5 частых ошибок при заполнении трудовых книжек работников

Трудовая книжка — официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность работника, его наработанный стаж и должности. Этот документ заполняется по строгим правилам — ошибки делают записи недействительными, и у организации могут быть проблемы с законом из-за того, что работник по факту работал без записи в трудовой. Расскажем, какие ошибки встречаются чаще всего, как их избежать и как в случае чего исправить.

Неправильные персональные данные работника

При заполнении трудовой книжки первый раз легко ошибиться — вписать не ту букву в фамилию или не то число в дату рождения. Обычно такое происходит, если заполнять трудовую книжку «на слух», а не переписывать данные с документов. Особенно часто ошибки случаются с именами и фамилиями, содержащими букву «ё» — их нужно вписывать строго как в паспорте. Даже если там написано имя «Алена», нельзя в трудовую вписывать «Алёна» — это будет ошибка.

Чтобы избежать ошибок, нужно переносить все данные только с документов: паспорта или диплома об образовании.

Если ошибку заметили сразу, нужно просто уничтожить старую трудовую и выдать новую — купить ее придется работодателю. Если же ошибку заметили позже, когда в трудовой книжке уже есть записи, ее можно исправить — зачеркнуть прямо на титульном листе, указать верные данные и на листе слева написать, что, например, фамилия изменена на основании справки с места работы, где сведения внесли с ошибкой.

Некорректный формат даты

Все даты при заполнении трудовых книжек вписываются в виде восьми арабских цифр, например, 12.04.2001. Писать 12.04.01 или 12 апреля 2001 нельзя. Если дата вписана неверно, нужно внести новую запись, в которой следует указать, что прошлая запись недействительна.

Отсутствует печать

Работодатель, который первым оформляет и заполняет работнику трудовую книжку, должен поставить на титульном листе печать. Без печати трудовая действительна, но работнику придется побегать, чтобы доказать это — взять справку с первого места работы или даже искать документы в архиве.

Поэтому при заполнении трудовой книжки нужно сразу проставлять печать. Если отсутствие печати замечено позже, ее можно поставить и потом.

Еще печать нужно ставить после увольнения работника — это докажет новому работодателю, что сотрудник действительно уволен и может работать официально полный рабочий день.

Если у организации нет печати, то и ставить ее не нужно. В качестве доказательства работы и увольнения работнику достаточно будет предъявить приказ о найме или увольнении.

Неправильное исправление

Бывает, что запись в трудовой нужно исправить, например, если при заполнении трудовой книжки допустили ошибку в дате или названии должности.

В таком случае нельзя просто вычеркивать запись и заверять это подписью. Исправление происходит по следующей схеме:

1. Делается новая запись с новым порядковым номером.

2. В ней первым делом пишется «Запись за номером… недействительна».

3. После в этой же записи можно внести новые данные, либо ничего не писать, если данные не нужны, например, когда сотрудника по факту никуда не переводили.

4. В качестве даты новой записи вписывается именно дата внесения изменения.

Если кто-то попытался исправить запись неправильно или зачеркнуть ее, нужно сделать новую запись и объявить в ней недействительными все записи с неверными исправлениями.

Неправильное оформление дубликата

Часто ошибки при заполнении трудовой книжки допускают при оформлении дубликата. В дубликат не нужно переносить записи, признанные недействительными, а также записи об их исправлении — переносятся только верные записи, но обязательно все.

Если книжка утеряна, не нужно вспоминать все записи — достаточно прописать общий стаж работника.

Больше по теме:

• Как провести собеседование, чтобы нанять хорошего сотрудника
• Что и как проверять перед наймом сотрудника
• Как собрать идеальную команду сотрудников: 5 важных принципов
• Как правильно оформить продавца на работу к ИП?
• Порядок приема на работу иностранцев
• Найм удаленного сотрудника: 8 простых правил
• Сотрудник на испытательном сроке: правила оформления и увольнения
• Трудовой договор или ГПХ: что выбрать при оформлении сотрудника
• Система показателей KPI: грамотное премирование и оплата труда