Как законно сотрудничать и платить фрилансерам

Не все хотят оформлять сотрудника на удаленке в штат. Да и не всегда это выгодно — например, когда работа сдельная или человек нужен всего на пару месяцев. Вот и приходится руководителям придумывать хитрые способы оплаты: скидывать деньги с личной карты или проводить платежи через другие ИП.

Способы легально сотрудничать с «удаленщиками»

1. Если у фрилансера открыто ИП, заключить с ним договор оказания услуг

Лучший вариант для компании.

В договоре прописывают работы, обязанности фрилансера и детали оплаты. За оказанные услуги оплачиваете со счета юридического лица. В таком случае ИП будет платить налог с полученной суммы (6%, если он на УСН «Доходы»). Некоторые организации берут на себя налоги и платят фрилансеру на 6% больше.

Закрывать сделку нужно подписанным актом оказанных услуг. Договор с ИП тоже обязателен, если не хотите проблем с налоговой.

2. Заключить договор подряда с исполнителем как с физическим лицом

Для компании это не слишком выгодно — придется платить все страховые взносы, как на оформленного в штат сотрудника. В этом случае на вас ложатся:

• все страховые взносы (ФСС, ПФР и т.д.);

• НДФЛ на физлицо, т.е. 13%.

Договор ГПХ с физическим лицом вам будет стоить примерно +50% к тому, что должен получить исполнитель «на руки». Закрывать сделку нужно актом выполненных работ или оказанных услуг. Оплачивать работу физлица можно через банковский счет на его личную карту.

3. Оформить в штат, но с зарплатой за фактически отработанное время

Учитывать время помогают сервисы Due, TopTracker, CrocoTime или другие. Работники должны самостоятельно следить за временем и не забывать вносить данные. Это выгодно и фрилансеру, и работодателю — ведь оплата проводится только за отработанное время. Нужно заключить трудовой договор дистанционного сотрудника, где конкретно прописать, что работник выполняет обязанности не по месту нахождения офиса, указать способы получения результатов работы и систему оплаты.

К дистанционным работникам применяются те же правила, как и к обычным. Те же отчеты, налоги, вопросы охраны труда.

Как быть с фрилансерами, проживающими за рубежом?

В этом случае работник трудится за пределами РФ, поэтому компания не должна получать разрешение на привлечение иностранных сотрудников. Налоги на доход физлиц с нерезидентов удерживать не нужно. Все налоги с полученного дохода фрилансер должен платить сам в соответствие с законодательством страны, в которой он проживает. Для этого вы должны переслать ему подписанный договор, акты выполненных работ/оказанных услуг.

Рассчитываться с такими сотрудниками лучше не через расчетный счет, а через сторонние сервисы международных платежей. Например, PayPal, Western Union. Если хотите платить сотруднику со счета юрлица, то с этим могут возникнуть проблемы: придется открывать представительство компании в той стране, где проживает фрилансер, заводить и обслуживать счет в иностранной валюте, платить налоги за рубежом. Либо использовать специализированные системы, вроде S.W.I.F.T.

Чем грозит нелегальная работа с фрилансером?

Чтобы сэкономить на налогах, компании часто работают с исполнителями без договора. Это риск: сейчас налоговая серьезно принялась за проверку переводов физическим лицам, может выписать им штраф, а вас наказать за неоформленного сотрудника.

Ответственность предприятия:

• для ИП: штраф от 1 до 5 тысяч рублей за каждого сотрудника, приостановка деятельности до 90 суток, повторное или крупное нарушение — штраф до 300 тысяч рублей, уголовная ответственность;

• для ООО: от 100 тысяч рублей за каждого сотрудника, увольнение ответственных лиц, уголовная ответственность директора.

Не рискуйте, работая с фрилансерами «вчерную». Их могут оштрафовать за неуплату налогов, дойти по цепочке до вашей компании и найти нарушения у вас. Лучший вариант — сотрудничать с индивидуальными предпринимателями. Подписать договор и вовремя обмениваться оригиналами документов.