Начнем с ошибок, которые эту самую продуктивность и вовлеченность могут зарубить на корню.

8 причин низкой производительности

1. Хорошо выполненная работа никак не отмечается руководством или коллегами

Скажите, вы хоть раз проводили неформальные беседы со своими сотрудниками об их успехах за год? Вы чаще отмечаете достижения, пусть и небольшие, или указываете на недочеты? Мы столько сил вкладываем, чтобы получше узнать наших клиентов: собираем их контакты, поздравляем с Днем рождения, придумываем специальные акции и распродажи, которые сработают именно на нашей целевой аудиторией, но почти ничего не знаем о тех, кто работает рядом с нами. Обратная связь важна не только от клиентов, но и от сотрудников.

2. Непоследовательные цели и неконкретные задачи, поставленные руководителем

Можно понять вашего заказчика, который сначала хотел один дизайн, а потом передумал и попросил все поменять. Куда сложнее работать в обстановке, когда задачи постоянно меняются сверху без какого-либо объяснения причин. Работа делается, но не доводится до результата. Сотрудники не видят смысла вкладываться в результат, так как нет никаких гарантий, что цель не поменяется еще пару раз. Если ваш бизнес предполагает постоянные изменения, дробите задачи и формулируйте цели, которые должны быть достигнуты до конца недели, 2 недель, месяца.

3. Слишком большой объем работы

Авралы и сверхурочные возможны, но только как форс-мажор. Практика постоянных авралов неизбежно приведет к текучке.

4. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

Каждый сотрудник хочет найти баланс между работой и личной жизнью. Кому-то нужно забирать детей из сада, поэтому он может и готов начинать рабочий день раньше, кто-то по своему характеру сова, и в 9 и даже 10 часов его работу нельзя назвать эффективной. Посмотрите на работу с позиции вашего подчиненного, нужно ли ему быть с 9 до 18?

5. Непростая атмосфера на рабочем месте

Соревнования и челленджи подстегивают персонал работать эффективнее. Но если для достижения «своего» бонуса интересы коллег сталкиваются, надеяться на сотрудничество и синергетических эффект уже не приходится. Проверьте, нет ли точек пересечения интересов, которые могут порождать конфликт, и пересмотрите программу мотивации.

6. Излишний контроль

Откажитесь от микроменеджмента, когда руководитель проверяет за подчиненным каждый их шаг. Избыточные проверки, с одной стороны, заставляют работника чувствовать себя под прицелом, что особенно негативно скажется на творческой работе, а с другой стороны — снимают ответственность с работника, так как за ним и так проверят. Доверяйте сотрудникам, они могут успешно выполнить задачу без вашего постоянного вмешательства.

7. Бессмысленные совещания

Когда количество сотрудников переваливает за 15 человек, совещания становятся необходимыми для нормальной работы. Всегда формулируйте повестку дня заранее, особенно важно это делать, когда вы хотите услышать от сотрудников какие-то предложения и идеи. По итогам совещаний фиксируйте договоренности, сроки и назначайте ответственных лиц.

8. Излишняя бюрократия

Большое количество согласований обременяет крупные компании. Малому и среднему бизнесу тоже стоит пересмотреть свои процессы. Не исключено, что есть простые задачи, которые выполняет более квалифицированный сотрудник только потому, что так исторически сложилось.

Шаги по повышению продуктивности

Правильно ставим задачи подчиненным

В любом бизнесе главная ценность — опытные сотрудники, лояльные к руководству и разделяющие миссию компании. 

Сотрудник работает эффективно только когда понимает:

• зачем он это делает;
• как он должен это делать;
• какова его ответственность и полномочия;
• кто отвечает за разные этапы работы;
• к кому он может обратиться в случае затруднений.

