Что такое коммерческая тайна и как её защитить

Коммерческая тайна – понятие, которое актуально не только для крупных компаний. Особенно в XXI веке, когда продажи «делает» уникальность продукта, менеджмента и маркетинга. Читайте, что такое коммерческая тайна на самом деле и каким образом можно защитить секреты бизнеса.

Что такое коммерческая тайна

В Федеральном законе N 98-ФЗ сформулировано такое определение: «Коммерческая тайна — то, что позволяет ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.» То есть все, от частных продавцов на Авито до транснациональных гигантов владеют знанием, которое защищает от расходов и может принести доход. Это и есть то, что называется коммерческой тайной. 

Информацию о рецепте Кока-Колы или технологическая карта духов Шанель №5 – в чистом виде пример данных, которые можно признать коммерческой тайной, на них базируется коммерческая деятельность компании. Если вы разработали механику мотивации торгового персонала, которая «выстрелила» или трейд-маркетинговую программу с нереальным ростом конверсии в продажу, или нашли алгоритм подбора локаций для новых торговых точек, который всегда приводит к запланированным объемам, задумайтесь, может быть это те знания, на которых основан ваш коммерческий успех и эту информацию стоит держать подальше от глаз конкурентов. 

Сведения о том, какой кофе, черный или с молоком любит главбух компании, отнести к коммерческой тайне не получится, эти данные не влияют на коммерческую деятельность и прибыль компании.

Что может быть признано коммерческой тайной

1. Коммерческой тайной признается информация, которой не владеют третьи лица, но она представляет для них ценность: рецепты, коммерческая политика, регламенты, цепочка поставок, мотивация персонала и т.п. Ключевой аспект здесь — ценность информации.

2. Коммерческой тайной становится та информация, к защите которой владелец принял соответствующие охранные меры и обеспечил контроль за соблюдением этих мер. 

Что не может быть признано коммерческой тайной

Есть ряд условий. В статье 5 Федерального закона «О коммерческой тайне» есть полный перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. 

Например:

• Информации, которая содержится в учредительных документах ИП или юрлица и государственных реестрах.
• Сведений о составе имущества государственного или унитарного предприятия и учреждения, об использовании ими средств госбюджетов.
• Кадровой информации: о численности и составе штата, об условиях и охране труда, наличии вакансий и т. д.
• Сведений о задолженностях работодателей по зарплатам и социальным отчислениям.
• Информации о доходах и выплатах некоммерческих организаций, а также об их размере и структуре, использовании бесплатного труда граждан (волонтёров, например).
• Сведений о представителях предприятия, которые могут действовать без доверенности.
• Условий конкурсов и аукционов по приватизации государственного и муниципального имущества.
• Важных для общественности фактов: о загрязнении окружающей среды, санитарно-эпидемиологической обстановке, противопожарной безопасности, качестве продуктов питания и выявленных в них нарушениях требований безопасности и т. п.
• Сведений о нарушениях предприятием или его руководством законодательства и привлечении за это к ответственности.
• Другой информации, которую по закону нельзя скрывать. Например, банки обязаны публиковать финотчетность.

Как можно скомпрометировать коммерческую информацию

Объективно вариантов множество, всё зависит от методов защиты и способов хранения данных. По статистике есть ТОП-3 методов:

1. Классическое воровство. Например, менеджер Вася скачал документы и забрал с собой из офиса. Избежать такой ситуации можно, только если вести жесткий учет всех документов и носителей, на которых хранится информация, и проверять все движения внутри организации. 

2. Копирование информации. Иногда даже обычной фотографии экрана компьютера достаточно, чтобы фирма потеряла долю прибыли. Камеры в офисе могут остановить от попытки переснять документы, а программы типа «Даллас лок» защищают от копирования с компьютера и пересылке по почте. 

3. Вирусы и вредоносные программы на компьютерах предприятия. Дисциплинированный IT-отдел или самостоятельный отдел информационной безопасности поможет противостоять угрозе похищения данных таким способом. 

Как привлечь к ответственности за разглашение коммерческой тайны

Сотрудника можно привлечь к ответственности и попробовать компенсировать ущерб от утечки только если:

1. Он подписал, то есть подтвердил, что ознакомлен с перечнем информации и мерами ответственности за ее разглашение, составляющей коммерческую тайну. Обязанность ознакомить персонал с положением о коммерческой тайне лежит на отделе кадров (для новых сотрудников) и на непосредственном руководителе (в остальных случаях).

2. Если вы создали условия, чтобы персонал мог соблюдать режим работы с коммерческой тайной. Интересный нюанс: представители власти и администрация, которые получили доступы к информации, составляющей коммерческую тайну, тоже отвечают за ее сохранность. Их можно привлечь к гражданско-правовой ответственности за ее разглашение или незаконное использование (п. 1 ст. 11 ФЗ «О коммерческой тайне» и п. 3 ст. 14 ФЗ «О коммерческой тайне»).

