Что такое дебиторская задолженность
Например, вы отгрузили товар, а оплату пока не получили. Или перевели аванс, а товары вам не доставили. По сути дебиторка — это бесплатный кредит, который вы предоставляете контрагентам: они используют ваши деньги и не платят за это ничего, если договором не предусмотрен штраф.
Зачем управлять дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью — это важный аспект финансовой деятельности любого бизнеса. Если контрагент вовремя не перевел вам деньги, то возникнет кассовый разрыв. Из-за него вы можете не успеть расплатиться со своим поставщиком, и он начислит вам пени. Если поставщик вовремя не доставил сырье, то вы не сможете производить товары и отправить покупателю вам будет нечего.
А если денег не хватит на зарплату или налоги, то придется заплатить штрафы за нарушение налогового или трудового законодательства. При существенных суммах и длительной просрочке возможно уголовное преследование собственников бизнеса и директора.
Как работать с дебиторской задолженностью
Анализ контрагентов и заключение договоров
Первый шаг — это анализ контрагентов. Предоставлять отсрочку платежа или давать авансы можно только надежным партнерам с длительной историей сотрудничества. Разработайте для каждой категории контрагентов лимиты по суммам и длительности отсрочки платежа или авансирования.
При заключении договоров постарайтесь включить в них максимально выгодные для вас условия расчетов и санкции за просрочку оплаты или поставки. Например, можно предусмотреть:
- штраф за просрочку платежа;
- пени за просрочку платежа;
- удержание из суммы оплаты за непоставленные товары или услуги;
- досрочное расторжение договора в случае просрочки оплаты или поставки.
Текущая задолженность
Ответственные специалисты должны непрерывно отслеживать сроки погашения долгов покупателями или сроки поставки товаров, по которым выданы авансы. Отлично, если специалисты отдела продаж будут материально заинтересованы в том, чтобы деньги и МПЗ поступали в компанию как можно быстрее.
Проблемная задолженность
Если деньги или товар не поступили в срок, менеджер должен напомнить контрагенту о его обязанностях: сначала по телефону, а если результата не будет — направить письменную претензию. Приостановите все другие поставки или оплаты по этому контрагенту до полного расчета.
Можно также попробовать продать дебиторскую задолженность банку — это называется факторинг. Банки дают деньги за вычетом своего процента, но это все равно лучше, чем ничего.
Просроченная задолженность
Если продать долг не удалось, а контрагент не реагирует на обычные претензии, то направьте ему предарбитражное напоминание. В сумму включите не только долг, но и начисленные по договору штрафы и пени. На данном этапе нужно полностью «заморозить» все операции по этому контрагенту, кроме взыскания долга.
Безнадежная задолженность
Если взыскание задолженности не удалось, то подайте в суд исковое заявление о взыскании суммы долга и штрафных санкций. Если взыскать задолженность не удастся, затем ее можно признать безнадежной и списать на убытки.
Следить за дебиторской задолженностью поможет система учета для бизнеса Большая Птица 2.0.
Правильное управление дебиторской задолженностью поможет вам избежать кассовых разрывов, штрафов и других проблем, связанных с несвоевременными платежами.
