Как правильно оформить продавца на работу к ИП?

Узнаем, как взять на работу продавца, не нарушить закон, не попасть на штрафы и какие обязанности появятся в связи с оформлением сотрудника.

Инструкция по оформлению на работу продавца

Документы, которые сотрудник предоставляет при оформлении на работу:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• трудовая книжка;
• справки СТД-Р и СТД-СФР, если у продавца электронная трудовая книжка;
  
• СНИЛС; 
• военный билет;
• документ об образовании.

Кроме того, если вы нанимаете продавца в продуктовый магазин, то у соискателя должна быть медицинская книжка.

1. После того, как вы получили от сотрудника пакет документов, попросите его написать заявление о приеме на работу.

2. Ознакомьте будущего продавца с должностными инструкциями.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах: один остается у вас, другой — у работника. Подписывается обеими сторонами.

4. На основании договора оформите приказ о приеме на работу. Документ подписывается вами и сотрудником.

5. Заведите личную карточку сотрудника.

6.  Сделайте запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке продавца (если она есть). Если у работника только электронная трудовая или ее нет совсем — просто подайте ЕФС-1 в СФР.

Заключите договор о полной материальной ответственности

После оформления трудового договора заключите с продавцом договор о полной материальной ответственности. Когда такой договор не заключен, в случае, если продавец будет виновен в нанесении ущерба вашим товарам, он отделается только средней месячной зарплатой (ст. 241 ТК). Если продавец несет полную материальную ответственность, то и ущерб, который нанесен по его вине, компенсирует полностью (ст. 242, 243 ТК). 

Зарегистрируйтесь в СФР

С 2023 года сведения о найме сотрудника нужно подавать только в Социальный фонд России (СФР) — на это дается один день после оформления трудового договора. Регистрироваться в СФР в качестве работодателя не нужно — сотрудники СФР сделают это сами в течение трех рабочих дней после того, как получат сведения о первом сотруднике. 

Если ИП заключает с сотрудником договор ГПХ со страховыми выплатами на травматизм, то становиться на учет в СФР нужно самостоятельно. В день заключения договора или на следующий. Штраф за несвоевременную регистрацию: менее 90 суток — 5000 рублей, более — 10 000 рублей.

Что будет, если заключить договор подряда, а не трудовой договор?

Если сотрудник будет систематически выполнять должностные обязанности продавца — продавать товар и работать по графику, то заключайте трудовой договор. Гражданско-правовая форма договора (договор подряда) подойдет в том случае, если сотрудник выполняет разовую задачу: ремонт помещения, разработка интернет-магазина. 

Не пытайтесь сэкономить на взносах и социальных гарантиях и заключить с продавцом договор подряда вместо трудового. Сам сотрудник или контролирующие органы через суд с легкостью докажут, что по факту обязанности были трудовыми. Это грозит штрафами, доначислением взносов и доплаты за отпуска, больничные и компенсации при увольнении (ст. 11 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ). 

А если продавец не оформлен?

Не оформлять продавца по всем правилами — это не возиться с документами и сохранить деньги, которые пойдут на уплату взносов и соцпакета. Звучит заманчиво. Но если вы не оформляете сотрудника, то рискуете как минимум получить административный штраф от 10 000 до 20 000 рублей. Кроме того, за уклонение от уплаты налогов и взносов за сотрудника последуют санкции от налоговиков - штраф до 300 000 рублей (ст. 123, 126 НК РФ) и лишение свободы на срок до 1 года. 

Таким образом, если вы впервые оформляете продавца на работу, то заключите с ним трудовой договор, оформите кадровые документы и зарегистрируйтесь в СФР в качестве работодателя. И помните, что не оформляя трудовые отношения, вы серьезно рискуете.

Статья актуальна на 16.04.2024 г.

Больше по теме:

• Как провести собеседование, чтобы нанять хорошего сотрудника
• Что и как проверять перед наймом сотрудника
• Как собрать идеальную команду сотрудников: 5 важных принципов
• Порядок приема на работу иностранцев
• Найм удаленного сотрудника: 8 простых правил
• Сотрудник на испытательном сроке: правила оформления и увольнения
• Трудовой договор или ГПХ: что выбрать при оформлении сотрудника
• 5 частых ошибок при заполнении трудовых книжек работников
• Система показателей KPI: грамотное премирование и оплата труда
• Замечание, выговор, увольнение: главное о дисциплинарных взысканиях
• Как увольнять сотрудников экологично и не чувствовать себя виноватым