Руководители, придя к какому-то соглашению в верхах, нередко забывают донести до рядовых сотрудников, почему было принято то или иное решение. Потратьте 15 минут, чтобы объяснить, почему вы сейчас должны действовать по-другому. Это пресечет ненужные обсуждения в курилках и на кухне. Всегда отвечайте на вопрос «зачем». 

Чтобы избежать ситуаций, когда подчиненные сначала задачу делают как поняли, а потом — как надо, проговорите, а лучше пропишите, какой результат вам нужен. И начать здесь нужно с должностных инструкций. Их составление — дело невероятно долгое и скучное, вам придется искать примеры вакансий и детализировать, что именно должен делать сотрудник на том или ином этапе именно у вас. Многие компании пренебрегают составлением инструкций под себя и ограничиваются стандартными рекомендациями, скачанными из интернета. 

Никто кроме вас не знает особенностей работы ваших сотрудников, хорошо прописанная должностная инструкция определит обязанности сотрудника в рамках его функциональных возможностей. Подчиненные перестанут быть незаменимыми.

Для новичков сделайте памятку, какой отдел чем занимается и кому можно обращаться в случае затруднений. В идеале — закрепите за новичками наставников, которые будут курировать их первые 3 месяца.

Большая часть вопросов, которые могут возникнуть у ваших клиентов, типовые. Чтобы сэкономить время, разработайте инструкции по типичным ситуациям и сделайте их доступными для всех сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами или поставщиками. Пусть у ваших подчиненных будут готовые шаблоны для сопроводительных писем и прописанные алгоритмы действий для телефонных разговоров.

Убедитесь, что у каждого сотрудника есть своя зона ответственности. Ваши подчиненные будут работать внимательнее, поскольку в случае ошибок отвечать придется им. К тому же это поможет сократить практику перекладывания ответственности на других или обвинения обстоятельств, если что-то идет не так. 

Людям надо давать свободу в реализации поставленных целей. Не нужно контролировать каждый их шаг. Пусть проявят творчество и нестандартный подход. Это позволит им проявить себя, показать что они могут эффективнее решить задачу, чем по принятым в компании скриптам. Загоняя в рамки, мы лишаем их мотивации привносить в компанию новые подходы. Если положительный эффект произойдет, то это будет одним из лучших мотивирующих опытов, созданных, прежде всего, самим сотрудником. 

Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Мотивируем сотрудников

Подчеркивайте значимость проделанной работы. Особенно важно это для новичков, которые могут быть не всегда уверены в принятых решениях и пределах полномочий. Как мотивировать розничных продавцов работать лучше?

Сотрудники должны знать, что во внешнем мире (с партнерами, коллегами из других отделов) их руководитель всегда защитит и прикроет, даже если они не правы. Но уже при внутреннем разборе конструктивно донесет и укажет на все возникшие ошибки. 

Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Премии

Лучших, безусловно, можно и нужно премировать. При вознаграждении придерживайтесь правил:

1. Премия — не часть зарплаты. Если вы официально платите 10 000 руб., а остальную часть проводите как премию, причем регулярно и каждый месяц, то сотрудник справедливо воспринимает сумму в конверте как составляющую своей зарплаты. Премия — только за достижения.
2. Ваш подчиненный должен понимать, как его работа повлияет на возможную премию. Будут ли это столь нелюбимые некоторыми продавцами личные продажи, сумма среднего чека, количество новых покупателей, ставших постоянными, процент возвратов и т.д. Критерии выбирайте сами в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
3. Следите за показателями и регулярно информируйте коллег, если для достижения премии им немного не хватает. Бывает обидно узнать в конце квартала, что до премии не набрали заказов на какие-то жалкие 14 000 руб.
4. Планы должны быть достижимыми. Если в феврале или летом традиционная просадка, не стоит ждать от сотрудников декабрьских показателей. Нереальные планы очень демотивируют даже самых лояльных.

Нематериальные поощрения

Как быть, если вы не обладаете свободными деньгами для премиальных? Многочисленные исследования показали, что деньги — важный, но далеко не исчерпывающий фактор мотивации.

