Проверка трудовой инспекции — страшный сон руководителя. Много обязательных требований, постоянные изменения в законодательстве и огромные штрафы. Но если работать по закону, не игнорировать нововведения, учитывать пожелания работников и профсоюзов, проверка пройдет гладко и без нарушений.

Два вида проверок

Есть плановые и внеплановые проверки. По закону должны быть основания для визита инспекции на предприятие. Для плановой достаточно одной из причин:

• предприниматель фактически начал вести деятельность более 3-х лет назад;

• предприятие зарегистрировано более 3-х лет назад и в нем еще не проводилась проверка;

• с момента последней плановой проверки прошло 3 года.

Некоторые организации могут проверять чаще, чем раз в три года — компании в области образования, здравоохранения, теплоснабжения, энергетики. Проверить, включена ли компания в план проверок трудовой инспекции, можно на сайте Роструда. План на следующий год формируется до 31 декабря.

Внеплановая проверка может прийти в любое время. Но основание для её проведения также должно быть. В постановлении Правительства от 01.09.12 №875 описаны причины проверки:

• задержка или невыплата зарплаты сотрудникам;

• зарплата ниже МРОТ;

• в инспекцию поступила информация о нарушениях трудового законодательства, которые повлекли за собой вред здоровью и жизни работников;

• работники написали жалобу в инспекцию;

• предприятие не выполнило предписание инспектора, вынесенное на прошлой проверке;

• Правительство, Президент или прокуратура потребовали проверить определенные предприятия.

Если поступила жалоба, то перед внеплановой проверкой трудовой инспекции инспекторы могут провести предварительное исследование. Лицу, рассказавшему о нарушении, направят запрос о получении дополнительной информации, чтобы проверить факты. Компанию могут попросить дать объяснение по поводу жалобы, а потом уже проводить внеплановую проверку. В ходе предварительной проверки меры для компании не назначаются.

О визите трудовой инспекции компанию обязаны предупредить: о плановой проверке — за 3 рабочих дня до начала, о внеплановой — минимум за 24 часа. Длительность проверки не может быть больше 20 рабочих дней. Для малого бизнеса и микропредприятий сроки меньше — 50 часов и 15 часов соответственно.

Как подготовиться, чтобы избежать нарушений трудового законодательства

Плановая проверка проводится по проверочным листам. Если вас ждет визит инспекции, можно самостоятельно подготовиться с помощью сервиса онлайнинспекция.рф. Нужно выбрать одного работника и пройтись по вопросам проверочных листов в его отношении. В конце сервис сформирует Акт проверки, который покажет уровень вашей готовности к визиту реальной трудовой инспекции.

Можно обойтись и без сервиса: найти проверочные листы, утвержденные Приказом Роструда от 10.11.17 №655 и ответить на все вопросы. Выбирайте листы, которые касаются вашей компании. Обязательные для каждого — листы 1-7, 3-17, 19, 32. Большинство из существующих листов связаны с охраной труда. Сколько в итоге задействовать проверочных листов во время проверки — решает инспекция. Учтите, что проверить каждого работника в крупных организациях инспекторам вряд ли удастся. Проверка будет проводиться выборочно.

Документы, которые обязательно проверит инспекция:

• трудовые и коллективные договоры;

• трудовые книжки и книги учета их движения;

• штатное расписание;

• графики отпусков, извещение о начале отпуска;

• табели учета рабочего времени;

• расчетные листки.

Также во время проверки должны быть наготове локальные акты: положения об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда, положение о персональных данных, приказы о назначении, увольнении, документы по оценке рабочих мест и т.д. Обязательно должны быть письменные подтверждения, что сотрудники с этими актами ознакомлены.

Частые нарушения трудового законодательства:

• отсутствие трудовых договоров, неправильное оформление: не указана оплата труда, не оформлен прием на работу приказом, договор ГПХ вместо трудового;

• ошибки при формировании графика отпусков;

• оплата труда: выплата зарплаты один раз в месяц, задержка зарплаты, нет компенсаций при увольнении;

• охрана труда: не проведена аттестация рабочих мест, работники не проходят медосмотр, нет обучения по охране труда;

• нарушения при дисциплинарных взысканиях: нет объяснительных работников, виновный не ознакомлен с приказом о дисциплинарном взыскании.

Единственный способ избежать нарушений — соблюдать трудовое законодательство, отслеживать изменения, не игнорировать требования ГИТ.

Ответственность и штрафы за нарушение трудового законодательства

За выявленные в результате проверок нарушения ГИТ привлекает виновных должностных и юрлиц, а также ИП к административной ответственности в соответствии с КоАП РФ.

Штрафы предусмотрены статьями 5.27, 14.54, 19.5 КоАП РФ. Самые строгие — до 800 000 рублей и приостановление деятельности до 90 суток для организаций, до 50 000 и приостановление работы на тот же срок. Должностным лицам могут выписать штраф до 200 000 рублей и лишить права занимать должность в течение трех лет.