10 способов избавиться от просроченной дебиторки

Ситуация неприятная: компании много должны, а денег на счету нет. Это тормозит бизнес-процессы и не дает компании развиваться.

Как не допускать просроченных долгов?

1. Внимательно проверяйте контрагента перед сотрудничеством

Самое главное правило, о котором даже говорить не хочется. Но все-таки напомним:

• проверьте новую фирму в Едином реестре;

• пробейте в ФМС, действителен ли паспорт представителя фирмы, с которым заключаете договор;

• посмотрите на сайте Арбитражного суда, не ведется ли дел с участием фирмы;

• выясните, не открыто ли исполнительное производство по фирме, на сайте ФСП.

2. Читайте договор

Как бы вы ни доверяли партнеру, перед работой внимательно изучите договор. Направьте его юристу, вносите правки в свою пользу. Уделите особое внимание срокам оплаты и возможностям направить претензию. Договор — ваша гарантия получить деньги.

3. Получите дополнительные гарантии оплаты

Перед заключением крупного контракта нелишним будет дать работу вашему отделу внутренней безопасности. Пусть специалисты свяжутся с контрагентам и запросят дополнительные гарантии: залог, договор личного поручительства гендира, гарантийные письма.

4. Следите за оплатой в режиме реального времени

Легко не уследить, что просроченные долги партнеров — дебеторская задолженность — перекочевали из краткосрочной (до 12 месяцев) в долгосрочную (больше года), когда нет автоматизированного учета. Если вы до сих пор ведете дела в таблицах Excel, в них возможен беспорядок. Информация всегда будет актуальной, если вы перейдете на автоматизированную систему учета. Такие программы синхронизируются с клиент-банком, и вы всегда будете в курсе поступлений на счет.

5. Общайтесь с партнерами лично

Не стесняйтесь напоминать контрагентам о задолженности. Не всегда дебиторка возникает из-за недобросовестности партнеров. Бухгалтер может потерять счета, директор не подписать платежку, а банк временно заморозить счет. Звоните и общайтесь с партнерами напрямую — иногда проблему можно решить простой беседой.

6. Фиксируйте общение

На случай разбирательств записывайте телефонные разговоры с должником, сохраните все электронные письма и сообщения в мессенджерах. Если компания будет тянуть с оплатой, но в переписке и разговорах будет признавать свой долг — это поможет вам получить деньги в суде.

7. Составьте письменную претензию

Если сроки оплаты прошли, пора направлять контрагенту официальную претензию. Составьте документ в свободной форме. Укажите в нем пункты договора, которые фирма нарушила и сумму долга. Отправьте по почте с уведомлением о вручении в двух экземплярах. Претензия будет иметь силу в суде, если контрагент её получит и отдаст вам экземпляр со своей подписью.

8. Подготовьте документы и подавайте в суд

Если в течение 30 дней после претензии должник никак не реагирует, собирайте документы в суд. Вам понадобятся все документы — договор, акты выполненных работ, расходные накладные, все письма и звонки должнику. Обратитесь к юристу, чтобы грамотно провести процесс. Судебные издержки можно взыскать с должника.

9. Расскажите в соцсетях или СМИ

Если ваш должник — крупная известная фирма, вряд ли она захочет огласки. Соберите пресс-конференцию, расскажите о долге в СМИ. Если фирма не такая известная, напишите пост в соцсетях. Тегайте в нем неплательщиков и одновременно тех, чье мнение может повлиять на недобросовестную фирму — например, Роспотребнадзор, налоговую. Или заядлых конкурентов.

10. Обратитесь к коллекторам

Если нет сил и времени на судебные разборки, доверьте их профессионалам.  Коллекторы выкупят задолженность за процент, а дальше разбираться с должниками будут самостоятельно. У службы больше опыта и полномочий для воздействия на недобросовестного контрагента.