Как работать с кассой, если у вас интернет-магазин

По новому закону 54-ФЗ, практически все предприниматели, которые принимают деньги от физлиц, обязаны купить и установить онлайн-кассы. С обычными офлайн-магазинами все понятно — касса ставится на точку и покупателям выбиваются чеки лично. С интернет-магазинами сложнее — нужно как-то настроить продажу товаров через кассу и автоматическую выдачу чеков. Мы расскажем, как все организовать, чтобы соблюсти закон.

Когда можно обойтись без онлайн-кассы для интернет-магазина

Онлайн-кассу пока не обязательно покупать, если вы торгуете товарами собственного производства, продаете через интернет-магазин свои услуги и у вас нет наемных работников. По новому закону вам положена отсрочка до 1 июля 2021 года.

Еще без онлайн-кассы для интернет-магазина можно обойтись, если вы работаете только с юрлицами и ИП, которые платят вам на расчетный счет. Либо если вы принимаете оплату почтовым переводом через «Почту России», например, отправляете товары наложенным платежом — тогда платежным агентом выступает почта, она же выдает покупателю чек.

Если покупатель оплачивает товар не на сайте, а только курьеру, после доставки товара, онлайн-касса нужна, но ее можно не подключать к интернет-магазину. Курьер просто приезжает с мобильной кассой, принимает оплату и печатает чек. Если же хотя бы предоплата за товар происходит в интернет-магазине, то нужно будет купить специальную онлайн-кассу и подключить ее к интернет-магазину.

Как выбрать онлайн-кассу

Не все онлайн-кассы умеют работать с интернет-магазинами. Точнее, настроить для работы с магазином можно почти любую кассу, но это стоит дороже, чем сама касса, и не обязательно будет хорошо работать.

Лучше взять кассу, которая легко интегрируется с интернет-магазинами. Например, если у вас магазин на Битрикс-24, можно физически подключить кассу к серверу, настроить соединение и выдавать чеки онлайн.

Если магазин не на Битриксе, готовых решений меньше. Но выбрать не сложно — нужно решить, через какой интернет-эквайринг вы будете принимать платежи, и посмотреть список совместимых касс. Обычно это кассы «Атол» и «МодульКасса», но есть и другие варианты.

Для интернет-магазина можно взять в аренду облачную кассу. Она существует физически, но находится в дата-центре. Данные о покупке уходят туда, проходят через кассу, а сама касса формирует чек и отправляет его покупателю. Аренда удобна тем, что не нужно ничего покупать и платить сразу большую сумму, но в итоге за годы использования аренда выйдет дороже покупки.

Сколько нужно касс, если продавать и онлайн, и офлайн

Ситуация усложняется, если у вас есть и офлайн-точка продаж, и интернет-магазин. Большинство касс поддерживают либо отправку чеков онлайн, либо их физическую печать — но не обе функции одновременно. Работать в обоих режимах умеют только отдельные онлайн-кассы для интернет-магазинов. Например, «МодульКасса». Поэтому лучше сразу купить универсальное устройство, чем приобретать две разные кассы.

Можно встретить информацию, что по закону в такой ситуации нужно обязательно иметь две кассы. Но это неправда — в письме МинФина от 20 июля 2017 г. N 03-01-15/46230 ясно сказано, что:

«Федеральный закон N 54-ФЗ не содержит положений, запрещающих применение одного экземпляра ККТ одним пользователем при реализации товаров в сети Интернет и в торговом объекте».

То есть запрета на одну кассу в законе нет.

Какие могут быть сложности с онлайн-кассой для интернет-магазина

Настройка. Даже с инструкциями от платежного агрегатора не всегда сразу понятно, как все соединить и заставить работать вместе — придется немного повозиться, разобраться в тонкостях работы с платежным агрегатором и звонить в техподдержку.

Постоянный онлайн. Если у вас физическая касса, а не арендованная облачная, она должна постоянно быть включенной в сеть и подключенной к интернету. В противном случае она не сможет получить данные о покупке от интернет-магазина и сформировать чек.

Если у вас часто отключают свет и электроэнергию, купите онлайн-кассу с аккумулятором и слотом под сим-карту. Придется заплатить больше и купить симку с интернетом, но зато все будет работать без перебоев.

Отправка чеков. По закону вы обязаны не просто формировать чеки, а еще и отправлять их покупателю. Интеграция с интернет-магазинами и платежными агрегаторами позволит делать это автоматически, но нужно будет просить у покупателя персональные данные — электронную почту или номер телефона.

В остальном сложностей с онлайн-кассой для интернет-магазина быть не должно — просто выберите правильный аппарат и купите его заранее, чтобы успеть все правильно настроить.

Больше по теме:

• Нужна ли онлайн-касса интернет-магазину
• Как оформить налоговый вычет за онлайн-кассу
• Оплата по QR-коду: как работает куайринг
• Как принимать платежи онлайн
• Какие инструменты для бизнеса использовать предпринимателю
• Что автоматизировать в бизнесе, чтобы привести дела в порядок
• Как товароучетная система может упростить бизнес