового законодательства

Плановая проверка проводится по проверочным листам. Если вас ждет визит инспекции, можно самостоятельно подготовиться с помощью сервиса онлайнинспекция.рф. Нужно выбрать одного работника и пройтись по вопросам проверочных листов в его отношении. В конце сервис сформирует Акт проверки, который покажет уровень вашей готовности к визиту реальной трудовой инспекции.

Можно обойтись и без сервиса: найти проверочные листы, утвержденные Приказом Роструда от 10.11.17 №655 и ответить на все вопросы. Выбирайте листы, которые касаются вашей компании. Обязательные для каждого — листы 1-7, 3-17, 19, 32. Большинство из существующих листов связаны с охраной труда. Сколько в итоге задействовать проверочных листов во время проверки — решает инспекция. Учтите, что проверить каждого работника в крупных организациях инспекторам вряд ли удастся. Проверка будет проводиться выборочно.

Документы, которые обязательно проверит инспекция:

• трудовые и коллективные договоры;

• трудовые книжки и книги учета их движения;

• штатное расписание;

• графики отпусков, извещение о начале отпуска;

• табели учета рабочего времени;

• расчетные листки.

Также во время проверки должны быть наготове локальные акты: положения об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда, положение о персональных данных, приказы о назначении, увольнении, документы по оценке рабочих мест и т.д. Обязательно должны быть письменные подтверждения, что сотрудники с этими актами ознакомлены.

Частые нарушения трудового законодательства:

• отсутствие трудовых договоров, неправильное оформление: не указана оплата труда, не оформлен прием на работу приказом, договор ГПХ вместо трудового;

• ошибки при формировании графика отпусков;

• оплата труда: выплата зарплаты один раз в месяц, задержка зарплаты, нет компенсаций при увольнении;

• охрана труда: не проведена аттестация рабочих мест, работники не проходят медосмотр, нет обучения по охране труда;

• нарушения при дисциплинарных взысканиях: нет объяснительных работников, виновный не ознакомлен с приказом о дисциплинарном взыскании.

Единственный способ избежать нарушений — соблюдать трудовое законодательство, отслеживать изменения, не игнорировать требования ГИТ.

Ответственность и штрафы за нарушение трудового законодательства

За выявленные в результате проверок нарушения ГИТ привлекает виновных должностных и юрлиц, а также ИП к административной ответственности в соответствии с КоАП РФ.

На работодателя могут наложить штраф:

• за неоформление или неправильное оформление трудового договора: 5–10 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 50–100 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ);

• нарушения при выплате зарплат: 1–5 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 30–50 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ);

• нарушение порядка проведения специальной оценки условий труда: 20–30 тыс. рублей для ИП, 70–100 тыс. рублей — для юрлиц (ст. 14.54 КоАП РФ);

• допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, без обязательных медицинских осмотров: 15–25 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 110–130 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 3 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ);

• непредоставление работникам средств индивидуальной защиты (СИЗ): 20–30 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 130–150 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ);

• другие нарушения норм охраны труда: 2–5 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 50–80 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 1 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ);

• другие нарушения трудового законодательства: 1–5 тыс. рублей для ИП и малых компаний, 30–50 тыс. рублей — для средних и крупных (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ);

• невыполнение в срок предписания надзорного органа в области трудового законодательства: 30–50 тыс. рублей для ИП, 100–200 тыс. рублей для юрлиц (п. 23 ст. 19.5 КоАП РФ).

За повторные нарушения наказания строже.

Статья актуальна на 03.05.2024 г.

Больше по теме:

• Штрафы трудовой инспекции для ИП и юридических лиц
• Как правильно оформить продавца на работу к ИП?
• Порядок приема на работу иностранцев
• Трудовой договор или ГПХ: что выбрать при оформлении сотрудника
• 5 частых ошибок при заполнении трудовых книжек работников
• Замечание, выговор, увольнение: главное о дисциплинарных взысканиях
• Как правильно уволить сотрудника
• Как попасть под налоговую проверку: ошибки предпринимателей
• Выездная налоговая проверка: порядок проведения
• Выездная налоговая проверка: как обжаловать акт
• Что делать, если к вам пришел с проверкой Роспотребнадзор
• Пожарная проверка на предприятии: к чему быть готовым
• За что можно привлечь директора к уголовной ответственности