Бухгалтерия на аутсорсинге: стоит ли отдавать

Ваша компания развивается: увеличивается количество сотрудников, выручка приближается к миллионному показателю, а число документов растет в геометрической прогрессии. Вместе с успехом приходят новые хлопоты. Уже сложно уследить за учетом самостоятельно, а штатного бухгалтера позволить себе еще нельзя.

Выход — отдать бухгалтерию на аутсорсинг. Поручить сторонней организации следить за финансовыми документами, подавать отчетность, контактировать с контролирующими органами и не допускать штрафов и просрочек.

Бухгалтерский аутсорсинг: аргументы «за»

1. Экономия

Хороший бухгалтер стоит недешево — все-таки специалист отвечает за ваши деньги, поэтому на нем не стоит экономить. Добавьте к зарплате другие расходы: оборудование рабочего места, аренду, расходники и канцелярию. Бухгалтеру нужна программа, обучающие семинары, специализированные журналы — все это тоже ложится на компанию.

Бухгалтерской аутсорсинговой фирме вы платите только за работу, а все остальные затраты — на сотрудников, расходники, офис — она оплачивает сама.

2. Возможность получить больше за те же деньги

Когда вы отдаете бухгалтерию на аутсорсинг другой компании, над вашими документами работают несколько узких специалистов: юрист, кадровик, бухгалтер, бизнес-ассистент. Каждый из них тщательно следит за своей частью работы, поэтому вероятность ошибок близка к нулю. Чтобы достичь такой эффективности, придется в штат нанимать целую команду, к чему малый бизнес не всегда готов.

3. Вам не нужно отслеживать изменения в законодательстве

Даже если есть штатный бухгалтер, руководитель должен быть в курсе правительственных нововведений, чтобы все контролировать. В случае с аутсорсингом бухгалтерского учета эта необходимость пропадает, поэтому руководитель может полностью сосредоточиться на развитии бизнеса.

4. Объективная оценка финансового состояния

Команда на стороне может непредвзято оценить, насколько правильно и эффективно ведется деятельность. Штатный бухгалтер или руководитель не всегда видят ошибки или пути улучшения качества работы. Они привыкли работать по накатанной с одними и теми же подрядчиками, похожими документами, по стандартной схеме и уже не замечают мелких недочетов.

5. Возможность проводить налоговую проверку в офисе аутсорсинговой компании

Договор со сторонней специализированной организацией подтверждает, что фирма выступает вашим «корпоративным бухгалтером». Налоговики нормально относятся к ситуации, когда документы находятся не по адресу регистрации фирмы. Аутсорсинговая компания имеет больший опыт прохождения проверок, высокий уровень квалификации специалистов, поэтому мероприятие должно пройти гладко.

Но не каждая фирма готова представлять интересы клиента в случае проверки — уточните это при составлении договора.

Бухгалтерия на аутсорсинге: аргументы «против»

1. Невозможность контроля и мгновенных консультаций

Когда у вас в офисе сидит штатный специалист, вы можете в любой момент запросить отчет или попросить его пояснить документы, дать комментарии по договору. С бухгалтерией на аутсорсинге сложнее. Обычно в тариф включена консультация по определенным дням или часам. Дополнительные вопросы могут отдельно оплачиваться. Также вы не сможете узнать, чем на данный момент занимается бухгалтер и начал ли он уже готовить вашу налоговую декларацию. Если решились на удаленную бухгалтерию, заранее обсудите систему контроля с вашей стороны.

2. Безопасность данных

Информацию о вашей компании придется передать на сторону. Аутсорсинговая фирма будет знать все о ваших доходах и расходах, контактах с контрагентами, получит доступ к базе поставщиков. Не всем руководителям это нравится. Плюс это связано с определенными рисками: даже при подписанном соглашении о неразглашении теоретически вашу базу могут украсть и перепродать конкурентам.

Выход — заранее рассчитать все риски и прописать ответственность за них в договоре как можно детальнее.

3. Фирма-аутсорсер не несет ответственность за ваш учет

По закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за несоблюдение правил учета несет руководитель. Как бы четко не был составлен договор, штрафы и пени придется платить предприятию. Все, что вы можете сделать — прописать в соглашении с компанией финансовую ответственность за ошибки. То есть, предприятие оплачивает штраф государству, а потом аутсорсинговая компания платит штраф предприятию. Если отказывается, можно взыскать через суд.

Проверьте, есть ли у аутсорсинговой компании договор страхования ответственности. Он позволит получить вам выплаты, если в учете допущена ошибка.

4. Ведение бухгалтерии на аутсорсинге — дорогое удовольствие для мелких ИП с 1-2 сотрудниками

В этом случае вы вообще можете обойтись без бухгалтера. Подключите себе интернет-банкинг с поддержкой, который будет считать налоги, сам составлять декларацию, напоминать об уплате налогов. Прочитайте несколько статей об учете в малом бизнесе и не тратьтесь на удаленного бухгалтера.

Выводы

Бухгалтерия на аутсорсинге идеально подойдет для компаний, которые уже прошли этап становления бизнеса и не справляются своими силами. Штатного бухгалтера нанимать дорого. А удаленная бухгалтерская компания сможет разобраться с документами без ошибок и по оптимальной цене.

Можно отдать бухгалтерию фрилансеру, который обходится дешевле. Но тут другие проблемы: он ведет сразу несколько фирм и может распылять свое внимание. Вероятность ошибок у такого специалиста выше, хотя и экономия на зарплате существенная.

Штатный бухгалтер подходит для крупных компаний с большим ежедневным документооборотом. Специалист ежедневно находится в офисе, полностью погружается в дела компании и несет ответственность за учет. Также аутсорсинг не подходит для некоторого вида бизнеса: например, для розничных фирм, работающих с кассой. Контроли кассы и все связанные с ней документы нужно обрабатывать в торговой точке.