Контроль персонала: зачем он нужен и как организовать

Контроль работы персонала все воспринимают по-разному: как правило, работники выступают против, считают это шпионажем и вмешательством в личную жизнь. Руководители обычно «за», но подходят к этому процессу по-разному. Кто-то ставит камеры в кабинетах, фильтры на компьютеры и турникеты на входе, а кто-то загружает сотрудников отчетами, пояснительными записками и проводит частые совещания.

Не все руководители считают, что контроль нужен. Некоторые предпочитают спрашивать только результат. Но на практике лучшего результата можно достичь, если умеренно контролировать работу персонала, не превращая это в слежку, и оценивая готовый результат.

Зачем нужно контролировать работу персонала

Везде, где ставятся задачи, нужно контролировать их выполнение. Не все сотрудники отличаются хоть какой-нибудь мотивацией и высоким уровнем ответственности. Есть те, которые хотят схалтурить и закончить поскорее. Тогда результат работы будет плачевным. Чем сложнее иерархия и разветвленней оргструктура, тем вероятнее, что работники внизу будут работать не так, как задумали начальники сверху.

Контролировать только результат и не обращать внимания на способы его достижения, неправильно. В следующий раз, когда результат вас не устроит, будет сложнее докопаться до причин провала.

Контроль деятельности персонала помогает обнаружить причины невыполнения планов:

• низкая квалификация работников;

• отсутствие мотивации;

• персонал перегружен задачами;

• плохая координация работы отделов;

• изначально поставлены невозможные задачи.

Если вовремя обнаружить проблему, есть возможность исправить ситуацию. Например, провести обучение работников, пересмотреть планы, по-другому распределить задачи. Тогда еще на этапе достижения цели можно спрогнозировать провал и его избежать.

Организация контроля персонала: что нужно делать

1. Проводить собрания и планерки. Суть таких совещаний в том, чтобы держать сотрудников в курсе динамики реализуемых задач. Даже если каждый раз на планерке вы обсуждаете одни и те же вопросы, это полезно для мотивации работников. Они будут знать, что на каждом совещании должны показать прогресс по сравнению с прошлым разом, а это заставит их работать усерднее.

2. Делегировать контроль. Доверьте подчиненным проверять других и контролировать самих себя. Там, где выполняются повторяющиеся задачи, это можно организовать с помощью чек-листов. Составьте список результатов, которых должен достичь работник и отклонений, которых быть не должно.

3. Установить KPI на разных этапах выполнения задачи. Для работника устанавливают нормативы, которые он должен достичь, и показатели, которые превышать нельзя. Например, для сотрудника колл-центра можно установить KPI: 10 исходящих звонков и 5 минут перерыва в течение часа.

4. Внедрить «тайного покупателя». Один из лучших способов периодического контроля персонала в ритейле. Можно организовать самостоятельно, наняв временного сотрудника, или поручить проверку агентству. Тайному покупателю дают заполнить анкету, в которой нужно подробно ответить на вопросы о сервисе. Некоторые компании привлекают в качестве тайных покупателей клиентов, поручают им сделать покупку и рассказать о своих впечатлениях. За это клиентам положен бонус, подарок или денежное вознаграждение. Тайный покупатель: как организовать проверку.

5. Использовать сервисы или отдать контроль на аутсорс. Почти все методы контроля можно реализовать с помощью онлайн-сервисов и программного обеспечения. Для этого есть системы «Босс-контроль», Paypunch, Croco Time, Disciplina.ru и другие. Например, можно внедрить CRM, которая будет контролировать время работы каждого сотрудника, количество совершенных звонков, оформленных договоров. Установить терминал на входе, видеокамеры в торговом зале или приложения на смартфоне для водителей.

Автоматические системы контроля позволят меньше времени тратить на проверку, но требуют серьезных первоначальных затрат. Траты окупаются повышением качества продукта и эффективности работы фирмы. Сотрудники будут подходить к работе ответственно, уменьшится количество брака, улучшится качество продукта, а вместе с этим — репутация компании.

Ошибки при контроле персонала

Чрезмерный контроль может навредить эффективности так же, как и его отсутствие. Если заниматься шпионажем, стравливать сотрудников, заставляя их «сдавать» друг друга, есть шанс разрушить нормальную атмосферу в коллективе и потерять лучших сотрудников.

Еще ошибки в организации контроля персонала:

1. Проверка работы, в которой вы ничего не понимаете. Контролировать правильность можно только тогда, когда специалист сам разбирается в процессе. Если доверить менеджеру по продажам проверять работу инженера, он наверняка не сможет обнаружить ошибку.

2. Бессистемный контроль, при котором выявляются только ошибки. Сначала вы целый день следите за работой сотрудника, потом прекращаете совсем. Но как только возникает ошибка — тут же указываете на нее, наказываете штрафами и выговорами. Ни один человек не выдержит такого давления. Не давите контролем, не дергайте человека из-за незначительных ошибок и отмечайте положительную динамику — превышение показателей, нестандартные решения.

3. Формальный контроль. Угрожаете сотрудникам, что проверите работу, проконтролируете дедлайн по отчетам, будете бороться с нарушениями дисциплины, но конкретных требований не предъявляете. Пустые угрозы без KPI и нормативов ничего не стоят.

Контролировать работу персонала так же важно, как и проверять результат. Проводите совещания, разработайте систему самопроверки, установите конкретные KPI для работников. Используйте сервисы для автоматизации, чтобы видеть результат на разных этапах работы. Это поможет сделать контроль эффективным, вовремя заметить проблему и устранить её.