Что такое инвентаризация
Инвентаризация — это проверка фактического наличия и пересчет имущества компании. Это могут быть материальные объекты, например, товары и оборудование, а также финансовые обязательства, например, дебиторская задолженность.
Зачем проводить инвентаризацию
Инвентаризация обязательна для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые ведут бухгалтерский учет. Она проводится перед сдачей годовой отчетности, чтобы обеспечить достоверность данных.
Инвентаризация помогает выявить недостачи и излишки имущества, а также нарушения в работе компании. Например, в ходе инвентаризации можно обнаружить, что сотрудники склада воруют, у компании есть неучтенные расходы и долги, а какое-то имущество было учтено дважды.
Что подлежит инвентаризации
К инвентаризации подлежит всё имущество компании, включая:
Материальные активы: здания, оборудование, транспорт, товары и готовая продукция, запасы, сырье и материалы.
Финансы: деньги в кассах и на счетах, ценные бумаги, депозиты, финансовые вложения, долги дебиторов.
Долги: кредиторские задолженности, займы, резервы, деньги, не выплаченные поставщикам или контрагентам.
Нематериальные активы: товарные знаки, программы, фирменные названия, базы данных.
Как провести инвентаризацию
Инвентаризация проводится специально созданной комиссией, в состав которой могут входить бухгалтер, юрист и другие сотрудники.
Процесс инвентаризации состоит из следующих этапов:
1. Составление приказа о проведении инвентаризации. В приказе указываются:
- наименование организации;
- дата и номер документа;
- объекты и цель проведения проверки;
- перечень задействованных подразделений;
- период проведения;
- сроки предоставления результатов;
- состав комиссии с указанием ФИО и должностей каждого ее члена;
- ФИО и подпись руководителя.
2. Фиксирование остатков имущества. Комиссия составляет описи имущества, в которых указываются его наименование, количество, стоимость и другие необходимые сведения.
3. Проверка имущества. Комиссия проверяет фактическое наличие имущества на соответствие данным бухгалтерского учета.
4. Сравнение фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Если есть расхождения, они оформляются в документах.
5. Проведение заседания комиссии. Комиссия обобщает результаты проверки, анализирует причины расхождений и ищет способы их устранения.
6. Оформление результатов инвентаризации. Комиссия составляет акт инвентаризации, в котором указываются все выявленные расхождения.
7. Передача документов в бухгалтерию. Бухгалтерия на основании акта инвентаризации вносит необходимые изменения в учетные данные.
Что будет, если не провести инвентаризацию
За отсутствие инвентаризации штрафы не предусмотрены. Однако, если налоговая инспекция при проверке обнаружит нарушения в учете, должностное лицо компании может быть оштрафовано на сумму от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение штраф может составить от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
Кроме того, если не проводить инвентаризацию, то можно столкнуться со следующими последствиями:
Компания не сможет узнать, чем реально владеет, сколько товаров и сырья осталось на складе, в каком состоянии находится оборудование.
Это может затруднить принятие управленческих решений, например, о закупках, продажах, инвестициях.
В случае возникновения споров с контрагентами или третьими лицами, компания может не иметь достаточных доказательств для отстаивания своей позиции.