Вовремя сказанное «спасибо» мотивирует и подбадривает сотрудника, сигнализирует о том, что он идет в правильном направлении и вообще молодец. И здесь особенно важно отмечать не только тех, чья работа всегда на виду, но и темных лошадок, выполняющих свои задачи честно и без лишнего шума.

Отмечайте удачные решения сотрудников и их успехи. Будет ли это портрет сотрудника у кассы «Лучший работник месяца», какие-то особые именные брендированные чашки-футболки или расширение полномочий. 

Наши новички начинают работать на стульях. На обычных мягких офисных стульях. В то же время их коллеги рассекают офисное пространство на креслах с колесиками. Кресло у нас — показатель опыта и достигнутого результата. Получилось проявить себя — получай кресло. Не получилось — сиди на стуле. Как оказалось, этот простой способ мотивации очень вовлекает новых сотрудников в бурную и продуктивную деятельность и максимально быстро знакомит с корпоративной культурой. 

Алексей Загумённов, управляющий группой компаний «Авира» (AviraKids) 

Если у вас с подчиненными сложились партнерские отношения, то даже неожиданный приезд к ним (если они находятся на удалении, например в другом городе) и организованный ужин, замотивирует их гораздо сильнее банальных активностей, которые многие путают с мотивацией.

Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Вы сможете удержать лучших сотрудников, если коллектив будет сплоченным и в нем не будет случайных людей, не понимающих ценностей вашего продукта или услуги. Инертные коллеги, привыкшие делать все кое как, своим отношением к работе сильно демотивируют остальных сотрудников и тормозят работу тех, чья работа зависит от их оперативных решений. Определить, что человек не вписывается, можно еще на этапе собеседования. В крайнем случае у вас всегда есть испытательный срок, чтобы понять, подходит вам этот конкретный сотрудник или нет. 

Создаем условия труда, необходимые для продуктивной работы

В Трудовом кодексе прописаны все требования к продолжительности рабочего дня и перерывов на обед, оплате сверхурочных, командировочных и формулировкам, которые могут быть использованы в договорах с сотрудником.

Это тот минимум, который обязаны соблюдать все организации, поскольку по жалобе обиженного работника трудовая инспекция проведет внеочередную проверку. ИП в случае нарушений заплатит от 1000 руб. до 5000 руб., юрлицу придется раскошелиться от 30 000 руб. до 50 000 руб. При подмене трудового договора гражданско-правовым риски еще выше — до 10 000 руб. на ИП, до 100 000 руб. на юрлицо. Основания.

С работниками лучше поддерживать добрые отношения и до жалоб в инстанции не доводить.

Обязательно определите время для обеда и место, где сотрудники смогут перекусить и сделать перерыв в работе. Человек не может быть продуктивен все 8-10 часов, в течение которых длится его смена, перерывы необходимы, чтобы в конечном счете лучше было для всей организации в целом. Исследования показывают, что короткие перерывы помогают быстрее справиться с новыми задачами и более качественно выполнить работу. А в другом эксперименте автор проработал 90-часовую рабочую неделю и пришел к выводам, что такой формат повышает производительность на крайне непродолжительное время, а в дальнейшем только ухудшает ее. Это применимо в условиях форс-мажора, но не более того. 

Пересмотрите график работы. Все больше компаний отказываются от жесткого расписания и переходят на гибкий график и удаленку. Ведь, по большому счету, важно, чтобы работа была выполнена качественно и в срок, а где именно она будет сделана — не имеет значения.

В нашей компании мы предоставляем возможность работать удаленно. Это возможно для всех сотрудников (исключение — склад). Это отличный мотиватор, так как сотрудники могут эффективнее совмещать работу, личную жизнь и увлечения. А также не тратят лишнее время и деньги на дорогу.

