Электронные документы — это быстро и удобно. Но если вы никогда не пользовались ЭДО, возникают вопросы: как подписывать, как договориться с контрагентами, все ли законно, как сохранить деньги и не стать жертвой обмана. Расскажем, как поэтапно наладить электронный документооборот.
Разобраться, что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный файл в формате doc или pdf. Его можно создать и прочитать в любом редакторе, подписать электронной подписью (ЭП), отправить через интернет и потом получить обратно с подписью контрагента. Электронная подпись имеет юридическую силу (это прописано в Федеральном законе об электронной подписи) и гарантирует, что документ не изменят после того, как вы его подпишете.
Договориться с контрагентами
Далеко не все компании работают с электронным документооборотом. У многих фирм до сих пор нет ЭП, и обмениваться с ними электронными документами не получится — подпись обязательно должна быть у обеих сторон.
Поэтому перед тем, как строить наполеоновские планы на электронный документооборот, убедитесь, что ваши контрагенты готовы работать на таких условиях.
Оформить электронную подпись
Электронную подпись нужно купить в специальном удостоверяющем центре, например, в Контуре. В отличие от электронного документа, у подписи есть физический носитель — флешка с ключом. Чтобы подписать документ, флешку нужно будет вставить в компьютер, а саму подпись установить при помощи одной из программ шифрования.
ЭП для бизнеса стоит от 3 000 рублей в год. Подписи бывают разные. Чем больше документов можно подписывать с их помощью, тем дороже. Самая простая квалифицированная помощь нужна, чтобы подписывать документы, отправлять их в налоговую и другие государственные органы. Посложнее — для участия в торгах и тендерах. Каждый год сертификат подписи нужно обновлять.
Установить программу
Чтобы подписывать электронные документы квалифицированной подписью, нужно поставить на компьютер программу для криптозащиты информации. Именно эта программа прикрепляет подпись к документу и проверяет ее подлинность.
Программы бывают платные и бесплатные — функции у бесплатных те же, но некоторые жалуются, что они не устанавливаются на отдельные компьютеры.
Чтобы работать с подписью в браузере, например, на сайтах с госуслугами, нужно будет установить еще и специальное расширение.
Отправлять документы правильно
Подписанный электронный документ можно отправить по электронной почте и даже во Вконтакте, но это опасно — если аккаунт взломают, документ окажется у злоумышленников. Лучше пользоваться услугами операторов электронного документооборота — это безопасно и точно законно.
Внешне такой сервис выглядит как электронная почта — открывается через браузер, есть справочник адресов и папки с входящими и исходящими.
Таких операторов в России несколько, например, Synerdocs или Диадок. Цена зависит от количества документов — обычно нужно платить по 6–7 рублей за документ, а чем больше, тем дешевле. В любом случае выходит выгоднее, чем обмениваться документами по почте.
Ваш контрагент может быть подключен к другому оператору — документы все равно будут уходить и приходить. Сервисы интегрируются с 1С, чтобы было удобнее вести бухгалтерию.
Помните, что по закону любые первичные документы нужно хранить не менее 4 лет. Электронных документов это тоже касается, так что не забудьте завести виртуальный архив.
Больше по теме:
Что такое фулфилмент и зачем он нужен бизнесу
23 марта 2021
Фулфилмент — действенный способ уменьшить нагрузку на продавца по обработке заказов, особенно на первых порах. Что это такое и как им пользоваться — читайте в нашей статье....
Как компании платить самозанятым
26 июня 2019
Как официально работать с самозанятыми и правильно им платить, чтобы потом не было проблем с налоговой....
Порядок приема на работу иностранцев
25 ноября 2019
Работать с мигрантами не только иногда выгодно, но и опасно — можно получить серьезный штраф, если нанимать не по правилам. О самом важном — в нашей статье....
Комментарии
Оставьте первый комментарий