Рассмотрим на примере, как это работает. Допустим, у вас есть бар или ресторан. К вам наведались сотрудники Роспотребнадзора, провели проверку в ресторане и ознакомились с технологической картой рецептов создания фирменного блюда, которые как раз и составляли коммерческую тайну. Если сотрудник Роспотребнадзора после проверки разгласит эти сведения, его могут привлечь к ответственности.

Ответственность за разглашение коммерческой тайны зависит от степени опасных последствий. Если сотрудник незаконно получил доступ, но не использовал информацию, чтобы нанести ущерб компании, то ему грозит дисциплинарная ответственность вплоть до увольнения в соответствии с внутренними регламентами, не противоречащими трудовому законодательству.

Если от обнародования коммерческой тайны наступили негативные последствия, то тут ответственность может соответствовать сумме ущерба и репутационных потерь, исковые требования подаются в суд. Вплоть до уголовной ответственности.

Судебная практика по увольнению за разглашение крайне неоднозначная.

Пример судебного разбирательства: сотрудник финансовой организации рассылал служебную информацию через мессенджер. Его уволили. Сотрудник, уже бывший, обратился в суд и заявил, что, во-первых, мессенджеры защищены шифрованием, во-вторых, получателем файлов являлась служба безопасности банка. Значит разглашения коммерческой тайны не было.

Суд проверил документы. В них прописано, что пересылать файлы можно только с письменного согласия начальника службы безопасности, а тот такого согласия не давал. Факт нарушения признали и увольнение также суд счёл законным.

Необходимо учитывать, что разглашение – это не всегда что-то «детективное», к ответственности можно привлечь и за бездействие для обеспечения мер безопасности.

Например, данные не были достаточно защищены, в результате чего информация стала известна посторонним. И неважно, как это произошло, — источником утечки может стать документ, оставленный на столе, или невыключенный компьютер.

Прямого умысла может и не быть, просто по неосторожности (беспечности или глупости) кто-то кому-то рассказал, выложил в соцсети или не убрал папки в сейф и т.д. Любые действия, в результате которых информация стала известна посторонним без согласия ее обладателя, считаются разглашением, и за это придется отвечать.

Ответственность за разглашение коммерческой тайны 

Меры ответственности за разглашение коммерческой тайны зависят от умысла того, кто рассекретил данные, и ценности информации.

Уголовная. За сбор сведений через похищение или угрозы (то есть без согласия владельца информации). Тут важен размер ущерба, нанесенного компании и уровень личной заинтересованности (корыстная цель). Штраф до миллиона и/или срок лишения свободы до 5 лет (ст. 183 УК РФ). К уголовной ответственности привлекают не так часто, но прецеденты есть. 

Например, сотрудницу налоговой службы Петербурга за разглашение результатов проверки третьим лицам получила штраф 100 000 рублей и запрет занимать должности на государственной службе. 

Административная. Для наказания за разглашение коммерческой тайны применяется реже всего. Административная ответственность применима, если доказанные последствия для компании незначительны. Как правило проходит в несколько этапов: собирается материал (доказательная база), подтверждающий факт нарушения режима коммерческой тайны и что негативные последствия для компании наступили именно из-за разглашения информации. Например, «перехват» контракта, выпуск аналогичного продукта с опережение. Затем подается жалоба, составляется протокол, рассмотрение дела, выносится постановление по делу об административном нарушении. Штраф для для должностных лиц 4000-5000 рублей. 

Интересная ситуация возникла, когда сотрудник пересылал сведения, составляющие коммерческую тайну, на свой же внешний почтовый ящик со своей корпоративной почты. С одной стороны, тут нет факта передачи данных третьим лицам, но суд счел, что разглашение информации произошло, так как пересылаемая информация стала известной почтовому агенту.

Дисциплинарная. Даже если разглашение коммерческой тайны не нанесло вреда деятельности компании, этого факта достаточно, чтобы работодатель имел право расторгнуть трудовой договор. Но если сотрудник обратится в суд – работодатель должен доказать законность увольнения. Вот тут на первое место выходит то, насколько правильно и вдумчиво был введен режим коммерческой тайны на предприятии. Если, например, в трудовом договоре не конкретизировано, какую именно коммерческую тайну сотрудник не имеет право разглашать (что именно считается коммерческой тайной в компании), то велика вероятность, что суд встанет на сторону сотрудника и взыщет средний заработок за время простоя и моральный вред. 

Руководитель вправе выбрать иную меру дисциплинарного наказания: выговор, материальная ответственность — штраф, понижение в должности (п. 6 ч. 1 ст. 81, ст. 192 ТК РФ). 