Анна Симбирцева основатель интернет-магазина косметики Perfectoria.ru

Корпоративная культура

У среднего, а особенно у малого бизнеса есть очень существенное преимущество перед гигантами. Вы небольшие, а значит вам не надо вкладывать серьезные средства в создание корпоративной культуры. Она получилась как бы сама собой, сформировалась в кругу единомышленников. 

Устраивайте мероприятия, которые будут объединять людей и вовлекать новичков. Идеи могут быть самыми разными — совместные выезды летом на природу, зимой — на турбазу, походы в театр, кино, на футбольные матчи или хоккей. Праздники не должны восприниматься как обязаловка, от этого они перестают быть праздниками.

Исследования, проведенные институтом Гэллапа (Gallup Organization, американский аналог нашего ВЦИОМ), показали, что сотрудники дольше работают в компании и более лояльны к решениям руководства, если у них есть друзья внутри организации. Близкие дружеские отношения повышают удовлетворенность сотрудников на 50%, а люди, которые работают вместе с лучшим другом, в семь раз чаще отмечали вовлеченность в рабочий процесс. 

Косвенным образом такие совместные вылазки тоже влияют на продуктивность — сотрудники чувствуют, что их ценят не как функцию, а как человека. 

Мы давно поняли, что денежная мотивация сотрудников не является решающим фактором и положительно действует на сотрудников недолго.

Стараемся создать для штатных сотрудников максимально комфортные условия труда, начиная от эмоциональной атмосферы в коллективе, удобных и функциональных рабочих мест и заканчивая такими малозначительными, но приятными мелочами как бесплатные чай, кофе и печенье на кухне.

Более двух лет назад открыли для компании корпоративный фитнес, находящейся в соседнем от нас бизнес-центре. Это положительно оценили сотрудники, которые несколько раз в неделю посещают фитнес-центр и бассейн группами по «спортивным интересам».
А вот празднование дней рождений и других дат в офисе у нас не приветствуется, мы за здоровый образ жизни.

Андрей Штыров, коммерческий директор маркетингового агентства ZOOM MARKET

Оптимизация 

Подумайте, какие процессы в вашей компании нуждаются в улучшении. С точки зрения руководителя вы видите процесс в целом и примерно понимаете, сколько нужно будет вложить в улучшения. 

Мелочи помогут заметить ваши же сотрудники. Создайте анонимный «лист гнева», в котором ваши подчиненные напишут, что именно в своей работе они считают неудобным. «Лист гнева» можно разместить на сервере, если у всех сотрудников есть доступ к интернету, либо поставить обычную коробку на кухне или подсобке.

В нашем издательстве по итогам «листа гнева» тестировщику поставили дополнительный компьютер, чтобы проверка одной сборки не тормозила выполнение других задач. Эти затраты окупились повышением лояльности сотрудника (его ценят, два компа теперь!) и существенным ускорением работы. Оказалось, возросший объем работы не надо распределять на других сотрудников или оплачивать сверхурочные, все может сделать один, но на более удобной технике.

Анна Крузенштерн, главный редактор Издательства Форум Медиа

«Лист гнева» поможет увидеть узкие места глазами сотрудников. Вы поймете, что именно нуждается в автоматизации, а какие функции можно перераспределить между коллегами.

В итоге

Определитесь, насколько заинтересованным в результатах труда должен быть ваш подчиненный. Если вы держите фастфуд, и нет разницы между шеф-поваром и студентом на подработке, тогда можно позволить себе менять персонал как перчатки. Но если требуется вдумчивая работа или качественное конкурентоспособное оказание услуг, стоит задуматься о повышении лояльности. 

За деньги можно потребовать от человека выполнения инструкций и формального решения задач. Для настоящей самоотдачи придется заручиться доверием и хорошим отношением со стороны работников, подтолкнуть их энтузиазм, дать им возможность проявить свои лучшие качества. Сделать это порой совсем не трудно. Как сказал Сергей Петрович Капица, руководить — это значит не мешать хорошим людям работать.