Как вести платежный календарь, чтобы не было кассовых разрывов

Чтобы не было проблем с финансированием — например, когда внезапно не хватает на выплату зарплаты или закрытие долгов перед поставщиками — движение денег нужно контролировать каждый день. Для этого используют платежный календарь. Смотрите, как разработать и применять на практике эту форму.

Зачем нужен платежный календарь

Иногда бизнес работает с прибылью, продукция или товары регулярно отгружаются, но денег столь же регулярно не хватает.

Смотрите пример. Василий — владелец  фирмы, которая занимается ремонтом помещений. На следующий месяц Василий запланировал закончить работу на крупном объекте и получить оплату от заказчика. Казалось бы, все в порядке — доход намного больше затрат на проект, но по условиям контракта деньги поступят только 25 числа, а зарплату и налоги нужно заплатить уже 15. 

Такая ситуация называется кассовым разрывом. Если смотреть на движение денег за месяц, все сбалансировано: поступления больше расходов и средств хватает. Но фактически из-за десятидневного разрыва у фирмы Василия могут возникнуть проблемы: трудовая инспекция наложит штраф, а налоговики начислят пени и даже могут заблокировать счета.

Даже небольшие кассовые разрывы могут создать серьезные проблемы для бизнеса. Поэтому движение денег нужно планировать с точностью до дня. Для этого ведут платежный календарь. Он позволяет заранее увидеть проблемные даты и предусмотреть способы выхода из ситуации, позволяющие избежать разрывов.

Как составить платежный календарь

В платежном календаре должна быть максимальная детализация по движению денег: фиксируют все — вплоть до отдельных контрагентов и платежей по ним. В крупных и средних компаниях календарь ведут сотрудники финансовой службы. В малых обычно этим занимается главный бухгалтер.

Как заполнить платежный календарь

Занесите в календарь плановые поступления. Перед началом каждого месяца специалисты по продажам и закупкам созваниваются с контрагентами и уточняют, кто, когда и за что платит. Если у вас нет отдела продаж, придется самостоятельно вспоминать и уточнять, кто и за что должен заплатить вам деньги в этом месяце. В календарь вносят все плановые поступления денег — выручка от реализации, кредиты, займы.

Эту информацию надо передать финансистам, бухгалтеру или самостоятельно добавить остальные данные: начисление зарплаты, оплату налогов, выплаты кредитов и другие затраты. В примере платежный календарь компании на 5 дней.

Если за какой-либо день получается дефицит, надо придумать, как эту ситуацию устранять. Например, мы видим, что по текущему плану в какой-то из дней заплатим больше, чем нам поступит на счета после продажи продукции. Тогда в конце дня будет отрицательное значение. Если сумма переходящего остатка от предыдущего дня больше этого дефицита, то все нормально — компании хватит денег. Если нет, тогда нужно заранее запланировать следующее:

1. Увеличить поступления. Например, договориться, чтобы кто-то заплатил раньше.

2. Снизить затраты, т.е. согласовать отсрочку какого-либо платежа.

3. Взять кредит, если дополнительных текущих поступлений не ожидается, а перенести платеж нельзя. Пример такого платежа — зарплата и связанные с ней налоги.

Смотрите, в таблице выплата зарплаты 3 октября. Чтобы не допустить просрочки, в этот день предусмотрели получение кредита на 200 тыс. рублей. А потом запланировали погасить его через пару дней за счет будущей выручки от реализации.

Подумайте, как выгоднее всего избежать разрывов. Например, если видите, что вас ждет краткосрочный кассовый разрыв, можно взять овердрафт. По принципу он похож на использование кредитки — если не хватает денег на платежи, можно в любой момент занять у банка недостающую сумму в пределах заранее выделенного лимита. Лимит зависит от условий банка и тарифа, на котором обслуживается расчетный счет.

Затем, когда выручка поступает на счет, овердрафт гасится. В примере кредит запланировали вернуть 5 октября, когда у компании появятся деньги после реализации продукции. Так компания своевременно выдаст зарплату и заплатит банку проценты всего за два дня.

Кроме этого можно заранее перенести будущие оплаты контрагентам. Но решение будет зависеть от конкретных условий. Например, насколько санкции за просрочку оплаты выгоднее, чем выплата процентов за пользование кредитными деньгами.

Допустим, если в нашем примере менеджер договорится об отсрочке платежа для ООО «Дельта» и перенесет его с 3 на 6 октября, можно будет не брать кредит — денег хватит на все текущие выплаты.

Постоянно уточняйте данные в платежном календаре. По мере поступления фактических данных по движению денег, их следует заносить в календарь вместо плановых. Для этого менеджеры должны регулярно связываться с контрагентами, чтобы подтвердить запланированные в начале месяца даты и суммы поступлений и оплат.

Если появилась информация об изменении каких-либо показателей — сразу отразите ее в платежном календаре. Если появился дефицит средств — корректируйте календарь, чтобы его устранить.

Допустим, таблицу из нашего примера заполнили с учетом фактических данных за 1 октября. В этот день ООО «Гамма» не перечислило запланированную сумму (300 тыс. рублей). Данное поступление перенесли на 5 октября. Если не отреагировать, то 3 октября будет кассовый разрыв — не хватит на выплату зарплат, налогов или задолженности перед ООО «Дельта». В таком случае руководителю приходится максимально оперативно решать, как избавиться от дефицита.

Чтобы полностью выплатить зарплату и налоги 3 октября, необходимо дополнительно найти 300 тыс. руб. Проблему можно решить одним из трех способов:

1. Перенести одну из оплат поставщикам, если позволят условия договора. 

2. Договориться с покупателями о переносе оплаты на более ранний срок.

3. Взять кредит.

В примере комбинированный вариант. Поступление от ООО «Бета» в сумме 150 тыс. руб. перенесли с 4 на 3 октября, а оплату ООО «Сигма» в сумме 150 тыс. руб. — отложили с 2 на 5 октября. Вопрос решили без кредита.

Чтобы вам было удобнее, используйте в работе наш простой шаблон платежного календаря.

Запомнить важное

1. Платежный календарь помогает планировать и ежедневно контролировать движение денег.

2. Его разрабатывают на основании месячного бюджета с учетом самой свежей информации о предполагаемых поступлениях и платежах.

3. Платежный календарь ведут специалисты финансовой службы на основе данных коммерческих подразделений и собственной информации.

4. При формировании платежного календаря не должно быть дефицита для каждого дня планируемого месяца.

5. Платежный календарь нужно постоянно уточнять: заносить фактические данные и сведения об изменении плановых показателей.

6. В итоге компания своевременно платит по  счетам, а руководство каждый день получает максимально точный прогноз движения денег на ближайшее время.

Больше по теме:

• Что такое кассовый разрыв и как его избежать
• Овердрафт для бизнеса — что это значит простыми словами
• Как управлять кредиторской задолженностью
• Ошибки, которые могут привести бизнес к краху
• 9 важных признаков того, что у вашего бизнеса проблемы
• Чем рискуют ИП и организации, если не могут оплатить долги