Алгоритм такой: зафиксировать факт разглашения, провести проверку и внутреннее расследование, выбрать меру дисциплинарного наказания. Закон не регламентирует, как именно и какое решение может быть принято, руководитель руководствуется собственным мнением, но ТК РФ определяет срок для решения о дисциплинарном наказании: не позднее одного месяца с момента обнаружения проступка, исключая болезни, отпуск и время на сбор информации. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня проступка (ч.4 ст.193 ТК РФ).

Гражданско-правовая ответственность. Если сотрудник не сможет доказать, что он не знал, что разглашает тайну, то ему придется возместить убытки. Итоговый размер возмещения определяет суд, опираясь на материалы дела. Но надо подтвердить, что режим коммерческой тайны был в компании введен, соблюдены все условия и приняты меры по охране конфиденциальной информации (есть прецеденты, когда суд вставал на сторону обвиняемых, так как в материалах дела не было доказательств, что истец действительно предпринял меры для защиты информации). Необходимо доказать, что сотрудник проинформирован должным образом, а также доказать факт убытков и размер ущерба, которые компания понесла в результате разглашения (ст. 1472, п. 2 ст. 1468, п. 3 ст. 1469, п. 2 ст. 1470 ГК РФ). Причём, если известно лицо-получатель охраняемой информации, то убытки можно взыскать и с сотрудника, и с контрагента.

Например, менеджера компании привлекли к ответственности за передачу данных клиентов, в результате которой компания потеряла этих клиентов. Но суд счел, кроме прочего, что компания не доказала, что потеря клиентов стала следствием действий именно этой сотрудницы. 

Как оформить и защитить коммерческую тайну: 9 шагов

1. В компании нужно установить режим коммерческой тайны. Это сумма мер, которые вы предпримите, чтобы сохранить данные. 

2. Продумайте конкретный перечень информации, которая станет «подзащитной». При это каждый пункт надо прописать со всеми уточняющими. Например, сформулировать «рецепт фирменного коктейля» недостаточно, надо указать, что именно вы включаете в понятие рецепт: точная технология смешения ингредиентов, их количество, описание производственного процесса приготовления (технологическая карта) и т.п. Планируете внести в охранную зону свою систему мотивации отдела продаж — подробно укажите, что входит в систему.

3. Определите место хранения. Чем больше степеней защиты, тем лучше: сейф, депозитарий, специальные программы типа Dallas Lock (сертифицирована ФСБ России и предназначена именно для защиты информации) для хранения в облаке.

При выявлении факта утечки и выборе меры ответственности важно, как именно информация была получена, а не как разглашена.

В пункте 4 статьи 14 Федерального закона «О коммерческой тайне» указано, что лицо, которое использовало информацию, составляющую коммерческую тайну, и не имело достаточных оснований считать использование данной информации незаконным, в том числе получило доступ к ней в результате случайности или ошибки, не может в соответствии с настоящим Федеральным законом быть привлечено к ответственности.

Это значит только одно – умейте хранить и оберегать информацию от случайной утечки.

4. Вынесите приказ о порядке обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну. В документе пропишите, что к коммерческой тайне имеют доступ такие-то должности, их ФИО, порядок хранения такой информации: на бумажном носителе в сейфе, в кабинете или у бабушки в шкафу. Если информация хранится на серверах, то ключи доступа, адрес и прочие атрибуты. Также укажите порядок передачи третьим лицам (например, письменно в форме докладной записки директору) либо запрет на передачу кому-либо.

5. Сделайте журнал учета доступа к информации, который должен быть прошит и пронумерован. Если все важные данные вы храните в электронном виде, то не забудьте ограничить приказом доступ к компьютеру/серверу/облаку хранилища, на котором она хранится. Установите пароль и передавайте его пользователям только под подпись, можно использовать электронную. При этом расслабляться нельзя, не забывайте обновлять пароли, в идеале после каждого внешнего доступа или рандомно.

Напомним, важно не как информация стала доступной третьим лицам, а как она была получена. Документируйте факт доступа и допуска к информации.

6. Определите право, объем доступа или запрет в должностных инструкциях, в трудовых договорах сотрудников, при необходимости и в гражданско-правовых договорах контрагентов.

7. Каждый, кто допущен к коммерческой тайне, должен не просто быть уведомлен об этом. Соберите подписи об ознакомлении со всеми документами, где описан порядок доступа: должностными инструкциями, положениями и дополнительными соглашениями.

8. Укажите не только перечень информации, составляющей коммерческую тайну, но и меры за ее разглашение.

9. На все носители с информацией признанной вами коммерческой тайной надо нанести гриф «коммерческая тайна» и указать обладателя информации. Для юридических лиц — полное наименование и местонахождение. Для ИП — фамилия, имя, отчество и адрес регистрации, ИНН. Способ нанесения грифа в законе не описан. Главное, чтобы было видно, что информация на носителе относится к коммерческой тайне и кто ее владелец. Это может быть печать, надпись от руки, сургучная печать, наклейка, например, на флешке или жестком диске компьютера.