Как обмениваться электронными документами

Электронные документы — это быстро и удобно. Но если вы никогда не пользовались ЭДО, возникают вопросы: как подписывать, как договориться с контрагентами, все ли законно, как сохранить деньги и не стать жертвой обмана. Расскажем, как поэтапно наладить электронный документооборот.

Разобраться, что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный файл в формате doc или pdf. Его можно создать и прочитать в любом редакторе, подписать электронной подписью (ЭП), отправить через интернет и потом получить обратно с подписью контрагента. Электронная подпись имеет юридическую силу (это прописано в Федеральном законе об электронной подписи)  и гарантирует, что документ не изменят после того, как вы его подпишете.

Договориться с контрагентами

Далеко не все компании работают с электронным документооборотом. У многих фирм до сих пор нет ЭП, и обмениваться с ними электронными документами не получится — подпись обязательно должна быть у обеих сторон.

Поэтому перед тем, как строить наполеоновские планы на электронный документооборот, убедитесь, что ваши контрагенты готовы работать на таких условиях.

Оформить электронную подпись

Электронную подпись нужно купить в специальном удостоверяющем центре, например, в Контуре. В отличие от электронного документа, у подписи есть физический носитель — флешка с ключом. Чтобы подписать документ, флешку нужно будет вставить в компьютер, а саму подпись установить при помощи одной из программ шифрования.

ЭП для бизнеса стоит от 3 000 рублей в год. Подписи бывают разные. Чем больше документов можно подписывать с их помощью, тем дороже. Самая простая квалифицированная помощь нужна, чтобы подписывать документы, отправлять их в налоговую и другие государственные органы. Посложнее — для участия в торгах и тендерах. Каждый год сертификат подписи нужно обновлять.

Установить программу

Чтобы подписывать электронные документы квалифицированной подписью, нужно поставить на компьютер программу для криптозащиты информации. Именно эта программа прикрепляет подпись к документу и проверяет ее подлинность.

Программы бывают платные и бесплатные — функции у бесплатных те же, но некоторые жалуются, что они не устанавливаются на отдельные компьютеры.

Чтобы работать с подписью в браузере, например, на сайтах с госуслугами, нужно будет установить еще и специальное расширение.

Отправлять документы правильно

Подписанный электронный документ можно отправить по электронной почте и даже во Вконтакте, но это опасно — если аккаунт взломают, документ окажется у злоумышленников. Лучше пользоваться услугами операторов электронного документооборота — это безопасно и точно законно.

Внешне такой сервис выглядит как электронная почта — открывается через браузер, есть справочник адресов и папки с входящими и исходящими.

Таких операторов в России несколько, например, Synerdocs или Диадок. Цена зависит от количества документов — обычно нужно платить по 6–7 рублей за документ, а чем больше, тем дешевле. В любом случае выходит выгоднее, чем обмениваться документами по почте.

Ваш контрагент может быть подключен к другому оператору — документы все равно будут уходить и приходить. Сервисы интегрируются с 1С, чтобы было удобнее вести бухгалтерию.

Помните, что по закону любые первичные документы нужно хранить не менее 4 лет. Электронных документов это тоже касается, так что не забудьте завести виртуальный архив.

Больше по теме:

• Как сделать электронную подпись
• Как ИП сдать налоговую отчетность через интернет
• Как вести бизнес, если ИП уехал за границу
• Какие инструменты для бизнеса использовать предпринимателю