Правила управления денежными потоками в малом бизнесе

Управление денежными потоками — это управление движением денег в рамках компании: поступление и отток при расчетах с поставщиками и клиентами, благодаря инвестированию, кредитованию, финансированию. Не путайте потоки с прибылью. Прибыль — это доходы компании за вычетом расходов.

Предпринимателям важнее следить за денежными потоками, чем за прибылью. Если потоки отрицательные, то компания будет не в состоянии оплатить счета, закупить материал, выдать зарплату работникам. Задача предпринимателя — сбалансировать потоки, чтобы приток средств всегда был выше, чем отток.

К примеру, вы делаете на заказ ювелирные украшения. С клиента берете предоплату в размере 2000 рублей, а само изделие стоит 20000 рублей. У вас есть деньги, чтобы начать процесс: купить материал, заплатить мастеру, отправить заказ клиенту и покрыть другие затраты на поддержание бизнеса. В итоге, пока заказ еще не готов, вы вынуждены столкнуться с оттоком денежных средств, хотя сам проект прибыльный.

Возникает финансовый разрыв, который может повлечь за собой разрушительные последствия.

Почему так важно управлять денежными потоками в компании

На начальном этапе в бизнесе особенно остро стоит вопрос управления наличными деньгами. Когда еще нет возможности брать кредиты, есть только небольшой стартовый капитал, положительный денежный поток даст нужный толчок. Можно купить материалы, выплатить зарплату работникам и начать производство.

Положительный денежный поток — альтернатива кредитам и займам. Вам не придется занимать деньги у банков, если можно их «одолжить» в кассе. Но для этого придется научиться балансировать притоком и оттоком денег, чтобы не возникало кассовых разрывов.

Как вести учет

Главный шаг к управлению денежными потоками в организации — правильный учет. Записывайте все входящие операции, издержки, текущие расходы и разовые затраты. Используйте программы для ведения учета. Они помогут сделать прогноз, проследить тренды и выявить отстающие звенья. Если вы будете все фиксировать, то сможете делать прогноз продаж и определить будущие финансовые потоки. Как товароучетная система может упростить бизнес.

Советы по ведению учета:

1. Разделите личный счет и счет бизнеса. Лучше не пользоваться одним и тем же счетом: будет сложно отследить собственные средства и средства компании.

2. Планируйте регулярные платежи заранее. Рассчитайте, сколько денег в месяц вы должны отдавать за коммунальные услуги, на выплату зарплаты, закупку материалов. Закладывайте эти траты сразу в бюджет.

3. Старайтесь накапливать средства. Всегда есть вероятность, что заказчик может просрочить платеж или вовсе отказаться от ваших услуг. Чтобы не остаться без денег на текущие расходы, не снимайте со счета всю прибыль подчистую.

Если операций слишком много, наймите опытного бухгалтера. Он поможет спланировать расходы так, чтобы денежные потоки всегда были положительными.

Хитрости управления и формирования положительных потоков

Работайте по предоплате. Убедитесь, что первый взнос покрывает ваши затраты на изготовление заказа. Клиентов, работающих по отсроченной оплате, обслуживайте в последнюю очередь.  

Стимулируйте заказчиков, которые вовремя вносят оплату. Старайтесь обслуживать их быстрее, давайте им скидки или льготные условия. И наоборот — ограничивайте поставки тем клиентам, которые задерживают оплату. Отслеживайте неоплаченные счета регулярно и напоминайте клиентам об оплате.

При оплате поставщикам старайтесь максимально растягивать срок погашения задолженности. Чем позже вы отправите деньги поставщику, тем больше у вас будет времени ими распоряжаться. Но не перегибайте палку — действуйте в рамках договора.

Прибегайте к судебным разбирательствам и коллекторам только в крайнем случае. Если вы будете сразу же судиться, то можете лишиться перспективного клиента и испортить репутацию. Старайтесь решать вопросы до суда. Молодой фирме судебные тяжбы только навредят.

Оптимизируйте складские запасы. Не накапливайте продукцию, которая плохо продается. Заполненный склад — это замороженные деньги. Лучше продать товар по сниженной цене, чем рисковать порчей продуктов.

Повышайте объемы продаж, а не цены. Если какой-то товар продается у вас быстрее, чем другие — это не повод повышать на него цену. Быстрая оборачиваемость ведет к быстрому масштабированию. Увеличивайте положительный денежный поток за счет повышения объемов товара, увеличения клиентской базы. Это перспективнее, чем увеличивать цены и зависеть от нескольких клиентов.

Правильно управлять денежными потоками — значит увеличить шансы на успех малого предприятия. Не забывайте учитывать все расходы и доходы и анализировать информацию. Элементарные подсчеты помогут улучшить финансовое состояние фирмы без кредитов и займов.